Rapportenset

Met rapportensets kun je in Profit een vaste set rapporten per werkgever genereren vanuit de Salarisverwerkingscockpit.

Een administratiekantoor kan een rapportenset bijvoorbeeld gebruiken om in één keer de loonstroken, verzamelloonlijsten, journaalposten etc. te genereren.

Inhoud

Beschrijving

Een rapportenset is een bundel rapporten. Door een rapportenset af te drukken, worden de betreffende rapporten in één keer afgedrukt. Je weet zeker dat je de juiste rapporten afdrukt, en bovendien hoef je de rapporten niet apart af te drukken.

Je kunt instellen dat Profit een rapportenset automatisch genereert na elke voorlopige salarisverwerking of na het accorderen. Tijdens het genereren zal Profit de rapportensets afdrukken, e-mailen of opslaan in het werkgeversdossier. De uit te voeren acties hangen af van je werkgeversinstellingen, maar kunnen voorafgaand aan het genereren worden aangepast.

Je kunt de rapportensets ook handmatig genereren. Tijdens het handmatig genereren kun je de rapportensets afdrukken, e-mailen of opslaan in het werkgeversdossier. In de Salarisverwerkingscockpit kun je alleen rapportensets genereren van verwerkte of geaccordeerde perioden.

Je kunt verschillende rapportensets genereren na het verwerken of na het accorderen. Wij leveren met Profit standaard de rapportsets Payroll voorlopig (Profit) en Payroll geaccordeerd (Profit) mee.

Voorbereiding

Rapportensets automatisch genereren

Met rapportensets kun je een vaste set rapporten genereren vanuit de salarisverwerkingscockpit. Profit genereert automatisch rapportensets na elke salarisverwerking of het accorderen, als je dit vastlegt in de instellingen. Tijdens het genereren zal Profit de rapportensets afdrukken, e-mailen of opslaan in het werkgeversdossier. De uit te voeren acties hangen af van je werkgeversinstellingen, maar kun je voorafgaand aan het genereren wijzigen. Je kunt de rapportensets ook handmatig afdrukken.

Als Profit een rapportenset als bijlage bij een e-mailbericht toevoegt, bevat de bijlage de omschrijving van het salarisverwerkingsplan. Hierdoor is de naam van de bijlage altijd uniek. Als je de bijlage opslaat op de harde schijf, loop je niet het risico een voorgaande bijlage te overschrijven.

Rapportensets genereren:

  1. Profit start het genereren automatisch na de verwerking.
  2. Vink Acties uitvoeren zoals aangegeven bij werkgever uit, als je een afwijkende keuze wilt maken voor het genereren van rapportensets. Vervolgens kun je bepalen of Profit:
    • De rapportenset als PDF-bestand opslaat in het werkgeversdossier
    • De rapportenset afdrukt
    • De rapportenset verzendt per e-mail.
  3. Klik op: Volgende.
  4. Als je de rapportenset wilt afdrukken, kun je aanvullende instellingen opgeven.
  5. Klik op: Voltooien.

    Na het genereren van de rapportensets toont Profit een overzicht met de uitgevoerde acties.

    Let op:

    Profit plaatst deze taak in de wachtrij. Terwijl de taak in de wachtrij wordt uitgevoerd, kun je gewoon doorwerken. Je raadpleegt taken die worden uitgevoerd via de actie Wachtrij in de Salarisverwerkingscockpit. Je kunt na het succesvol voltooien van de taak de gegenereerde documenten of bestanden ophalen (afhankelijk van het type taak) via de wachtrij. Zie: Wachtrij gebruiken en beheren.

Rapportenset gekoppeld aan werkgever genereren

Je kunt handmatig rapportensets genereren van verwerkte of geaccordeerde perioderegels in de Salarisverwerkingscockpit. Je hebt hierbij twee mogelijkheden:

  • Je drukt de rapportenset af die per verwerkingsregel gekoppeld is in het salarisverwerkingsplan.
  • Je kiest eenmalig een andere rapportenset, bijvoorbeeld omdat je het jaarwerk wilt afdrukken.

