Declaraties verwerken en verlonen (Flex)
Je kunt de kandidaat verlonen zodra zijn geboekte declaratie volgens de workflow extern en intern goedgekeurd is.
Voor het verlonen van kandidaten voor declaratieverloning (uitzenden) gebruik je de Declaratiecockpit.
De boekingsdatum is de verwerkingsweek. Profit vult de boekingsdatum bij het aanmaken van de declaratie met de eerst te verwerken periode van het salarisverwerkingsplan (bij declaratieverloning, lees hier meer). Bij het verlonen wordt dit definitief bijgewerkt.
|
Inhoud |
Verwerken, verlonen en betalen
In de Declaratiecockpit zie je de verwerkingsweek.
Je verwerkt in feite twee keer: een keer om de onverwerkte declaratie te verwerken en een keer om de declaratie in het betaalbestand op te nemen.
Declaraties in de declaratiecockpit kunnen de volgende status hebben.
- Niet verwerkt
Declaraties die goedgekeurd zijn door de beoordelaars van declaraties hebben deze status.
- Melding(en)
Declaraties waarvoor een melding is gegenereerd door de Payroll Auditor hebben deze status.
- Verwerkt
Declaraties waarvoor de Payroll Auditor geen melding heeft gegenereerd of waarvoor je de meldingen hebt opgelost, hebben deze status.
- Betaald
Declaraties die je hebt opgenomen in het betaalbestand hebben deze status.
Declaratie verwerken, verlonen en betalen:
- Bepaal eventueel of je eerst loonafspraken wilt actualiseren.
- Ga naar: HRM / Flex / Declaratiecockpit.
- Open de weergave: Te verwerken.
- Selecteer de regel(s) met de nog niet verwerkte declaratie(s).
- Klik op de actie: Verwerken.
Nadat de declaratie de eerste keer is verwerkt, verdwijnt de declaratie uit deze weergave.
De kandidaat kan nu al gefactureerd worden. Er hoeft niet eerst betaald te zijn.
- Open de weergave Te betalen.
- Klik opnieuw op de actie: Verwerken.
Deze tweede keer dat je de declaraties verwerkt, voegt Profit de verwerkte declaraties toe aan het betaalbestand.
Profit meldt voor welk bedrag over hoeveel declaraties een betaalbestand wordt aangemaakt.
- Klik op: Ja.
- Klik op: Opslaan en sluiten.
Als het betaalbestand is aangemaakt, verdwijnt de regel uit de weergave Te betalen en wordt zichtbaar in de weergave Betaald.
- Open de weergave Betaald. Hier zie je nu de regels.
Vervolgens kun je gaan factureren.
Declaraties met melding
Je kunt declaraties die een melding hebben in de declaratiecockpit, waarvan je inmiddels de melding hebt opgelost, multiselect terugzetten naar de status Niet verwerkt. Dit gebruik je vooral als je veel meldingen hebt opgelost.
- Ga naar: HRM / Flex / Declaratiecockpit.
- Open de weergave: Meldingen.
- Selecteer de regels.
- Klik op Meer acties / Terug naar verwerken.
Hiermee zet je de declaraties met status Melding naar Niet verwerkt.
Vervolgens kun je de declaraties weer verwerken.
Als je de melding niet opgelost hebt, omdat er nog iets speelt, krijgt de declaratie weer de status Melding.
Meerdere betaalbestanden
Je kunt per periodeverwerking meerdere betaalbestanden maken zolang de periode nog niet is geaccordeerd in de salarisverwerkingscockpit. Als je bijvoorbeeld dagelijks een betaalbestand wilt maken, accordeer je de periode nog niet na het maken van het eerste betaalbestand.
Je accordeert de periode na de laatste werkdag van de periode.
Periode declaratie en periode verwerking
Periode declaratie wordt bepaald op basis van de datum van de declaratie. Deze datum kan je terugvinden in de eigenschappen van de declaratie op het tabblad Nacalculatie. Als je de periode van de declaratie wilt aanpassen, dan wijzig je de datum van de declaratie.
Periode verwerking is de huidige periode volgens de salarisverwerkingscockpit. Na het accorderen van een periode in de salarisverwerkingscockpit, wijzigt de periode verloning automatisch bij de te verwerken declaraties naar de nieuwe periode. Voor de betaalde declaraties zie je de periode waarin de declaratie is betaald.
Let op:
Als de periode declaratie groter is dan de periode verwerking, dan kan je de declaratie niet verwerken en betalen. Als de periode declaratie kleiner is dan de periode verwerking, dan kan je de declaratie wel meenemen.
