Sociaal Secretariaat

De gegevens voor de Sociaal Secretariaten Acerta, Group S en SD Worx lever je aan met Profit.

Je kunt ook de aanlevering aan Partena via Profit verrichten.

Inhoud

Beschrijving

De Sociaal Secretariaten krijgen periodiek hun input vanuit de bij hun aangesloten bedrijven in de vorm van een elektronisch bestand. In Profit genereer je de bestanden voor het Sociaal Secretariaat.

Group S

De volgende bestanden kun je in Profit genereren voor Group S:

  • Een dagelijks bestand met gegevens van de medewerkers. Dit bevat de gegevens van de medewerkers die je wijzigt na de laatste aanlevering.
  • Een bestand dat opdracht geeft tot uitbetaling van voorschotten op het salaris.
  • Een bestand dat opdracht geeft tot uitbetaling van de salarissen.

SD Worx

Het is mogelijk om te koppelen met eBlox van SD Worx. Het koppelen met Payroll van SD Worx is niet mogelijk.

De volgende bestanden kun je in Profit genereren voor SD Worx:

  • Een dagelijks bestand met gegevens van de medewerkers. Dit bevat de gegevens van de medewerkers die je wijzigt na de laatste aanlevering.
  • Een maandelijks bestand met de gegevens van leasewagens.
  • Als onderdeel van het dagelijks bestand verstuurt Profit maandelijks de looncomponenten met rekenformules mee in het bestand. Hierop wordt de berekening van de lonen gebaseerd. Als SD Worx dit bestand ontvangt, dan starten zij de verloning.

Acerta

De volgende bestanden kun je in Profit genereren voor Acerta:

  • Een dagelijks bestand met WKA en KPV-gegevens van de medewerkers. Dit bevat de gegevens van de medewerkers die je wijzigt na de laatste aanlevering en gegevens over de kostenplaatsverdeling van de medewerkers. Je verstuurt de gegevens twee keer per dag.
  • Een maandelijks bestand met de loon-, vervoers- en kalendergegevens (LOM-, VER-, WER-, KLX-, en SAL-gegevens). Op basis van deze gegevens berekent Acerta de salarissen.
  • Als formatieverdeling is ingericht op medewerkerniveau, dan genereert Profit het KPV-bestand.

Bij Acerta is het mogelijk om in payroll meerdere perioderegels te hebben met aparte verwerkingscodes, bijvoorbeeld voor vakantiegeld, of voorschotten. Daarnaast kan ook onderscheid gemaakt worden in sturingsgroepen. Het is daardoor mogelijk om per werkgever, per verwerkingscode per sturingsgroep een nieuwe perioderegel aan te maken.

Je kunt ook een testberekening laten maken door Acerta. Selecteer de medewerkers voor wie een testberekening gemaakt moet worden en verwerk deze. Als een test-bruto netto testberekening is aangevraagd, verwerkt Acerta deze overdag en staan de berekende gegevens ook dezelfde dag in Profit. Bij de definitieve berekening loopt de loonverwerking ’s nachts evenals de terugkoppeling van berekende gegevens naar Profit, deze zijn de volgende dag raadpleegbaar in Profit.

Let op:

Bij het aanvragen van een testberekening van maand x (huidige maand) worden correcties op maand x-1 (vorige maand) getriggerd en doorgestuurd.

Bij een herindienstmelding met hetzelfde HRM-, en volgnummer kan zich een probleem voordoen waarbij er de vorige vervoerslijn in Profit achterliggend wordt opgevuld met ‘informatief’ voor de periode dat deze medewerker niet in dienst was. Als de medewerker tijdens de maand uit dienst ging, geeft dit een ‘onterechte’ correctie en tegenboeking op het vervoer van de maand van de uitdienstmelding. De oplossing hiervoor is dat als medewerkers opnieuw indienst komen, er steeds een nieuw volgnummer moet worden aangemaakt voor het nieuwe contract. Hierdoor zal er geen correctie en tegenboeking plaatsvinden.

Partena

Je levert vanuit AFAS de standaard velden aan, via de volgende bestanden:

  • Het ERP-bestand, waarin medewerker-, contract-, salaris-, dienstverband-, rooster- en wagengegevens verzameld worden. Ook transportkosten en kostenverdelingen gaan hier mee.

    Partena werkt bijna niet met historieken, waardoor bestaande gegevens bij de dagelijkse aanlevering worden overschreven. Hiervan uitgezonderd zijn gegevens met een begin- en einddatum. Denk hierbij aan schorsingen, salaris en contracten.

    In het ERP-bestand worden alleen wijzigingen verstuurd. Als Partena een fout vindt in een registeratie voor een specifieke medewerker, worden alle registraties van die medewerker afgekeurd. Deze moeten dan opnieuw worden aangeleverd. Hiervoor ga je naar HRM / Medewerker / Medewerker, actie Opnieuw aanleveren Partena (vergeet niet deze actie te autoriseren).

