Journalisering voor Flex-branche inrichten

Om e.e.a. in Profit Financieel juist te kunnen journaliseren, richt je ook onderstaande in (indien van toepassing).

Journaliseren declaraties volgens 4-4-5 methodiek

Je kunt bij declaratieverwerking met weekverloning de loonjournaalpost, kostprijsboeking en omzet van declaraties journaliseren op basis van de 4-4-5 methodiek.

Met deze instelling stelt Profit het veld Boekstukdatum in het salarisverwerkingsplan voor declaratieverwerking zodanig in dat de boekingen in de 13 aaneengesloten weken van een kwartaal samenvallen met de maanden in je financiële administratie. Het gaat dan bijvoorbeeld om week 4, week 8 en week 13 van het eerste kwartaal (de 4e, 4e en 5e week).

Let op:

In een jaar met een 53e week moet je de boekstukdatum handmatig bepalen, ongeacht de gekozen methode. Deze situatie doet zich eens in de paar jaar voor.

Voor vierwekenverloning blijft de boekstukdatum de laatste dag van de periode.

Instellen:

1. Ga naar: HRM / Organisatie / Werkgever.
2. Open de werkgever.
3. Ga naar het tabblad: Voorkeurwaarde Flex.
4. Selecteer bij Methode journalisering de optie Boekstukdatum conform 4-4-5 methodiek.

   

5. Klik op: Opslaan en sluiten.

Zie ook:

• Werkgever inrichten voor journaliseren

Methodiek gedurende het jaar aanpassen

Als je het veld Methode journalisering wijzigt, en het veld ‘Niet journaliseren’ heeft de waarde ‘0’, dan dient de boekstukdatum van salarisverwerkingsplannen die aan onderstaande voorwaarden voldoen, te worden bijgewerkt:

• Salarisverwerkingsplan is gekoppeld aan een periodetabel van product ‘HRM/Payroll’, soort periode ‘Week’ en type salarisverwerking ‘Declaratieverwerking’
• Salarisverwerkingsplan is niet gejournaliseerd.

Bij het aanmaken van een salarisverwerkingsplan of het openen van de eigenschappen salarisverwerkingsplan wordt voor periodetabellen ‘Week’ en type salarisverwerking ‘Declaratieverwerking’ de boekstukdatum (opnieuw) bepaald. Hierbij moet gekeken worden naar de ‘Methode journaliseren’ bij de werkgever.
Alleen als het salarisverwerkingsplan nog niet gejournaliseerd is, wordt de boekstukdatum bijgewerkt. Salarisverwerkingsplannen die eenmaal gejournaliseerd zijn, worden niet meer bijgewerkt.

Kostenplaats verkooprelatie

De kostenplaats verkooprelatie wordt gebruikt bij de verstrekking van de facturen en de accordering van declaraties als er verzameld wordt per kostenplaats. In de kostenplaats koppel je ook een contactpersoon die de declaratiefacturen beoordeelt en aan wie de factuur verstrekt wordt.

Als je dit wilt gebruiken, moet je de tabbladen autoriseren (Project / Verkoop / Verkooprelatie / Kostenplaats, tabbladen Algemeen en Contactpersonen). Dit geldt ook voor de actie Heractiveren kostenplaatsen.

Doordat de verkooprelatie de contactpersonen zelf koppelt is de verkooprelatie ook zelf verantwoordelijk voor de tijdige en correct beoordeling van de facturen.

De contactpersoon die je koppelt:

• Is het contact aan wie de facuur verstrekt wordt, aanvullend op de contactpersonen in de factuur, project en de verkooprelatie (tabblad Algemeen en Digitaal).
• Krijgt via de workflow (bestemming Contactpersonen van de kostenplaats) de factuur als taak te beoordelen.

  Let op:

  Houd hier rekening mee:

• Alle contactpersonen van de verkooprelatie die gekoppeld zijn aan een kostenplaats hebben het recht om de declaraties te beoordelen.
• Het gaat hier om kostenplaats verkooprelatie, niet om verbijzonderingscodes.

Kostenplaats verkooprelatie toevoegen:

1. Ga naar: CRM / Organisatie/persoon / Verkooprelatie.
2. Open de eigenschappen van de verkooprelatie.
3. Ga naar het tabblad: Kostenplaats.
4. Klik op: Nieuw.
5. Vul de code en de omschrijving. Bijvoorbeeld Hoofdkantoor (01).
6. Selecteer bij Contactpersoon factuur een contactpersoon. Als er geen contactpersonen zijn, krijg je in de volgende stap van de wizard de kans om er een toe te voegen.

   Als er gefactureerd wordt volgens een van de verzamelmethodes ‘Per kostenplaats verkooprelatie’ dan wordt de factuur verstrekt aan het Factuurcontact van de kostenplaats.

7. Klik eventueel op Volgende / actie Nieuw contact om een nieuwe contactpersoon toe te voegen.
8. Klik op: Voltooien.
9. Voeg ook de andere kostenplaatsen voor de verkooprelatie toe.

Geplande taken inrichten

Via de geplande taken kun je de acties automatiseren. Deze zijn specifiek voor de Flex-activering:

• Declaraties verwerken
• Mutaties per integratiesoort journaliseren kun je, afhankelijk van je inrichting, bijvoorbeeld Declaratiefacturen, Omzet declaratie of Omzet declaratie afgeboekt journaliseren.

Zie ook:

• Geplande taken gebruiken

Integratiesoorten voor Flex-branche inrichten

Er zijn integratiesoorten speciaal voor de Flex-activering:

• Declaratiefacturen,
• Omzet declaratie of
• Omzet declaratie afgeboekt

Zie ook:

• Inrichten integratiesoorten

Integratierekening en -groep voor Flex-branche inrichten

Eerst bepaal je de grondslag(en) waarop je de integratie wilt.

1. Ga naar: Projecten / Beheer / Instellingen / Integratie Financieel.
2. Open het tabblad: Grondslagen 1.
3. Selecteer bij Grondslag omzetboeking de grondslag. Bijvoorbeeld Integratie-/Artikelgroep.

Afhankelijk van je grondslag bepaal je of je integratiegroepen of projectgroepen als integratierekening moet gaan inrichten.

Rekening Nog te factureren omzet inrichten

Richt de grootboekrekening Nog te factureren omzet (Flex) in. Dit is een tussenrekening. Het dagboek moet van het type Variabel memoriaal zijn, aangezien bij dit proces geen factuurnummer wordt gegenereerd. Het veld btw toestaan mag aan staan.