Voorbeeld - correcties over 2023
Voor een declaratie die nog voor 2023 is en binnenkomt in 2024, geldt het volgende:
- De periode declaratie heeft betrekking op het jaar 2023. De datum van de nacalculatie bepaalt de kostprijs.
- De financiële periode heeft betrekking op 2024.
- De Payroll periode waar deze declaratie in verwerkt wordt is periode 1 2024.
- De verwerkingsperiode is de actuele periode van 2024.
Loon-in ondersteuning
Binnen de declaratieberekening is een hybride vorm van loon-in en loon-over van toepassing. Kosten en opbrengsten boek je in de periode van verwerking, maar de toewijzing van loon en inhoudingen gebeurt op basis van het tijdvak waarop het betrekking heeft. In Profit betekent dit dat een correctie op een voorgaande periode van invloed is op de cumulatieven vanaf de periode dat de correctie geboekt is, maar dat er voor de correctie gerekend wordt met de rekenregels van de originele periode.
Voorbeeld:
In de eerste 5 perioden zijn deze declaraties geboekt, verwerkt en uitbetaald:
- Periode 1: 400,00
- Periode 2: 400,00
- Periode 3: 400,00
- Periode 4: 400,00
- Periode 5: 400,00
Voor week 2 wordt een correctie van -200 gedaan, waardoor er vervangend 200 wordt uitbetaald. Dit resulteert in:
- Periode 1: 400,00
- Periode 3: 400,00
- Periode 4: 400,00
- Periode 5: 400,00
- Periode 2: 200,00
In de berekening wordt week 2 als het ware aan het eind gezet.
De cumulatieve grondslag inclusief week 2 is 1.800,00
De cumulatieve basis exclusief week 2 is 1.600,00
De vervangende aanwas voor week 2 is 200,00.
De oude aanwas van week 2 was 400,00
Het verschil wordt in de correctie declaratie verwerkt: 200,00 - 400,00 = -200,00
Betaalfrequentie
In de eigenschappen van de medewerker op het tabblad Betaalinstelling kun je de betaalfrequentie selecteren. Een medewerker kan zelf kiezen met welke frequentie het salaris uitbetaald wordt. De medewerker heeft de keuze uit:
- 4-weken
De medewerker krijgt om de 4 weken betaald. De betaling van week 1 t/m 3 wordt hierbij onderdrukt. Dit geldt ook voor een eventuele correctieperioden. In de vierde week wordt de betaling gecumuleerd naar een totaal te betalen bedrag.
Dit is ook mogelijk bij flex-medewerkers gekoppeld aan weekverloning zonder declaratieverwerking. Bij medewerkers gekoppeld aan deze periodetabel wordt de betaling 4 weken vastgehouden, op het moment dat de betaalinstelling op 4 weken staat.
- Periode, dit is de periode uit de periodetabel.
De medewerker krijgt salaris uitbetaald op basis van de periode uit de periodetabel.
In InSite is het veld beschikbaar bij het indienst melden van de medewerker. De medewerker en de managers hebben in InSite de mogelijkheid om de waarde te wijzigen via een medewerkermutatie.
Als de medewerker gedurende de periode wisselt van betaalfrequentie, dan kunnen twee scenario’s zich voordoen:
- Wissel van periode naar 4 weken.
Medewerker krijgt pas betaald als het volgende 4 weken betaalmoment er is.
De al uitbetaalde perioden mogen niet in het 4 weken betaalmoment komen.
Voorbeeld
Medewerker met periodetabel weektabel komt indienst. De eerste twee weken heeft de medewerker betaalfrequentie week. In de derde week wijzigt de medewerker de betaalfrequentie naar 4 weken. Bij het aanmaken van het betaalbestand in het derde week mag geen betaling plaatsvinden. Pas in de vierde week mag de betaling van week 3 en 4 plaatsvinden.
- Wissel van 4 weken naar periode.
Medewerker krijgt betaald bij eerst volgende betaalmoment van de periode.
Ook van de perioden weken die eerder zijn onderdrukt.
Bij elke betaalmoment van de periode wordt gekeken of er nog voorgaande onderdrukte betalingen mee moeten.
Voorbeeld
Medewerker met periodetabel weektabel komt indienst. De eerste twee weken heeft de medewerker betaalfrequentie 4 weken. In de derde week wijzigt de medewerker de betaalfrequentie naar periode. Bij het aanmaken van het betaalbestand in het derde week worden ook de betalingen van week 1 en 2 meegenomen.