  • Het KLOK-bestand, waarin we prestaties, verlof, verzuim, schorsingen, looncomponenten, loonmutaties en declaraties verzamelen.
  • Het Rooster-bestand, waarin we het rooster definiëren, zodat het gekoppeld kan worden in het ERP bestand.

    Het werkrooster wordt niet ondersteund in combinatie met Partena. Als een medewerker een werkrooster heeft, wordt dit opgeslagen als een medewerker-specifiek werkrooster. Hierdoor kan aanlevering aan Partena alsnog plaatsvinden.

    Er vindt geen tijdsregistratie plaats via de tijdsregistratietabel. Als dit toch nodig is, koppel de tijdsregistratie dan aan Partena zelf.

In ExpertSalary van Partena voer je de salarisverwerking uit en Partena stuurt de loonstroken en berekende gegevens terug. De DIMONA-aangifte in/out (eerstedagmelding/uitdienstmelding) moet handmatig verricht worden via ExpertSalary.

Je kunt de loonstroken via AFAS verstrekken, bijvoorbeeld via e-mail of via AFAS Pocket.

Formatieverdeling

Je kan bij alle sociaal secretariaten gebruik maken van formatieverdeling. Per sociaal secretariaat kunnen er kleine verschillen in de manier zitten in de manier van inrichten.

Bij Groep S leg je de formatieverdeling bij de medewerker vast, maar geef je bij de instantie van de medewerker aan waarop je wilt verbijzonderen.

Nacalculatie

Als je nacalculatieregels boekt, neemt Profit deze apart in het bestand op voor het sociaal secretariaat. Profit voegt deze niet samen met de vaste loonmutaties.

Als je meerdere parameters boekt in de nacalculatie op één regel, dan voegt Profit deze samen op één regel in het bestand.

Declaraties meenemen

Bij het accorderen van declaraties neemt Profit de geaccordeerde declaraties mee in de salarisverwerking die niet geaccordeerd is.

Voorbeeld:

Situatie 1: De declaratie is geaccordeerd op 26 november. De salarisverwerking voor november is nog niet geaccordeerd. Hierdoor neemt Profit de declaratie mee in de salarisverwerking van november.

Situatie 2: De declaratie is geaccordeerd op 26 november. De salarisverwerking voor november is ook geaccordeerd. Hierdoor neemt Profit de declaratie mee in de salarisverwerking van december. Er ontstaat geen correctieverwerking hiervoor op november.

We raden hiervoor aan om voor een heel jaar salarisverwerkingsplannen te maken. Hierdoor voorkom je meldingen.

Voor Acerta geldt dat Profit kijkt naar de perioden met de verwerkingscode Standaard verwerking.

Loonstroken

Je kunt de loonstrook (loonbon) vanuit de aangeleverde gegevens van het sociaal secretariaat in het dossier van de medewerkers laten opnemen. De medewerker kan via ESS dan zijn gegevens raadplegen.

Dit is mogelijk bij Group S en Acerta, niet bij SD Worx. Dit moet ingericht zijn.

Fiscale fiche en individuele rekening

Met de koppeling met Acerta zijn de fiscale fiche en individuele rekening documenten zichtbaar in Profit. Deze zijn zichtbaar in het dossier van de medewerker. Onder het dossieritem Jaaropgave kun je beide documenten raadplegen in Profit, InSite of de Pocket App.

Berekende lonen

Het is mogelijk om de retourbestanden van de sociaal secretariaten in te lezen in Profit. Deze retourbestanden bevatten de resultaten van de loonberekening. Hiermee kun je documenten, rapportages en/of dashboards maken op basis van deze gegevens.

Vanuit Acerta is het ook mogelijk deze berekende lonen als testberekening op te vragen al voor de periode is geaccordeerd.

Meerdere diensverbanden SD-Worx

Bij SD-Worx is het mogelijk om gebruik te maken van meerdere dienstverbanden bij een medewerker. Hierdoor kan een medewerker meerdere gelijktijdige dienstverbanden hebben die Profit naar SD-worx stuurt.

De functionaliteit is alleen beschikbaar onder een activering. Voor de activering neem je contact op met je consultant. De consultant kan voor je bepalen of de activering geschikt is.

Feestdagen bij aanlevering Acerta, Group S en SDWORX

In de aanlevering naar Acerta, Group S en SDWORX wordt rekening gehouden met feestdagen bij urensoorten van type tijdskrediet. Op een feestdag met deze uren wordt een verdeling van de uren in de aanlevering gezet op basis van aanwezigheid.

Voorbereiding

Voorschotbestand klaarzetten

Je zet het voorschotbestand klaar in de Salarisverwerkingscockpit. Het voorschotbestand bevat de opdracht tot uitbetaling van voorschotten op het salaris.

