Loondoorbetaling bij feestdagen (Flex)

Medewerkers met een actieve uitzendovereenkomst (plaatsing) hebben recht op loondoorbetaling op de algemene landelijke erkende feestdagen, mits deze niet op zaterdag of zondag vallen. Bijvoorbeeld op Nieuwjaarsdag, Tweede Paasdag, Hemelvaartsdag, etc.

Dit geldt alleen als de kandidaat normaliter ook op die weekdag werkzaam is en dit uit de uitzendovereenkomst blijkt. In de praktijk is dit niet vastgelegd in de uitzendovereenkomst. Daarom kun je gebruik maken van het overzicht Feestdaguren. Hierin zie je per relatiebeheerder of medewerker op hoeveel feestdaguren een medewerker recht heeft. Ook gebruik je het als basis voor het controle- en accorderingsproces van feestdaguren door relatiebeheerders via de workflow.

Profit genereert namelijk per relatiebeheerder een workflowtaak. Via deze workflowtaak kan de relatiebeheerder de voorgestelde feestdaguren en de onderliggende berekening controleren. Na controle en eventuele aanpassingen geneert Profit na accordering per medewerker een declaratie met de betreffende feestdaguren.

Dit moet je eerst inrichten.

Rollen en referteperiode

Bij het uitzendbureau zijn er twee soorten medewerkers betrokken bij de feestdaguren:

• De backoffice-medewerker die verantwoordelijk is voor het starten van het proces en dat de feestdaguren tijdig uitbetaald worden (het verloningsproces).
• De relatiebeheerder (recruiter) die verantwoordelijk is voor het beoordelen en wijzigen van de uit te betalen feestdaguren.

Er is aparte functionaliteit voor deze medewerkers in Profit (backoffice). Verder ligt het beoordelen van de uren door de relatiebeheerder via de workflow Beoordelen feestdaguren.

Methode van bepaling loondoorbetaling feestdagen met referteperiode

Profit berekent het aantal feestdaguren dat doorbetaald moet worden, volgens de referteperiode methode: het gemiddelde aantal loonuren van de weekdag waarop de feestdag valt over de voorgaande 13 weken waarin de feestdag valt. Mits er meer dan de helft van de weken is gewerkt.

Voorgaande arbeidsverhoudingen binnen de referteperiode worden alleen meegenomen als zij elkaar binnen een periode van één maand opvolgen. De weken tussen deze arbeidsverhoudingen tellen niet mee als 'referteweken’.

Feestdag aanmaken, controleren en workflow starten (Backoffice)

In het Feestdagen-overzicht maak je per werkgever en periodetabel de feestdag aan.

Zodra je de feestdag aanmaakt, verzamelt Profit alle gegevens voor het berekenen van de feestdaguren. Deze gegevens van de medewerkers die eventueel uitbetaald moeten worden, haalt Profit opnieuw op, zodra je de eigenschappen van een feestdag opent. Zo zijn de gegevens actueel en kun je de gegevens controleren en wijzigen voordat je de workflow(s) start.

Let op:

Zodra de workflows eenmaal zijn gegenereerd, werkt Profit de bijbehorende gegevens van de feestdaguren niet meer bij.

Je kunt de workflow één keer per feestdag genereren.

Let op:

Vóór het genereren van de workflows moet je ervoor zorgen dat de medewerker een geldige relatiebeheerder heeft. Een recruiter leg je als Relatiebeheerder via HRM vast in de eigenschappen van de medewerker (tabblad Algemeen) en in de eigenschappen van een plaatsingsregel (tabblad Versie, eigenschappen, tabblad Algemeen). De plaatsingsregel is leidend, als op beide plekken het veld Relatiebeheerder is gevuld. De relatiebeheerder op de laatste plaatsingsregel heeft namelijk meestal als laatste contact gehad met de kandidaat.

