Nacalculatie boeken per periode

Je gebruikt Nacalculatie per periode om de regels van een bepaalde periode op een snelle manier te kunnen boeken.

Per dag kunnen op één regel maximaal vijf waarden worden vastgelegd, die dan ook tot evenveel nacalculatieregels leiden. De functie voor het boeken van nacalculatie per periode maakt het dus mogelijk om op één regel de gegevens te boeken, die in de functie voor het boeken van nacalculatie per regel in vijf aparte regels zouden moeten worden vastgelegd. Onderin de boekingslay-out wordt het totaal aantal van de geboekte uren getoond.

Nacalculatie boeken per periode

In de eigenschappen van de boekingslay-out van de nacalculatie per periode kun je aangeven of je boekingen wilt kunnen wijzigen in een andere boekingslay-out.

Nacalculatieboekingen wijzigbaar maken in andere boekingslay-out:

1. Ga naar: Algemeen / Beheer / Boekingslay-out.
2. Selecteer de boekingslay-out van de nacalculatie per periode. Als je de standaard boekingslay-out gebruikt moet je een nieuwe boekingslay-out aanmaken op basis van de standaard boekingslay-out.
3. Geef via de eigenschappen van de boekingslay-out door de instellingen op het tabblad Algemene instellingen aan hoe je om wilt gaan met het wijzigen van boekingen. Je kunt kiezen uit:
   1: boekingen gemaakt m.b.v. een andere boekingslay-out zijn te wijzigen.
   2: boekingen gemaakt m.b.v. een andere boekingslay-out zijn niet te wijzigen.
   Als je kiest voor instelling 2 dan kun je wel nieuwe regels toevoegen met een andere boekingslay-out maar je kunt niet de bestaande regels wijzigen.

Nacalculatie per periode boeken

De registratie van gewerkte uren en van andere eenheden:

1. Ga naar: Projecten / Nacalculatie / Nacalculatie per periode.
2. Vul de velden in.:
   • Je kunt onder andere het veld Projectfase toevoegen aan de regelvelden in de boekingslay-out. Je kunt dan per regel de projectfase invoeren. Als je kiest voor het verwerken van de week wordt de projectfase vervolgens in elk record gevuld dat op basis van de regel gegenereerd wordt. Als er een project aan de regel is gekoppeld kun je alleen projectfases selecteren die aan het project zijn gekoppeld. Als er geen project is ingevuld kun je een willekeurige projectfase selecteren.
   • Na het invoeren van de gegevens in het selectiedeel van het boekingsscherm worden de regels getoond voor deze selectie. Als voor de betreffende combinatie van medewerker, boekjaar en periode nog geen regels aanwezig waren, worden 'lege' regels gegenereerd voor alle dagen in de periode waarop standaard uren worden geboekt. Als voor deze combinatie al eerder regels waren geboekt, worden de bestaande regels getoond.
   • Je boekt de regels in de vorm van een matrix. Welke waarden je in de regels kunt invullen, is afhankelijk van de gebruikte lay-out van het boekingsscherm. Voor elke dag kunt op één regel maximaal vijf waarden invullen.
   • Je kunt bij het boeken van uren als kleinste eenheid alleen een veelvoud van 3 minuten (0,05 uur) invullen, zodat geen afrondingsverschillen ontstaan. 3 minuten is namelijk precies 0,05 uur, terwijl 1 minuut 0.01667 uur is.
3. Klik op: Voltooien. 

   Let op: 

   De boekingsmatrix voor het boeken van nacalculatie per periode moet ingericht zijn naar de eisen en wensen van de organisatie. Hierbij wordt gebruik gemaakt van de mogelijkheden voor veldinstellingen in de boekingslay-out. Hierdoor is het onder andere mogelijk om velden te vullen met vaste waarden, zodat deze niet meer door de gebruiker tijdens het boeken ingevoerd hoeven te worden. De inrichting van de lay-out is voor het goed functioneren van deze functie dus van het grootste belang.

De regels, die in deze functie worden geboekt, zijn niet direct zichtbaar in de nacalculatie maar worden in een apart bestand opgeslagen. Pas als alle gegevens voor een bepaalde periode zijn vastgelegd, wordt de periode per medewerker afgesloten waarmee wordt aangegeven dat de periode alle uren en eventuele kosten voor de periode heeft verantwoord. Een periode is hierbij altijd gelijk aan een periode in de periodetabel, die voor Profit Projecten wordt gebruikt.

In het boekingsscherm zijn meerdere acties beschikbaar:

• Verwerken
• Periode afsluiten

  Met de actie Periode afsluiten wordt aangegeven dat voor de medewerker alle uren/eenheden voor de betreffende periode zijn geboekt en dat er nacalculatieregels kunnen worden aangemaakt. Het boekingsprogramma wordt automatisch afgesloten en nog niet opgeslagen regels worden direct opgeslagen en gemarkeerd als afgesloten. Na het afsluiten kun je de geboekte uren nog wel bekijken maar niet meer wijzigen.

  Om het verschil te kunnen zien tussen het aantal geboekte uren en het aantal (volgens het rooster) verwachte uren kun je in de kop- of staartsectie van de boekingslay-out Nacalculatie per regel het veld Roosteruren opnemen. In dit veld wordt bij het selecteren (F5) het aantal verwachte uren op basis van het in HRM vastgelegde rooster weergegeven.

  Als je hebt aangegeven dat er niets gecontroleerd hoeft te worden dan krijg je de vraag of je de periode wilt afsluiten. Klik op Ja.