Rapportenset gekoppeld aan werkgever genereren:

  1. Ga naar: HRM / Payroll / Salarisverwerkingscockpit.
  2. Selecteer de perioderegel.
  3. Klik op: Meer acties / Rapportenset.
  4. Selecteer de rapportenset.

    Je kunt de standaardrapportenset uit het salarisverwerkingsplan gebruiken, of eenmalig een andere rapportenset kiezen.

  5. Selecteer de printers en printerlade. 
  6. Selecteer de afwijkende acties.
    1. Vink Acties uitvoeren zoals aangegeven bij werkgever uit.

      Je vinkt dit veld aan als je de werkgeversinstellingen wilt gebruiken. Als dit niet het geval is, geef je voor de geselecteerde perioderegel aan hoe Profit deze moet afhandelen. Je kunt bepalen dat Profit de rapportenset opslaat in het dossier, afdrukt of verzendt per e-mail. Bij verzending per e-mail electeer je ook de berichtsjabloon.

  7. Klik op: Voltooien.

    Let op:

    Profit plaatst deze taak in de wachtrij. Terwijl de taak in de wachtrij wordt uitgevoerd, kun je gewoon doorwerken. Je raadpleegt taken die worden uitgevoerd via de actie Wachtrij in de Salarisverwerkingscockpit. Je kunt na het succesvol voltooien van de taak de gegenereerde documenten of bestanden ophalen (afhankelijk van het type taak) via de wachtrij. Zie: Wachtrij gebruiken en beheren.

Rapportenset handmatig genereren

Je kunt rapportensets afdrukken van perioderegels waaraan geen rapportenset is gekoppeld.

Rapportenset genereren:

  1. Ga naar: HRM / Payroll / Salarisverwerkingscockpit.
  2. Selecteer de perioderegel.
  3. Klik op de actie: Output.
  4. Open het overzicht: Rapportenset.

    Profit toont de rapportensets.

  5. Open de rapportenset.
  6. Selecteer de printers en printerlade. 
  7. Selecteer de afwijkende acties.
    1. Vink Acties uitvoeren zoals aangegeven bij werkgever uit.

      Je vinkt dit veld aan als je de werkgeversinstellingen wilt gebruiken. Als dit niet het geval is, geef je voor de geselecteerde perioderegel aan hoe Profit deze moet afhandelen. Je kunt bepalen dat Profit de rapportenset opslaat in het dossier, afdrukt of verzendt per e-mail. Bij verzending per e-mail electeer je ook de berichtsjabloon.

  8. Klik op: Voltooien.

    Let op:

    Profit plaatst deze taak in de wachtrij. Terwijl de taak in de wachtrij wordt uitgevoerd, kun je gewoon doorwerken. Je raadpleegt taken die worden uitgevoerd via de actie Wachtrij in de Salarisverwerkingscockpit. Je kunt na het succesvol voltooien van de taak de gegenereerde documenten of bestanden ophalen (afhankelijk van het type taak) via de wachtrij. Zie: Wachtrij gebruiken en beheren.

Rapportenset raadplegen in dossier

Je kunt rapportensets raadplegen in het dossier van de werkgever, als je in de instellingen hebt aangegeven dat Profit de rapportset instuurt als dossieritem. De rapportenset is opgeslagen als een PDF-bijlage bij het dossieritem.

Rapportenset raadplegen in dossier:

  1. Ga naar: HRM / Payroll / Salarisverwerkingscockpit.
  2. Selecteer de perioderegel.
  3. Klik op: Meer acties / Werkgever.
  4. Ga naar het tabblad: Dossier.

    Profit toont de dossieritems.

    De omschrijving van de rapportenset is opgebouwd uit de omschrijving van het salarisverwerkingsplan, het loonjaar, de periodetabel en de periode.

  5. Open het type dossieritem Rapportenset.
  6. Ga naar het tabblad: Bijlage.
  7. Klik op de actie: Open bijlage.