Declaratie wijzigen (back-office)

Het is mogelijk in de back-office Profit en in InSite een geboekte declaratie te wijzigen, bijvoorbeeld omdat de uren in de regel niet kloppen.

Dit kan zolang de declaratie nog niet is goedgekeurd.

Een declaratie kan zich wel of niet in de workflow bevinden.

Als de declaratie zich nog in de workflow bevindt, mag alleen de gebruiker die rechten heeft op de workflowtaak de declaratie wijzigen. Ook moet in de workflow de taak zelf 'Dossieritem aanpassen' aan hebben staan. Dit geldt zowel voor aanpassen InSite als voor aanpassen in Profit. Dit moet je eerst ingericht hebben.

Als de declaratie niet via de workflow loopt, en nog niet is goedgekeurd, mag iedereen in de backoffice (InSite en Profit) de declaratie wijzigen. Overigens kunnen de nacalulatieregels voordat de actie 'Indienen declaratie' is uitgevoerd altijd nog worden gewijzigd.

Als je een declaratie wilt wijzigen ná goedkeuring, kun je de actie Goedkeuren ongedaan maken gebruiken en dan alsnog wijzigen.

Als de declaratie is goedgekeurd en verwerkt (verloond en/of gefactureerd), dan kun je een correctiedeclaratie maken, de declaratie terugdraaien of de declaratiefactuur crediteren.

Declaratie wijzigen, qua uren en kostenplaats

Zie:

• Declaratie wijzigen (Video)
• Nacalculatie wijzigen
• Goedkeuren ongedaan maken
• Corrigeren declaratie via actie Corrigeren
• Goedkeuren en Verlonen van de declaratie

Wijzigen in InSite

Je kunt als back-office medewerker in InSite een nog niet goedgekeurde declaratie wijzigen. Als de declaratie zich nog in de workflow bevindt, kun je dat alleen als je ook rechten hebt op de taak.

In InSite kun je het volgende wijzigen: datum, type, code, omschrijving, aantal, loonprijs in geval van kosten. Ook kun je regels toevoegen, wijzigen en verwijderen.

Een backoffice-medewerker mag op alle items uit de prijsafspraak boeken. Voor kosten kan de backoffice-medewerker ook op items boeken die niet in de prijsafspraak zitten maar wel in de itemset. Bijv. bonus.

Declaratie wijzigen in InSite:

1. Open InSite.
2. Open het Flex-portaal.
3. Raadpleeg de declaraties:

   

   Je ziet de status van de declaraties. Als een declaratie niet via de workflow goedgekeurd wordt, ontbreekt de status.

   Open de declaratie die je wilt wijzigen. Met de status Ter beoordeling of Afgekeurd als het om een declaratie gaat die al in de workflow zit. Of een declaratie zonder status, waarbij het veld Goedgekeurd nog niet is aangevinkt.

   Of je de declaratie dan ook kunt wijzigen, hangt af de instellingen in de workflow (als hij in de workflow zit) en van je autorisatierol.

4. Klik op de actie: Aanpassen.
5. Wijzig Referentie opdrachtgever en/of de Kostenplaats. Of je de kostenplaats kunt wijzigen hangt af van de instelling in de klantovereenkomst.
6. Ga naar het tabblad: Nacalculatie om de uren- of werksoortregel te wijzigen. Je kunt in plaats hiervan ook de actie Aanpassen declaratie nacalculatie gebruiken.
7. Open de uren of werksoort-regel.

   

   Vervolgens zie je de boekingslay-out.

8. Wijzig de declaratie. Je kunt een regel toevoegen, wijzigen of verwijderen.
9. Klik op: Voltooien.
10. Als het om een voorheen afgekeurde declaratie gaat kun je kiezen tussen Declaratie opslaan en Declaratie opnieuw insturen. Bij de laatste optie gaat de declaratie opnieuw de workflow in.

Wijzigen in Profit

In Profit kun je een declaratie wijzigen die nog niet is goedgekeurd. Voor een declaratie die nog in de workflow zit, kun je dat alleen als je ook rechten op de taak hebt.

In Profit kun je meer wijzigen dan in InSite, namelijk: Datum, type, code, omschrijving, aantal, loonprijs bij zowel werksoorten als kosten, factureren/doorbelasten, verlonen, verkoopprijs, kostprijs. Ook mag je regels toevoegen, wijzigen en verwijderen.

Een backoffice-medewerker mag op alle items uit de prijsafspraak boeken. Voor kosten kan de backoffice-medewerker ook op items boeken die niet in de prijsafspraak zitten maar wel in de itemset. Bijv. bonus.

Declaraties handmatig wijzigen (back-office medewerker) in Profit:

1. Open Profit.
2. Ga naar: Projecten / Nacalculatie / Declaratie.
3. Open de weergave Goed te keuren.

   Je ziet de declaraties.

   Maak eventueel eerst de goedkeuring ongedaan, als dat mogelijk is. Bijvoorbeeld als je alleen de uren wilt wijzigen en de declaratie is alleen nog maar goedgekeurd en niet verloond/gefactureerd.

   Het is mogelijk om de goedkeuring van een declaratie ongedaan te maken als deze nog niet verwerkt, verloond of betaald is. Daarna kun je de declaratie en ook de nacalculatieregels wijzigen of verwijderen. Bij het verwijderen van de declaratie worden ook de nacalculatieregels verwijderd.

   1. Open Profit.
   2. Ga naar:
      • Projecten / Nacalculatie / Declaratie, weergave Alle declaraties.
      • HRM / Flex / Declaratiecockpit, weergave Te verwerken.
   3. Selecteer de declaratie met de status Goedgekeurd.
   4. Klik op: Meer acties / Goedkeuren ongedaan maken.
   5. Klik op Ja bij de melding.
   6. Wijzig de declaratie en eventueel de nacalculatieregels.

4. Open de eigenschappen van de declaratie die je wilt wijzigen (en waarbij Goedgekeurd dus niet aan staat).
5. Ga eventueel naar het tabblad: Dossier om te zien of deze declaratie zich in de workflow bevindt.
6. Ga naar het tabblad: Nacalculatie en open de regel. Of klik op de actie: Nacalculatie.
7. Wijzig de declaratie.

8. Klik op: Voltooien.
9. Als het om een voorheen afgekeurde declaratie gaat krijg je de optie Declaratie opnieuw insturen. Hiermee gaat de declaratie opnieuw de workflow in. Als je hier 'nee' kiest, wordt de wijziging alleen opgeslagen.