Feestdag aanmaken:

1. Ga naar: HRM / Flex / Feestdaguren.
2. Klik op: Nieuw.

   

3. Selecteer de werkgever.
4. Selecteer de feestdag.

   Je selecteert een bestaande feestdag uit de sluitingsdagentabel. Deze tabel wordt standaard meegeleverd en bevat ABU/NBBU feestdagen. Je kunt hier zelf sluitingsdagen aan toevoegen.

5. Vul bij Weken referteperiode het aantal referteweken in. Dit zijn de weken voorafgaand aan de week waarin de feestdag valt. Bijvoorbeeld 13 weken.

   Dit aantal gebruikt Profit bij de berekening van het aantal feestdaguren dat doorbetaald moet worden. Deze berekening gaat volgens de referteperiode methode. Zie uitleg bovenaan deze pagina.

6. Vink Te vergoeden uren maximeren aan, als je de uren wilt maximeren. Hierna vul je het maximaal aantal uren in bij Maximum uren.
7. Klik op: Voltooien.

Feestdaguren en relatiebeheerders controleren/aanpassen:

1. Ga naar: HRM / Flex / Feestdaguren.

   Je ziet nu de feestdag(en) die je hebt aangemaakt.

2. Controleer de gegevens en wijzig deze indien nodig:
3. Open de eigenschappen van de feestdag.

   Profit haalt nu de actuele gegevens voor de feestdaguren op.

4. Open de weergave Feestdaguren per medewerker (niet verdicht) om de rechten van de medewerkers te raadplegen.

   

   Uitleg definities kolommen weergave Feestdaguren

   Het overzicht bestaat uit de volgende kolommen:

   Kolom	Uitleg
   Medewerker	De betreffende medewerker.
   Klantovereenkomst	De klantovereenkomst wordt alleen gevuld, als er een plaatsingscontract op de feestdag is. Dit is de klantovereenkomst behorende bij de plaatsing waarop wordt uitbetaald.
   Plaatsingscontract	Het plaatsingscontract wordt alleen gevuld, als er een plaatsingscontract op de feestdag is. Dit is de plaatsing geldig op de feestdag. Als op de feestdag meerdere plaatsingen geldig zijn, dan wordt de plaatsing met het hoogste uurloon gebruikt.
   Actief contract	Dit veld is aangevinkt als er een plaatsingscontract is op de feestdag.
   Weken gewerkt	Het aantal weken binnen de referteperiode dat op de bewuste werkdag in de week is gewerkt. Er is gewerkt als in een geaccordeerde* nacalculatieregel met een urensoort waarin Meetellen in feestdaguren is aangevinkt, een aantal is geboekt die ongelijk is aan 0. De nacalculatieregel moet gekoppeld zijn aan een declaratie. *De nacalculatieregels van een declaratie worden automatisch geaccordeerd en gereedgemeld als de declaratie wordt goedgekeurd.
   Weken referte	De weken voorafgaand aan de week waarin de feestdag valt, voor zover er een plaatsingscontract is. Als de medewerker aan het begin van de referteperiode geen plaatsingscontract heeft, dan wordt het aantal weken geteld waarin er wel een plaatsingscontract is t/m de week vóór de week waarin de feestdag valt. De week waarin het plaatsingscontract begint telt als 1e week. Voorbeeld 1 Feestdag: donderdag 10 mei 2018 Referteperiode 13 weken: maandag 5 februari t/m zondag 6 mei Voorbeeld 2 Feestdag: donderdag 10 mei 2018 Begin 1e plaatsingscontract binnen referteperiode: woensdag 11 april 2018 Referteperiode 4 weken: woensdag 11 april 2018 t/m zondag 6 mei Voorbeeld 3 Feestdag: donderdag 10 mei 2018 Begin 1e plaatsingscontract binnen referteperiode: vrijdag 13 april 2018 Referteperiode 4 weken: vrijdag 13 april 2018 t/m zondag 6 mei
   Uren gewerkt	Het aantal uren binnen de referteperiode dat op de bewuste werkdag in de week is gewerkt. Er is gewerkt als in een geaccordeerde* nacalculatieregel met een urensoort waarin Meetellen in feestdaguren is aangevinkt, een aantal is geboekt die ongelijk is aan 0. De nacalculatieregel moet gekoppeld zijn aan een declaratie. * De nacalculatieregels van een declaratie worden automatisch geaccordeerd en gereedgemeld als de declaratie wordt goedgekeurd.
   Gem. uren	‘Uren gewerkt in referteperiode’ / ‘Weken gewerkt in referteperiode’ afgerond op 2 decimalen rekenkundig.
   Uren vergoed	Als ‘Weken referteperiode’ = {Referteweken} en als ‘Weken gewerkt in referteperiode’ >= {Min. gewerkte weken}, dan de ‘Gemiddelde uren’. Als ‘Weken referteperiode’ < {Referteweken} en als ‘Weken gewerkt in referteperiode’ = ‘Weken referteperiode’, dan de ‘Gemiddelde uren’. In overige gevallen ‘0,00’. Als {Te vergoeden uren maximeren} = ‘Ja’, dan wordt ‘Gemiddelde uren’ gemaximeerd op {Max. te vergoeden uren}.
   Datum boeking	De ‘Boekingsdatum’ wordt alleen gevuld als ‘Uren vergoed’ > ‘0’. De ‘Boekingsdatum’ = {Feestdag}. In andere gevallen blijft dit veld leeg.
   Min. weken	Minimum gewerkte weken
   Referteweken	Dit zijn het aantal Referteweken.

