Payroll-processen via de wachtrij

Je voert taken uit via de wachtrij, zoals het verwerken of accorderen van salarissen.

Bepaalde taken worden automatisch in de wachtrij geplaatst en op de achtergrond uitgevoerd. Nadat je een taak gestart hebt, komt deze in de wachtrij terecht. Je kunt ondertussen gewoon verder werken in Profit en hoeft niet te wachten op de afronding van de taak.

De wachtrij is altijd actief. Je moet zelf de functies autoriseren om de wachtrij te raadplegen en te bewaken.

Als een taak is gestart in de wachtrij, dan kun je deze niet stoppen of verwijderen. Een taak kan je alleen stoppen als de status van de taak In wachtrij om uitgevoerd te worden of Initialiseren van batchproces is.

Inhoud

Voorbereiding

Taken in de wachtrij plaatsen

Profit zet taken automatisch in de wachtrij, als aan de voorwaarden wordt voldaan. Als het niet mogelijk is de taak in de wachtrij te plaatsen, meldt Profit dit. Ook ten aanzien van het uitvoeren van taken in de wachtrij gelden bepaalde voorwaarden. Je kunt de status van een taak opvragen in de wachtrij.

Wij adviseren de taken verwerken/accorderen van de salarisverwerking en controleren/klaarzetten van de loonaangifte niet direct achter elkaar in de wachtrij te zetten. Als je deze wel direct achter elkaar in de wachtrij zet, kunnen ze door elkaar lopen en kunnen foutmeldingen optreden.

Actie uitvoeren	Taak in wachtrij zetten	Taak in wachtrij uitvoeren
Periodiek toekennen	Profit kent automatisch de nieuwe tredes toe aan de medewerkers.	Profit kent automatisch de nieuwe tredes toe aan de medewerkers als de medewerkers daar recht op heeft. Als je de periodieken voor een periode meerdere keren hebt gestart, dan staat de taakinformatie/samenvattig altijd in de eerst uitgevoerde taak van de betreffende periode.
Periode verwerken	Profit controleert of de voorgaande periode al geaccordeerd is, of ter accordering in de wachtrij staat. Zo niet, dan kan Profit de taak niet in de wachtrij plaatsen.	Profit voert de standaardcontroles uit die gelden ten aanzien van het verwerken van een periode (verschilt niet van verwerking zonder wachtrij). Op het moment dat de wachtrij aan de verwerking begint, krijgt de periode in de Salarisverwerkingscockpit de status Voorlopig verwerkt. In een periode die de wachtrij verwerkt, zie je nog niet alle medewerkers.
Periode accorderen	De geselecteerde periode is verwerkt, of staat ter verwerking in de wachtrij.	Profit voert de taak alleen uit als de periode succesvol verwerkt is. Profit genereert ook betaalbestanden en PLO/OLP-bestanden, als dit in de instellingen is opgegeven. Deze bestanden worden op de server geplaatst. Je kunt deze bestanden ophalen via de wachtrij.
Loonstroken genereren	Profit plaatst - afhankelijk van de status van de periode - een taak voor voorlopige of definitieve loonstroken in de wachtrij. Je kunt geen afwijkende printer opgeven, dit kan wel bij het afdrukken vanuit de wachtrij. De volgorde is hier belangrijk. Als je achtereenvolgens kiest voor Verwerken, Loonstrook en Accorderen, genereert Profit voorlopige loonstroken. Als je achtereenvolgens kiest voor Verwerken, Accorderen en Loonstrook, genereert Profit definitieve loonstroken. Als de periode niet verwerkt is en niet ter verwerking in de wachtrij staat, plaatst Profit geen taak in de wachtrij.	Als de verwerking of accordering niet succesvol wordt voltooid, voert Profit de taak niet uit. Profit voegt de loonstroken direct toe aan het dossier van de medewerker, als je de loonstroken in het dossier van de medewerker plaatst. Profit maakt een afdrukbestand van de loonstroken aan als je loonstroken op afdrukken hebt ingesteld. De loonstroken kun je je naderhand afdrukken. De loonstroken worden dus niet direct naar de printer gestuurd.
Rapportensets genereren	Profit zet rapportensets die gekoppeld zijn in het salarisverwerkingsplan automatisch in de wachtrij, als je de actie Verwerken of Accorderen uitvoert, of handmatig een rapportenset genereert met de actie Rapportenset in de salarisverwerkingscockpit. Je kunt geen afwijkende printer voor loonstroken opgeven, dit kan wel bij het afdrukken vanuit de wachtrij. Als de periode niet verwerkt is en niet ter verwerking in de wachtrij staat, kan Profit de taak (voor de voorlopige rapportenset) niet in de wachtrij plaatsen. Hetzelfde geldt ten aanzien van definitieve rapportensets voor geaccordeerde regels. Via de actie Output kun je de rapportsensets niet in de wachtrij plaatsen. Op de rapporten in rapportensets kan filterautorisatie van toepassing zijn. Bij het afdrukken van rapportensets via de wachtrij wordt deze genegeerd. Hierdoor kan het gebeuren dat een gebruiker gegevens afdrukt waarvoor hij niet is geautoriseerd.	Als de verwerking of accordering niet succesvol wordt voltooid, voert Profit de taak niet uit. Profit maakt een afdrukbestand van de rapportenset aan, dit kun je naderhand afdrukken. De rapportenset wordt dus niet automatisch naar de printer gestuurd. Als je de rapportenset per e-mail wilt verzenden, vindt dit zonder verdere afhandeling plaats. De betreffende taak zie je wel in de wachtrij, maar je hoeft deze naderhand niet af te handelen.
Loonaangifte controleren	Profit controleert of de perioderegel geaccordeerd is.	Profit voert de controle uit.
Loonaangifte klaarzetten	Profit plaatst de taak in de wachtrij als de periode geaccordeerd is.	Profit voert de taak uit als de periode is gecontroleerd en geen fouten bevat.

