Declaraties via workflow beoordelen inrichten (Flex)

Een kandidaat kan zijn eigen uren boeken, bijvoorbeeld via InSite. Via welke methode is afhankelijk van de inrichting.

De geboekte uren noemen we in het geval van de kandidaat een declaratie.

De uren worden goedgekeurd via de workflow. Raadpeeg ook de informatie over workflow bestemmingen.

Volg voor het inrichten van het beoordelen van de declaraties via de workflow onderstaande procedure.

Workflow Declaratie beoordelen instellen

De standaard meegeleverde workflow vind je in het type dossieritem Declaratie nacalculatie (Profit). Hier kun je je eigen workflow op baseren.

Zie ook de workflowbeschrijving: Flex, Declaratie nacalculatie

Let op dat je ook het aanpassen van de declaratie nacalculatie inricht als dit nodig is.

1. Ga naar: CRM / Dossier / Inrichting / Type dossieritem.
2. Open het type dossieritem Declaratie nacalculatie (Profit), met nummer -104.
3. Ga naar het tabblad: Workflows.

   Hier zie je één of meerdere workflows. Sowieso de standaard meegeleverde workflow.

4. Voeg een workflow gebaseerd op de meegeleverde workflow toe en wijzig deze eventueel.

   

   Je hebt hier de speciale acties:

   • Goedkeuren intern declaratie nacalculatie - De gebruiker kan de declaratie in InSite goedkeuren. De taak voor het intern goedkeuren gaat standaard naar de Relatiebeheerder die bij de plaatsing is ingesteld.
   • Goedkeuren extern declaratie nacalculatie - De contactpersoon kan de declaratie in OutSite goedkeuren. De taak voor de externe goedkeuring gaat standaard naar de contactpersonen van de kostenplaats/contactpersoon van de plaatsing.
   • Afkeuren declaratie nacalculatie - Degene die de declaratie beoordeelt kan de declaratie afkeuren. Standaard komt de declaratie dan terug bij de Instuurder, die de taak Aanpassen krijgt. Hier kun je eventueel zelf nog andere bestemmingen toevoegen.
   • Opnieuw insturen declaratie nacalculatie - Als afgekeurde uren of kosten aangepast zijn, kan de gebruiker de declaratie opnieuw in de workflow insturen. Hiervoor verschijnt in InSite een melding.
   • Prijzen opnieuw bepalen
5. Voer de wijzigingen door, indien nodig.
6. Als bestemming van de taak kun je ook het Contact declaratie van de plaatsing kiezen.
7. Je kunt toestaan dat de declaratie nacalculatie wordt aangepast op het moment dat deze nog niet is goedgekeurd. Het gaat dan om:
   • Het wijzigen van de uren en kosten in de regels van de declaratie (via doorklikken op de regel nacalculatie in de taak).
   • Wijzigen van de referentie en de kostenplaats via de Direct naar.

   Dit sta je als volgt toe:

   1. Klik op de actie Ter beoordeling (intern).
   2. Vink rechts bij Dossieritem het veld Dossieritem aanpassen aan.

      Daarnaast moet de rol van de gebruiker die de taak krijgt ook geautoriseerd zijn voor de pagina Aanpassen declaratie nacalculatie.

8. Publiceer de workflow.

Workflow koppelen in Instellingen projecten

Vervolgens stel je in welke workflow uit het type dossieritem Declaratie nacalculatie (Profit) (-104) de workflow is die Profit moet volgen.

1. Ga naar: Projecten / Beheer / Instellingen / Project.
2. Ga naar het tabblad: Flex.

   

3. Selecteer bij Declaratie workflow de workflow die Profit moet gebruiken. Als je niets selecteert, gebruikt Profit de standaard workflow Beoordelen declaratie nacalculatie (Profit).
4. Selecteer bij Rekening onbekende kandidaat de grootboekrekening waarop je de kosten voor kandidaten wilt boeken die onbekend zijn.

5. Klik op: Opslaan en sluiten.

Kostenplaats met contactpersonen inrichten voor bestemming workflow extern

De Kostenplaats verkooprelatie stel je apart in in de eigenschappen van de verkooprelatie. Dit kan de verkooprelatie ook zelf via de klantportal.
(Dit is wat anders dan verbijzonderingen; daarbij gaat het namelijk over 'onze' eigen kostenplaats als uitzendbureau).