5. Open de weergave Feestdaguren per relatiebeheerder.

   

   Hier zie je de gegevens gegroepeerd en verdicht per relatiebeheerder. Elke relatiebeheerder kan (per werkgever/periodetabel) twee soorten workflows krijgen voor deze feestdag:

   • Mdw. met plaatsing (medewerkers met geldige plaatsing)
   • Mdw. zonder plaatsing (medewerkers zonder geldige plaatsing)

   Voor de medewerkers met een geldige plaatsing hoef je alleen de uren te controleren en/of te wijzigen.

   Voor de medewerkers zonder geldige plaatsing, maar die wel in aanmerking komen voor feestdaguren, kun je een nieuwe plaatsing aanmaken of de plaatsing wijzigen waarvoor je declaraties met feestdaguren gaat genereren.

   Als je de medewerkers met plaatsing in een aparte workflow plaatst, kan die relatief snel afgehandeld worden. Deze hoeft dan namelijk niet te wachten op de medewerkers zonder geldige plaatsing. Behalve dat het vastleggen van een plaatsing meer tijd kost, kun je hiermee ook een afwijkende workflow toepassen.

6. Controleer bij alle medewerkers of de relatiebeheerder is gevuld en/of de gegevens juist zijn. De workflow voor een medewerker zal namelijk niet gestart worden als er geen relatiebeheerder ingevuld is.
7. Sluit de weergave.

Workflow starten en relatiebeheerders informeren:

1. Open de feestdag.
2. Open de weergave Feestdaguren per relatiebeheerder.

   

3. Klik op de actie: Alle workflows starten.

   Je kunt deze actie maar één keer uitvoeren. Als de workflows eenmaal zijn gegenereerd dan worden de bijbehorende gegevens van de feestdaguren niet meer bijgewerkt. Wel kunnen de velden Plaatsing (en bijbehorende klantovereenkomst) en Uit te betalen uren nog gewijzigd worden, maar deze gegevens zijn alleen binnen de gegeneerde workflow te wijzigen.

   Deze taak wordt via de wachtrij uitgevoerd. Je kunt dan gewoon doorwerken en krijgt een melding zodra de taak succesvol is uitgevoerd. In de wachtrij is het proces zichtbaar via de batch taak Genereren workflows feestdaguren.