Taak in de wachtrij plaatsen

Het plaatsen van een taak in de wachtlijst verschilt niet van het gebruik van Profit zonder wachtrij. Je gaat naar Salarisverwerkingscockpit of Aangiftecockpit, je selecteert de periode en je klikt op de actie (bijvoorbeeld Verwerken).

Profit genereert voor elke perioderegel aparte taken. Als je bijvoorbeeld drie perioderegels van verschillende werkgevers selecteert en deze verwerkt, dan ontstaan drie taken. Als is ingesteld dat Profit automatisch rapportensets moet afdrukken, ontstaan ook hiervoor aparte taken. Hierdoor zal de wachtrij zes taken bevatten.

Verwerken en accorderen

Als je de acties Verwerken en Accorderen ten aanzien van een periode direct achter elkaar uitvoert, plaatst Profit deze taken in de wachtrij. Dit betekent dat de controle na het verwerken van de periode wegvalt. Na de taak Verwerken volgt immers automatisch de taak Accorderen. Wij adviseren om zeer voorzichtig met deze mogelijkheid om te gaan, ook al bespaar je hiermee veel tijd. Door een accordering maak je een periode definitief. Bevat deze fouten, dan zal je deze met een correctieperiode moeten corrigeren.

Hoofd- en subwerkgevers

Als je met hoofd- en subwerkgevers werkt, geldt het volgende: accordeer eerst de subwerkgevers en pas daarna de hoofdwerkgever. Profit bevat (bij gebruik van de wachtrij) geen controles om deze werkwijze af te dwingen.

Wachtrij beheren \ fouten in wachtrij raadplegen

Je kunt de wachtrij van de huidige omgeving raadplegen. Profit geeft aan welke taken zijn uitgevoerd en of dit succesvol verlopen is.

Wachtrij beheren:

Ga naar:
- HRM / Payroll / Salarisverwerkingscockpit, klik op Meer acties / Wachtrij.
- HRM / Beheer / Wachtrij. In tegenstelling tot de wachtrij van de salarisverwerkingscockpit waar gefilterd wordt op de taken die de gebruiker heeft gestart, toont deze functionaliteit alle wachtrijtaken van HRM en Payroll.
Je zie alle taken die jij als gebruiker gestart hebt. Gebruik eventueel een filter om een beter overzicht te krijgen van de gewenste taken.

Je kunt de wachtrij ook raadplegen via Algemeen / Beheer / Wachtrij. Via deze weergave zie je ook de taken die andere gebruikers gestart hebben.
Klik op de actie: Fout informatie, als uit de status blijkt dat Profit de taak niet kon voltooien.
Je opent een foutverslag. Zonder de wachtrij treden deze meldingen op tijdens de verwerking in Profit, maar nu vraag je deze op met deze actie.