'Contactpersoon per kostenplaats' is een workflowbestemming. Er kunnen meerdere contactpersonen per kostenplaats zijn. Een declaratiefactuur die binnenkomt verschijnt als taak bij iedere contactpersoon bij de kostenplaats in OutSite. De workflow is Declaratie nacalculatie (Profit) of de actieve kopie daarvan.

• Contactpersonen moeten toegang tot de portal en de rol Medewerker en evt Beheerder hebben.
  Deze zijn in Profit en InSite te onderhouden. In OutSite kan de verkooprelatie ze ook zelf onderhouden
• In OutSite kan de verkooprelatie de verwijderde (geblokkeerde) kostenplaatsen verkooprelatie in een overzicht raadplegen en weer activeren (heractiveren).

Voorwaarde:

Voor het beoordelen van declaratiefacturen via de kostenplaatsen moet de verzamelmethode voor de facturering op een van de kostenplaats-opties zijn ingesteld.

Inrichting:

1. OutSite pagina's toevoegen
2. Kostenplaats toevoegen en Contactpersonen beheren bij kostenplaats
3. Kostenplaats verwijderen/heractiveren
4. Declaratiefactuur

Zie ook:

• Kostenplaats klant (kostenplaats declaratie)

Regels in Permissieschema instellen

Vervolgens moet je de regels in het permissieschema instellen op Beoordelen intern en Beoordelen extern als je dit nog niet gedaan hebt.

Zie:

• Permissieschema

Declaraties niet door de workflow

Het is ook mogelijk om declaraties te boeken die niet door de workflow heen hoeven ook al moet het volgens het permissieschema wel. Dit kan in het geval dat de klant de declaratie al heeft doorgestuurd, maar niet in een importbestand.

Hiervoor is in de boekingslay-out Declaratie en tijdregistratie InSite (Profit) de instelling Goedkeuren via workflow beschikbaar. Deze kun je uitzetten.

Dit geldt ook voor de boekingslay-outs gebaseerd op Nacalculatie per regel waarin het veld Plaatsing is opgenomen. Deze gebruik je bijvoorbeeld voor handmatig uren en kosten boeken namens de kandidaat in de backoffice.

Voeg eventueel verschillende boekingslay-outs toe om de ene keer de nacalculatieregels wél en een andere keer niet via de workflow goed te keuren.

1. Voeg een aparte boekingslay-out toe voor declaraties die niet via het permissieschema door de workflow hoeven.

   Baseer deze op Declaratie en tijdregistratie InSite (Profit) of op Nacalculatie per regel (Profit) met het veld Plaatsing erin. (Alleen als dit veld is opgenomen in de boekingslay-out, komt de actie Indienen declaratie beschikbaar. Deze actie gebruik je om de nacalculatieregels om te zetten naar declaratie.)

2. Vink het veld Goedkeuren via workflow daarin uit.

   

Declaraties aanpassen voor goedkeuring (back-office) inrichten

Vóór goedkeuring kan de declaratie aangepast worden.

De boekingslay-outs voor het wijzigen van ingediende declaraties in Profit zijn: Declaratie nacalculatie (Profit) en Declaratie nacalculatie InSite.

In de meegeleverde boekingslay-outs voor Flex kan men bij itemcode alleen werksoorten en kosten selecteren.

Voor het mogen aanpassen voor declaraties in de workflow in InSite richt je verder de workflow in. Zo moet bij de taak Aanpassen de instelling 'Dossieritem aanpassen' aan staan.

Voor het tonen en aanpassen van de declaratie heb je de volgende sjablonen voor InSite:

• Declaratie nacalculatie (tonen)
• Aanpassen declaratie nacalculatie
• Aanpassen nacalculatie per regel

Voor OutSite heb je: Aanpassen declaratie nacalculatie.

Deze moeten via de juiste rol/functionaliteit geautoriseerd zijn.

• Voor het aanpassen van Factuur referentie en Kostenplaats in de declaratie in InSite moet de gebruiker ook rechten hebben op de Aanpassen declaratie nacalculatie-pagina via de actie Aanpassen. Aangezien die via de workflowtaak-instelling Dossier aanpassen loopt, is dit niet mogelijk bij een declaratie die buiten de workflow om is ingediend. Deze pagina moet actief en geautoriseerd zijn voor de gebruiker in InSite.

Voor Profit moet men ook geautoriseerd zijn op de menukeuzes, tabbladen en acties.