Declaraties goedkeuren (Flex)

Als declaraties met door de kandidaat gewerkte uren en gemaakte kosten geboekt zijn, moeten ze goedgekeurd worden voordat er verloond en gefactureerd kan worden.

Declaraties kunnen via de workflow en in specifieke gevallen, buiten de workflow om handmatig goedgekeurd worden.

De workflow moet eerst toegevoegd en ingericht zijn. Raadpleeg ook de informatie over workflowbestemmingen.

Verkooprelatie keurt declaratie goed via workflow (OutSite)

Via de workflow komt de declaratie bij de verkooprelatie in OutSite

De taak met de declaratie verschijnt bij de contactpersoon van de verkooprelatie, die is ingesteld in de plaatsing, in OutSite ter goedkeuring:

Erik heeft de taak gekregen, hij is contactpersoon in de plaatsing

1. Hij opent de declaratie en klikt op de actie Goedkeuren.

   Als de declaratie niet correct is, klikt hij op de actie Afkeuren. De instuurder, maar ook de backoffice, kan de declaratie dan aanpassen.

Het kan voorkomen dat een declaratie extern is goedgekeurd maar dat de nacalculatieregels niet de status 'Goedgekeurd' meer hebben. Dit gebeurt als na externe goedkeuring het verkoopbedrag nog wordt gewijzigd. In dat geval wordt de externe goedkeuring verwijderd.

Relatiebeheerder keurt declaratie goed (InSite)

De relatiebeheerder van de plaatsing keurt in overeenstemming met de workflow de declaratie goed.

1. Open InSite en log in.
2. Open eventueel de taak.
3. Klik op de actie: Goedkeuren.

   Als de declaratie niet correct is, klik dan op de actie Afkeuren. De instuurder, maar ook de backoffice, kan de declaratie dan aanpassen.

Controleer status van declaratie in Profit

Raadpleeg de status van de declaratie in Profit:

1. Open Profit.
2. Ga naar: Projecten / Nacalculatie / Declaratie, weergave Goedgekeurd.

   Je ziet dat de beide Goedgekeurd-velden aanstaan.

Als de declaratie volgens de workflow extern en intern goedgekeurd is, kun je gaan verlonen.

Declaratie Afgekeurd

Het kan zijn dat een declaratie is afgekeurd. Dit zie je dan wel in InSite in het overzicht van de declaraties (status Afgekeurd), maar niet standaard in Profit.

In Profit kun je wel de workflowhistorie van de declaratie raadplegen.

1. Open de declaratie.
2. Ga naar het tabblad: Dossier.
3. Open het dossieritem (van de workflow).
4. Ga naar het tabblad: Workflowhistorie.

Daar zie je bijvoorbeeld dat de declaratie afgekeurd (is geweest).

De regels voor externe en interne beoordeling zijn niet altijd hetzelfde. Als extern afgekeurd wordt, krijgen alleen de regels voor de externe beoordeling de status afgekeurd en niet de interne. Bij interne afkeuring krijgen de interne regels de status afgekeurd.

Als de declaratie is afgekeurd, komt deze terug bij de instuurder. Deze kan hem aanpassen en de declaratie opnieuw insturen.

Ook in de backoffice kan de afgekeurde declaratie aangepast (mits de gebruiker rechten heeft op de taak en Dossier aanpassen er in aan staat) en opnieuw ingestuurd worden.

Declaraties handmatig goedkeuren

Je kunt declaraties handmatig goedkeuren in Profit.

Bij het goedkeuren van een declaratie worden de gekoppelde nacalculatieregels op Geaccordeerd gezet.

Dit kan o.a. bij declaraties die niet via de workflow worden goedgekeurd ook al moet het volgens het permissieschema wel. Dit kan in het geval dat de klant de declaratie al heeft doorgestuurd, maar niet in een importbestand. Dit moet je eerst inrichten.

Ook declaraties die gecorrigeerd of teruggedraaid zijn, moet je vervolgens handmatig goedkeuren (de nieuwe versie, namelijk).

1. Ga naar: Projecten / Projecten / Declaratie.
2. Open de weergave Goed te keuren.
3. Selecteer de declaratie(s).
4. Klik op de actie: Goedkeuren.

Hierna volgen de stappen voor verwerken, verlonen en factureren.

Goedkeuring declaratie ongedaan maken

Het is mogelijk om de goedkeuring van een declaratie ongedaan te maken als deze nog niet verwerkt, verloond of betaald is. Daarna kun je de declaratie en ook de nacalculatieregels wijzigen of verwijderen. Bij het verwijderen van de declaratie worden ook de nacalculatieregels verwijderd.

1. Open Profit.
2. Ga naar:
   • Projecten / Nacalculatie / Declaratie, weergave Alle declaraties.
   • HRM / Flex / Declaratiecockpit, weergave Te verwerken.
3. Selecteer de declaratie met de status Goedgekeurd.
4. Klik op: Meer acties / Goedkeuren ongedaan maken.
5. Klik op Ja bij de melding.
6. Wijzig de declaratie en eventueel de nacalculatieregels.