Nacalculatie uren boeken voor de bouw
Je boekt de nacalculatie voor de bouw op verschillende manieren. Van belang daarbij is dat de bewakingscode gevuld wordt.
|
Inhoud |
Nacalculatie boeken bouw - Proces
Het proces van het uren boeken in de bouw ziet er als volgt uit:
Uren boeken -> Accorderen -> Gereedmelden -> Factureren |
1. Uren boeken
Uren boeken doet de medewerker zelf of via de pocket-app voor een ander - door een projectleider/uitvoerder bijvoorbeeld. Hiervoor heb je de volgende manieren als dit is ingericht:
- nacalculatie per regel via Profit
- uren boeken per week via InSite
- uren boeken per week via Pocket
- uren boeken per week via Pocket voor andere medewerkers
2. Accorderen nacalculatie
Nadat een medewerker de uren geboekt heeft, is het zaak de uren te accorderen. Hiermee worden de uren bevroren en kunnen ze niet meer aangepast worden. Als ze nog aangepast moeten worden, moet de accordering van de uren ongedaan gemaakt te worden. Dit is vaak een taak die vanuit de administratie toegestaan is. Dit is een actie die je vanuit Profit en vanuit InSite kunt doen. De keuze voor welke manier gebruikt wordt ligt aan jullie manier van werken en aan welke methode als fijnste ervaren wordt. Maak hierin een keuze binnen je organisatie.
3. Gereedmelden nacalculatie
Nadat de uren geaccordeerd zijn, moeten de uren gereedgemeld worden. Dit is de laatste actie voor de urenverwerking. Hierna is het niet meer gebruikelijk dat de uren nog worden aangepast.
4. Facturatie nacalculatie (indien Doorbelasten is aangevinkt)
Na de gereedmelding bepaalt Profit door de instelling Doorbelasten ja of nee welke uren moeten worden gefactureerd (doorbelasten = j) en welke niet (doorbelasten = n).
Nacalculatie boeken in Profit
Je boekt de nacalculatie voor de bouw met een bewakingscode. De bewakingscode is nodig om te koppelen met de werkbegroting.
Dit veld is standaard beschikbaar in de boekingslay-out voor nacalculatie als Profit Bouw is geactiveerd. Voeg deze toe aan je eigen boekingslay-out als deze daar nog niet in voorkomt.
Zowel via InSite, Profit als de AFAS Pocket kun je de bewakingscode invullen.
Nacalculatie toevoegen voor de bouw:
- Ga naar:
- Projecten / Nacalculatie / Nacalculatie per regel
- Projecten / Nacalculatie / Nacalculatie per week
- Vul een waarde in bij Jaar.
- Vul een waarde in bij Periode.
- Selecteer bij Medewerker de medewerker, waarvoor je de uren/eenheden wilt boeken.
- Selecteer eventueel het Project als dit veld beschikbaar is.
- Klik op: Selecteren.
In het boekingsscherm zie je bestaande regels, als voor de combinatie medewerker, boekjaar en periode al eerder regels zijn geboekt. Onderin het boekingsprogramma zie je het totaal van de geboekte uren per dag, als je dit hebt opgenomen in de boekingslay-out.
- Vul de boekingsregel in.
Vul hierbij Project, Bewakingscode, Type projectkosten, Itemcode en Aantal in.
Als je een bewakingscode selecteert/zoekt via de zoekweergave dan filtert Profit hierbij op de bewakingscodes uit de voorcalculatie van het project.
Je kunt wel op een andere bewakingscode boeken. Als je op een project een nacalculatieregel boekt (alleen voor werksoort, type projectkosten Arbeid) met een bewakingscode die nog niet in de werkbegroting voorkomt, dan voegt Profit deze als totaalregel toe aan de werkbegroting. Zo kun je in de werkbegroting direct zien of er kosten gemaakt worden die niet in de oorspronkelijke calculatie stonden. Profit verwerkt de geboekte nacalculatie ook in de cumulatieven op het tabblad Totalen en de sjablonen op InSite.
Je kunt wel alleen op de juiste combinatie Bewakingscode en Type projectkosten boeken.
- Voor meer informatie, zie beschrijving bij Nacalculatie boeken.
- Nadat je het laatste veld van de regel hebt ingevuld kun je direct een volgende regel boeken.
- Klik op: Opslaan en sluiten.
- Klik op: Annuleren.
Je kunt deze geboekte nacalculatie zien als je de kolom Besteed# raadpleegt in de voorcalculatie / werkbegroting.
Als een nacalculatieregel vanuit een projectboeking is ontstaan, dan kun je daar ook via de actieknop Details naar tabblad Inkoopfacturen waar je via dubbelklikken op de regel de eigenschappen van de financiële mutatie kunt raadplegen.