Workflow Feestdaguren beoordelen en aanpassen in InSite (Relatiebeheerder)

Je kunt als relatiebeheerder twee soorten workflowtaak krijgen voor het beoordelen van feestdaguren voor een bepaalde feestdag: Beoordelen feestdaguren met plaatsing en Beoordelen feestdaguren zonder plaatsing. Voor de medewerkers met een geldige plaatsing controleer en/of wijzig je de uren. Voor de medewerkers zonder geldige plaatsing, maar die wel in aanmerking komen voor feestdaguren, maak je een nieuwe plaatsing aan of je wijzigt de plaatsing waarvoor je declaraties met feestdaguren gaat genereren.

De uitbetaling op feestdaguren wordt gedaan op één plaatsing. Bij meerdere plaatsingen met het hoogste uurloon of anders met de meeste uren.

Feestdaguren beoordelen (Relatiebeheerder):

1. Open de Site.
2. Log in met de gebruikersnaam en wachtwoord.
3. Ga naar: Startpagina.
4. Ga naar: Openstaande taken.
5. Open de taak voor het beoordelen van feestdaguren voor de betreffende feestdag.

   De taak Beoordelen feestdaguren met plaatsing bevat twee weergaven:

   • Medewerkers die niet elke week van de referteperiode hebben gewerkt.
   • Medewerkers die elke week van de referteperiode hebben gewerkt.

   Controleer met name de gegevens van de eerste weergave.

   De taak Beoordelen feestdaguren zonder plaatsing bevat alleen één weergave met de medewerkers zonder actuele plaatsing.

6. Controleer de gegevens.
7. Klik op: Aanpassen als je de gegevens wilt wijzigen.
8. Open de regel van de medewerker.

   

9. Klik op de waarden achter Medewerker en Plaatsing (oranje in bovenstaande afbeelding) om in een nieuw venster respectievelijk de medewerker stamkaart of de eigenschappen van de plaatsing te openen.
10. Wijzig Plaatsing als de feestdaguren op een andere plaatsing uitbetaald moet worden.

    De geselecteerde plaatsing bepaalt tegen welk uurloon Profit de feestdaguren uitbetaalt.

    Als het veld leeg is (in het geval van de workflow Medewerkers zonder plaatsing), vul je de plaatsing in nadat deze is aangemaakt.

11. Wijzig eventueel het aantal Uit te betalen uren.

    Hiermee kan de relatiebeheerder afwijken ten opzichte van de Berekende uren.

    Zet je de Uit te betalen uren op 0,00, dan ontstaat er geen declaratie met de feestdaguren.

    In de volgende situaties is het veld Uit te betalen uren al standaard gevuld:

    • De medewerker heeft al gewerkte uren op feestdag (Uit te betalen uren = 0,00).
    • Als niet voldaan wordt aan de wekentoets (Uit te betalen uren = 0,00).
    • Als de uren hoger zijn dan het maximumaantal uren (Uit te betalen uren = maximum uren).
12. Vul een Toelichting in.
13. Klik op: Aanpassen.
14. Als je alle medewerkers hebt gecontroleerd klik je op Sluiten.
15. Klik op Declaraties aanmaken als je akkoord bent met de feestdaguren.

    Als je de workflow goedkeurt, genereert Profit de declaraties met de feestdaguren, mits het veld Uit te betalen uren groter is dan 0,00. De declaratie krijgt de datum van de feestdag en de uren worden geboekt op de voorkeurs-urensoort van de werksoort in de eigenschappen van het profiel.

    De declaratie valt onder soort declaratie ‘Standaard’, maar heeft wel een afwijkende bron zodat te achterhalen is hoe de declaratie is ontstaan.

    De declaraties worden via de wachtrij gegenereerd. In de wachtrij is het proces zichtbaar via de standaard batch taak Bijwerken workflowtaken. Hierna verwerk je deze gegenereerde declaraties op de gebruikelijke wijze.