Voorschotbestand klaarzetten:

  1. Ga naar: HRM / Payroll / Salarisverwerkingscockpit.
  2. Selecteer de perioderegel.
  3. Klik op: Acties / Klaarzetten voorschotbestand.
  4. Klik op Ja bij de melding.

    Profit genereert het bestand via de wachtrij en slaat deze, op de opgegeven locatie onder de instantie van de werkgever, op. Of je verstuurt deze via het communicatieprofiel.

Dit bestand verzend je net als het gegevensbestand, via het communicatieprofiel.

Gegevensbestand aanmaken

Het dagelijks bestand met gegevens van de medewerkers voor het Sociaal secretariaat, kan je eenvoudig automatisch genereren in Profit via een geplande taak. Dit bestand bevat de gegevens van de medewerkers die zijn gewijzigd na de laatste aanlevering. Is er geen wijziging, zal er ook geen bestand worden aangemaakt.

Taak inplannen:

Het bestand verstuur je automatisch via een geplande taak.

  1. Ga naar: Algemeen / Beheer / Geplande taak.
  2. Klik op: Nieuw.
  3. Selecteer Dagelijks bestand [Secretariaat] aanmaken bij Taak type.
  4. Klik op: Volgende.
  5. Selecteer de werkgever.
  6. Vink Repeterende taak aan. Je vult een tijdstip in en vinkt de gewenste dagen aan. De taak zal worden ingepland vanaf de eerstvolgende dag dat deze aan de beurt is.

    Je kunt de taak eenmaal per dag uitvoeren.

  7. Klik op: Voltooien.

Het bestand kan ook handmatig aangeleverd worden.

Gegevensbestand aanmaken:

  1. Ga naar: HRM / Payroll / Digitale berichten / Sociaal secretariaat.
  2. Klik op: Nieuw.
  3. Selecteer de werkgever.
  4. Klik op: Voltooien.

    Profit maakt het bestand aan.

Communicatiebericht verzenden:

Het verzenden van bestanden gaat van de communicatieservice.

  1. Ga naar: Algemeen / Communicatieservice / Communicatiebericht.
  2. Selecteer het bericht dat je wil verzenden.
  3. Klik op de actie: Bericht verzenden.

Correctieperiode voor voorschotbestand of herberekening maken

Je kunt een correctieperiode toevoegen voor het maken van een voorschotbestand of een herberekening.

  • Meerdere voorschotten

    Acerta biedt ondersteuning tot wel vijf voorschotten binnen een periode. Je kan via een correctieperiode meerdere voorschotten per periode maken.

  • Herberekening

    Je kunt een herberekening bij Acerta aansturen vanuit Profit via een correctieperiode.

Correctieperiode toevoegen:

  1. Ga naar: HRM / Payroll / Salarisverwerkingscockpit.
  2. Klik op: Nieuw.
  3. Selecteer de werkgever en de stuurgroep.
  4. Selecteer de verwerkingscode. Voor de voorschotten en de herberekening zijn aparte verwerkingscodes beschikbaar.
  5. Klik op: Volgende.
  6. Selecteer de periode.

    Voor het maken van een herberekening zie je alleen de geaccordeerde perioden.

    Voor het maken van een voorschot zie je voorlopig en niet-verwerkte perioden.

  7. Klik op: Volgende.
  8. Vul de velden.
  9. Klik op: Voltooien.

Processen via de wachtrij

De volgende processen voor vinden plaats via de wachtrij-functionaliteit:

  • Aanmaken dagelijks bestand (handmatig gestart)
  • Verwerken van het salarisverwerkingsplan
  • Verwerken bestand berekende lonen
  • Verwerken bestand loonstroken

Inrichting van de wachtrij

Het verwerken en accorderen van een salarisverwerkingsplan verloopt via de wachtrij. De bijhorende functionaliteit activeer je. Deze vind je via Algemeen / Omgeving / Eigenschappen. Op het tabblad Activering vink je Batchverwerking (processen in de wachtrij plaatsen) aan. Als deze functionaliteit geactiveerd is, kan je de salarisverwerking laten verwerken via de wachtrij. Dit houdt in dat je tijdens het verwerken nog rustig kan doorwerken in Profit.

Salarisverwerkingscockpit

Bij het klikken op de actieknop Verwerken of Accorderen in het salarisverwerkingsplan, geeft Profit je volgende melding, die aangeeft dat de verwerking via de wachtrij zal verlopen.

Je kan de status van de taak altijd ook nakijken in de wachtrij, via Algemeen / Beheer / Wachtrij. Moest deze taak verwerkt zijn met fouten, kan je via de actie Fout informatie de informatie aangaande deze fout terugvinden.
Ook het accorderen van een salarisverwerking kan via de wachtrij verlopen.

Meer informatie over de wachtrij vind je hier.

Werkwijze