Taken zijn aan elkaar gekoppeld, omdat er meestal sprake is van onderlinge afhankelijkheden. Als een bepaalde taak niet is voltooid wegens fouten, voert Profit de daaraan gekoppelde taken niet uit.

Let op:

Als Profit meldt dat het verwerken is voltooid met waarschuwingen, dan toont Profit de waarschuwingen in de verwerkte periode.
Klik op de actie: Taakinformatie.
Je ziet de informatie van de voltooide taak. Bij de taak voor het toekennen van periodieken zie je een overzicht met de toegekende periodieken.
Je kunt een taak verwijderen uit de wachtrij. Hierbij gelden de volgende aandachtspunten:
- Andere taken kunnen afhankelijk zijn van de taak die je verwijdert. De wachtrij vormt hierdoor een ketting van taken, waardoor bijvoorbeeld verwerkingen en accorderingen in de juiste volgorde worden uitgevoerd. Als je een taak verwijdert, kunnen opvolgende taken niet meer worden uitgevoerd.
- Aan een taak kunnen documenten en bestanden gekoppeld zijn (loonstroken, rapportensets, betaalbestanden en OLP/PLO-bestanden). Als je een taak verwijdert, zullen deze documenten en bestanden worden verwijderd van de server. Deze documenten en bestanden zijn dan niet meer beschikbaar, je moet deze dan opnieuw genereren.

Zie ook

Documenten afdrukken en bestanden ophalen in de Wachtrij

Bij sommige taken zet de wachtrij bestanden klaar. Loonstroken worden bijvoorbeeld niet direct afgedrukt maar opgeslagen in een afdrukbestand.

Je kunt deze bestanden ophalen via de Wachtrij. Het gaat om de volgende zaken:

Loonstroken
Rapportensets
Betaalbestanden
PLO/OLP-bestanden

Als je een rapportenset of loonstrook per e-mail wilt verzenden, vindt dit zonder verdere afhandeling plaats. De betreffende taak staat wel in de wachtrij, maar je hoeft deze naderhand niet af te handelen.

Een regel in de wachtrij kan meerdere bestanden omvatten, dit hangt af van de instellingen. Bij het accorderen kunnen bijvoorbeeld automatisch rapportensets (eventueel inclusief loonstroken), PLO/OLP-bestanden en betaalbestanden ontstaan. Door regels uit de wachtrij af te handelen, zal Profit de bestanden overzetten naar je werkstation. De betaalbestanden en OLP/PLO-bestanden worden opgeslagen op de juiste locatie en de rapportensets en loonstroken worden afgedrukt.

Bestanden afhandelen:

Ga naar:
- HRM / Payroll / Salarisverwerkingscockpit en klik op Meer acties / Wachtrij.
- HRM / Beheer / Wachtrij. In tegenstelling tot de wachtrij van de salarisverwerkingscockpit waar gefilterd wordt op de taken die de gebruiker heeft gestart, toont deze nieuwe functionaliteit alle wachtrijtaken van HRM en Payroll.
Open de weergave: Wachtrij.
Je ziet alle taken met een status. Gebruik eventueel een filter om een beter overzicht te krijgen van de gewenste taken.
Maak een selectie:
- Als je alle bestanden van één regel wilt afhandelen, selecteer je de gewenste regel.
- Als je alle bestanden van meerdere regels wilt afhandelen, vink je de gewenste regels aan.
- Als je één bepaald bestand wilt afhandelen, open je eerst de gewenste regel.
  Je ziet alle gegenereerde bestanden die klaarstaan op de server. Selecteer het gewenste bestand.
Klik op de actie: Afhandelen.
Profit haalt de bestanden op.
Vul eventueel de gegevens in.
- Voor een rapportenset kun je een printer selecteren, en eventueel een afwijkende printer voor de loonstroken in de rapportenset. Als je betaalbestanden of OLP/PLO-bestanden ophaalt terwijl de locatie (map) niet bestaat, geef je deze map alsnog op.
- Voor af te drukken bestanden verschijnt een pop-up voor het opvragen van een afdrukvoorbeeld. Als het afdrukvoorbeeld op het scherm staat, kun je dit ook opslaan als PDF-document.

Zie ook

Direct naar