Workflow Feestdaguren monitoren en declaraties verwerken (Backoffice)

Je kunt de status van de workflow raadplegen van de feestdag in het overzicht Feestdaguren. Zodra de workflow is goedgekeurd, genereert Profit de declaraties. Dit is de standaard werkwijze. Mocht echter de deadline naderen dan kun je de workflow ook handmatig afhandelen .

Workflow status monitoren:

1. Ga naar: HRM / Flex / Feestdaguren.
2. Open de feestdag.
3. Controleer de status van de workflow in de kolom Workflow status.

   Als de status Goedgekeurd is dan is de workflow afgerond en zijn de declaraties gegenereerd.

   De status kan ook In behandeling of Afgekeurd zijn.

Workflow handmatig afhandelen bij deadline (Optioneel):

Je kunt de workflow bij wijze van uitzondering handmatig afhandelen. Vervolgens worden dan de declaraties met de feestdaguren gegenereerd.

Deze actie is een noodmiddel en zal bijvoorbeeld niet mogelijk zijn als:

• De ‘Uit te betalen uren’ van medewerkers zonder geldige plaatsing niet op 0,00 staan.
• De workflow in een verkeerde status staat.

Om de actie Workflow afhandelen in Profit te kunnen starten moet je als backofficegebruiker ook rechten hebben op de betreffende workflow taak, zodat je gebruik kunt maken van deze ‘terughaal actie’. Lees hier meer over Feestdaguren autoriseren.

1. Ga naar: HRM / Flex / Feestdaguren.
2. Open de feestdag.
3. Selecteer de workflow.

   Je kunt ook met multi-select (Ctrl-S) meerdere regels selecteren.

4. Klik op de actie: Workflow afhandelen.

De declaraties worden vervolgens via de wachtrij gegenereerd. In de wachtrij van dit proces is zichtbaar via de batch taak Afhandelen workflows feestdaguren.

Declaraties feestdaguren verwerken/uitbetalen:

Hierna verwerk je deze gegenereerde declaraties, verloon en betaal je deze uit op de gebruikelijke wijze.

Feestdaguren verschil uitbetaald en nieuwe berekende uren raadplegen (Backoffice)

Als naderhand een kandidaat contact opneemt met vragen over de uitbetaalde feestdaguren, dan kun je toch een ‘nieuwe berekening feestdaguren’ doen. Als je de eigenschappen van een feestdag opent, terwijl de actie Alle workflows starten is uitgevoerd, dan worden de gegevens opnieuw verzameld. De oorspronkelijk gegevens blijven ongewijzigd en de nieuwe gegevens worden apart opgeslagen.

De nieuwe gegevens en het verschil met de oorspronkelijke gegevens zijn zichtbaar in de weergave Verschil uitbetaald en uit te betalen.

Deze weergave is alleen zichtbaar als de actie Alle workflows starten is uitgevoerd en bedoeld voor inzicht achteraf.

Je kunt achteraf niet nog een keer de workflow starten voor de feestdag om automatisch de declaraties te genereren. Als achteraf blijkt dat de medewerker te weinig feestdaguren heeft gehad, dan corrigeer je dit handmatig door deze uren zelf in te boeken.

Verschil uitbetaald en uit te betalen raadplegen:

1. Ga naar: HRM / Flex / Feestdaguren.
2. Open de feestdag.
3. Open de weergave Verschil uitbetaald en uit te betalen.

   Je ziet de nieuwe gegevens en het verschil.

   

   De regels zijn oranje gekleurd als de kolom Wekentoets de waarde Ja heeft en de kolom Verschil een waarde bevat ongelijk aan 0,00. Hiermee wordt de nadruk gelegd op medewerkers die bij de oorspronkelijke gegevens mogelijk nog niet voldeden aan de wekentoets omdat nog niet alle declaraties waren ingeboekt.