  Als je wel een controle hebt ingesteld (Overschrijding toestaan of Sluitend boeken) dan wordt nu het aantal uren berekend dat in de betreffende periode door de medewerker gewerkt zou moeten zijn op basis van het in Profit HRM vastgestelde werkrooster. Dit aantal uren wordt vervolgens vergeleken met het totale aantal in de nacalculatie geboekte uren voor de betreffende periode.

  Het volgende kan nu gebeuren:

  • Als het totale aantal in de nacalculatie geboekte uren kleiner is dan het uit het rooster berekende aantal krijg je een melding dat er een verschil is tussen het verwachte aantal uren en het geboekte aantal uren. De periode kan niet worden afgesloten. Klik op OK.   
  • Als je hebt gekozen voor Sluitend boeken in de roostercontrole en het totale aantal geboekte uren is groter dan het uit het rooster berekende aantal, krijg je een melding en kun je de periode niet afsluiten.
    Als het aantal uren gelijk is aan het uit het rooster berekende aantal uren, dan krijg je de vraag of je de periode wilt afsluiten. Klik op Ja.
  • Als je hebt gekozen voor Overschrijding toestaan in de roostercontrole en het totale aantal geboekte uren is groter dan het uit het rooster berekende aantal, krijg je de melding dar er meer uren zijn geboekt dan verwacht. Als het aantal uren gelijk is aan het uit het rooster berekende aantal uren, dan krijg je de vraag of je de periode wilt afsluiten. Klik op Ja.

    Let op: 

    De controle wordt alleen uitgevoerd als de actie Periode afsluiten wordt uitgevoerd in een boekingslay-out Nacalculatie per week waarbij in de algemene instellingen het veld Controle op (werk)rooster bij afsluiten aangevinkt is. Bij Nacalculatie per regel wordt ook gecontroleerd, bijvoorbeeld bij controle op normuren.

Nacalculatieregels verwerken

Met de actie Verwerken worden de regels in een afgesloten periode verwerkt. Je kunt ook meerdere perioden van meerdere gebruikers in één keer verwerken.

1. Projecten / Nacalculatie / Perioden verwerken. Als je deze functie opstart krijg je een overzicht van de nog niet verwerkte perioden van alle medewerkers.
2. Selecteer nu de perioden en de medewerkers waarvoor je de uren wilt verwerken.
3. De perioden die nog niet waren afgesloten worden nu automatisch afgesloten en daarna verwerkt.

Via de Eigenschappen kun je de eigenschappen van een record opvragen. Je start nu Nacalculatie per periode waar je de ingevoerde gegevens kunt bekijken. Je kunt hier niets wijzigen.

Als je een projectfase en/of een omschrijving hebt ingevuld dan worden deze gegevens bij het verwerken overgenomen in alle gegenereerde nacalculatieregels.

Let op: 

Je kunt alleen de perioden van de medewerkers openen waarvoor geldt dat ze nog niet zijn verwerkt.

Nacalculatie boeken per periode

Met de actie Periode afsluiten wordt aangegeven dat voor de medewerker alle uren/eenheden voor de betreffende periode zijn geboekt en dat er nacalculatieregels kunnen worden aangemaakt. Het boekingsprogramma wordt automatisch afgesloten en nog niet opgeslagen regels worden direct opgeslagen en gemarkeerd als afgesloten. Na het afsluiten kun je de geboekte uren nog wel bekijken maar niet meer wijzigen.

Om het verschil te kunnen zien tussen het aantal geboekte uren en het aantal (volgens het rooster) verwachte uren kun je in de kop- of staartsectie van de boekingslay-out Nacalculatie per regel het veld Roosteruren opnemen. In dit veld wordt bij het selecteren (F5) het aantal verwachte uren op basis van het in HRM vastgelegde rooster weergegeven.

Als je hebt aangegeven dat er niets gecontroleerd hoeft te worden dan krijg je de vraag of je de periode wilt afsluiten. Klik op Ja.

Als je wel een controle hebt ingesteld (Overschrijding toestaan of Sluitend boeken) dan wordt nu het aantal uren berekend dat in de betreffende periode door de medewerker gewerkt zou moeten zijn op basis van het in Profit HRM vastgestelde werkrooster. Dit aantal uren wordt vervolgens vergeleken met het totale aantal in de nacalculatie geboekte uren voor de betreffende periode.

Het volgende kan nu gebeuren:

• Als het totale aantal in de nacalculatie geboekte uren kleiner is dan het uit het rooster berekende aantal krijg je een melding dat er een verschil is tussen het verwachte aantal uren en het geboekte aantal uren. De periode kan niet worden afgesloten. Klik op OK.   
• Als je hebt gekozen voor Sluitend boeken in de roostercontrole en het totale aantal geboekte uren is groter dan het uit het rooster berekende aantal, krijg je een melding en kun je de periode niet afsluiten.
  Als het aantal uren gelijk is aan het uit het rooster berekende aantal uren, dan krijg je de vraag of je de periode wilt afsluiten. Klik op Ja.
• Als je hebt gekozen voor Overschrijding toestaan in de roostercontrole en het totale aantal geboekte uren is groter dan het uit het rooster berekende aantal, krijg je de melding dar er meer uren zijn geboekt dan verwacht. Als het aantal uren gelijk is aan het uit het rooster berekende aantal uren, dan krijg je de vraag of je de periode wilt afsluiten. Klik op Ja.

  Let op: 

  De controle wordt alleen uitgevoerd als de actie Periode afsluiten wordt uitgevoerd in een boekingslay-out Nacalculatie per week waarbij in de algemene instellingen het veld Controle op (werk)rooster bij afsluiten aangevinkt is. Bij Nacalculatie per regel wordt ook gecontroleerd, bijvoorbeeld bij controle op normuren.