Overnemen offerte naar nacalculatie

De nacalculatie kun je overnemen vanuit een offerte/voorcalculatie. Profit neemt dan de gegevens van de geselecteerde offerte over naar de nacalculatie. Dit is vooral handig als je de voorcalculatie gebruikt als offerte en je van deze offerte (met eventueel wat wijzigingen) een projectfactuur wilt maken. Op deze manier hoef je voor de nacalculatie niet alle regels opnieuw toe te voegen. Ander voordeel is dat de uren in de nacalculatie ook meteen zichtbaar zullen zijn in de agenda als je de integratie Projecten met de agenda in InSite gebruikt.

Overgenomen voorcalculatieregels hebben de status Overgenomen naar nacalculatie zodat je deze regels kunt onderscheiden en eventueel een filter kunt gebruiken. Dit veld kun je opnemen in de weergave Voorcalculatieregels door de weergave aan te passen. Je kunt dit veld ook opnemen in de boekingslay-out, maar je kunt het veld daar niet wijzigen.

Als je regels overneemt van een project waarvan de einddatum is verstreken of regels die zijn afgemeld dan kopieert Profit deze regels niet. Je krijgt dan een melding.

Geen Profit Ordermanagement

Als je niet beschikt over Profit Ordermanagement dan heb je ook geen voorraadhoudende artikelen en kun je gewoon artikelen overnemen. Ongeacht de status van de voorcalculatie.

Wel Profit Ordermanagement

Als je wel beschikt over Profit Ordermanagement dan kun je alleen niet-voorraadhoudende artikelen overnemen naar de nacalculatie. Je kunt dan het volgende doen met de voorraadhoudende artikelen in je voorcalculatie:

• De voorraadhoudende artikelen (met of zonder voorraadcontrole) afhandelen via een projectbon. Dan wordt de mutatie in de projectbon gemaakt.

Of:

• De voorraadhoudende artikelen (met of zonder voorraadcontrole) handmatig invullen in de nacalculatie waarbij de mutatie in de nacalculatie wordt gemaakt.

Status voorcalculatie

Je kunt een regel van een voorcalculatie met de status 'Onderhanden' overnemen naar de nacalculatie, zo vaak je wilt. Bijvoorbeeld een werksoort of een niet-voorraadhoudend artikel. Hiervoor hoef je de voorcalculatie niet definitief te maken. De voorcalculatie is dan een soort van sjabloon die bijvoorbeeld maandelijks wordt overgenomen naar de nacalculatie. Dan wil je deze niet definitief hoeven te maken.

Wel is het zo dat als je met voorraad- en/of niet-voorraadhoudende artikelen werkt in de voorcalculatie, de voorcalculatie definitief moet zijn om er een pakbon (projectbon) van te kunnen maken. Definitief maken is dus bestemd voor het aanmaken van de projectbon (bij definitief maken worden door Profit de voorraadcontroles gedaan en het bestelvoorstel bijgewerkt indien ingericht).

Voorcalculatie/offerte overnemen naar nacalculatie:

1. Ga naar: Projecten / Voorcalculatie / Voorcalculatie.
2. Selecteer de voorcalculatie(s).
3. Klik op de actie: Overnemen naar nacalculatie.

   Je ziet de regel(s) die je gaat overnemen naar de nacalculatie.

   Regels met voorraadhoudende artikelen worden niet getoond want die kun je niet overnemen naar de nacalculatie. Gebruik daarvoor daarvoor een projectbon.

4. Vink de regels die je niet wilt overnemen uit.
5. Klik op: Volgende.

   

6. Vink Datum planning VC-regel overnemen als datum NC aan als je wilt dat Profit de datum (Datum planning) uit de voorcalculatieregel overneemt naar de nacalculatieregel. Profit haalt hierbij de periode per regel op. Bij een periodewissel worden de voorgaande regels opgeslagen en wordt er verder gegaan in de nieuwe periode.

   Als je dit veld niet aanvinkt dan neemt Profit de datum bij Datum mee naar de nacalculatie. Vul eventueel een andere datum in, standaard wordt de systeemdatum ingevuld.

7. Als je het veld Geldigheidscombinaties controleren aanvinkt dan wordt gecontroleerd of de opgegeven combinaties ook zijn vastgelegd bij de geldigheidscombinaties. In dat geval worden de regels waarvoor geen geldigheidscombinatie is gevonden niet overgenomen naar de nacalculatie. Als je dit veld niet aanvinkt dan wordt de regel zonder controle doorgezet.

   Let op:

   Je kunt de regel niet zomaar wijzigen, omdat de controle daar wel wordt uitgevoerd.

8. Vink Nacalculatie direct accorderen aan als je de nacalculatie meteen wilt accorderen zodat je ze verder kunt verwerken. Je kunt de accordering achteraf nog ongedaan maken. Deze instelling wordt standaard overgenomen uit de instellingen Projecten.
9. Vink Nacalculatie direct gereedmelden aan als je de nacalculatie meteen gereed wilt melden, dit is nodig als je de regels automatisch op regiebasis wilt factureren. Je kunt het gereedmelden achteraf nog ongedaan maken. Je kunt dit veld alleen aanvinken als Nacalculatie direct accorderen ook is aangevinkt. De instelling wordt standaard overgenomen uit de instellingen Projecten.
10. Vink Kostprijzen opnieuw bepalen aan als je bij het overnemen van de offerte, de kostprijs opnieuw wilt bepalen aan de hand van het datumveld. Vink je dit veld niet aan dan wordt de kostprijs overgenomen uit de voorcalculatie.
11. Vink Verkoopprijzen opnieuw bepalen aan als je bij het overnemen van de offerte, de verkoopprijs opnieuw wilt bepalen aan de hand van het datumveld. Vink je dit veld niet aan dan wordt de verkoopprijs overgenomen uit de voorcalculatie.

    Profit maakt dan bij het genereren van facturen (of concepten) per verkooprelatie per project een aparte factuur aan

12. Vul een Factor voor aantal in als wilt dat bij het overnemen van de offerte het aantal wordt vermenigvuldigt met de factor waardoor het verkoopaantal in de nacalculatieregel wordt bepaald.
13. Klik op: Voltooien.