Team wijzigen via de functie Team (Profit)

Je kunt teams raadplegen en wijzigen via de functie Teams.

Je kunt daarbij teamleden overnemen van een ander team, een teamlid vervangen of verplaatsen. Ook kun je teams met teamleden importeren.

Het is ook mogelijk een team te wijzigen via de projecteigenschappen, voorcalculatie en via InSite.

Als je het laatste teamlid uit het team van de werkbon verwijdert, verwijdert Profit het hele team (alleen bij werkbon).

Team uitbreiden

Je kunt teams raadplegen en uitbreiden via de functie Teams.

Team uitbreiden via de Team-functie:

1. Ga naar: Projecten / Team / Team.

   Er zijn drie weergaven: Teams, Teams met gekoppelde projecten en Teams met teamleden.

2. Open de weergave: Teams.

   Hier zie je alle specifieke en algemene teams. Bij specifieke teams is Projectspecifiek aangevinkt. Dit veld kun je niet wijzigen. De specifieke teams zijn bijvoorbeeld samengesteld voor een speciaal project bij één verkooprelatie. Dit zie je ook terug in het aantal projecten waarbij een team betrokken is.

3. Je kunt hier projecten koppelen en ontkoppelen.
4. Open de weergave: Teams met teamleden. Hier zie je alle teamleden (medewerkers en contacten) die aan een team gekoppeld zijn.

   

5. Je kunt teamleden vervangen.

   Je kunt een teamlid binnen een team vervangen. Profit vervangt het teamlid bij alle geselecteerde teams (teams bij geselecteerde projecten) de persoon (met optioneel rol) door het nieuwe teamlid.

   Bij het vervangen van een teamlid houdt Profit rekening met de volgende regels voor teams :

   • Ontstaat door het gewijzigde teamlid een dubbele teamlid/rol combinatie, dan voert Profit de wijziging niet door, maar verwijdert alleen het te vervangen teamlid/rol combinatie.
   • Vervang je het teamlid met de rol interne/externe projectleider, dan wijzigt Profit de projectleider ook in het project.

   Teamlid vervangen:

   1. Ga naar: Projecten / Team / Team.
   2. Klik op: Acties / Vervangen teamlid.
   3. Selecteer de gegevens van het huidige teamlid bij Te vervangen teamlid:
      1. Selecteer Medewerker of Contact bij Type. Selecteer Medewerker als je een interne medewerker wilt vervangen of Contact voor een medewerker van een klant.
      2. Selecteer een waarde bij Organisatie/persoon extern als het te vervangen teamlid een extern contact is.
      3. Selecteer het teamlid.
      4. Selecteer Rol teamlid als je wilt dat het Nieuw teamlid dezelfde rol krijgt als het teamlid dat vervangen wordt. Als je de rol niet invult, dan vervangt Profit het teamlid in alle teams waarin hij voorkomt ongeacht zijn rol.
   4. Selecteer de gegevens van het nieuwe teamlid bij Nieuw teamlid.
   5. Klik op: Volgende.
   6. Vink aan bij welke teams je dit teamlid wilt vervangen.
   7. Klik op: Voltooien.
6. Open de eigenschappen van het team.

   Je ziet de teamleden van het team. Als dit een specifiek team is, kun je het niet generiek maken. Je kunt wel een nieuw generiek team toevoegen en teamleden van het specifieke team overnemen.

7. Vul de Voorkeur werksoort in per teamlidregel, als je dit wilt.

   Profit neemt dan deze waarde over bij het boeken van de nacalculatie op een gekoppeld project door het betreffende teamlid. Bijvoorbeeld stelt de waarde bijvoorbeeld voor bij het handmatig boeken via de kalenderweergave. Of bij het toevoegen van een item aan de vaste lijst bij matrixboeken.

   Je kunt dit naderhand nog wel aanpassen.

   Dit veld kun je alleen invullen in de teamlidregels met interne medewerkers.

8. Klik op: Nieuw als je nieuwe teamleden aan het team wilt toevoegen.

   Profit controleert bij het toevoegen van teamleden of deze niet dubbel voorkomt. Een teamlid (medewerker of contactpersoon) mag maar één keer voorkomen in het team. Ook controleert Profit of de rol Interne projectleider en Externe projectleider beide maximaal maar één keer voorkomt binnen een team.

9. Klik op: Acties / Overnemen teamleden als je teamleden wilt overnemen van een team of voorcalculatie. Voor meer informatie, zie beschrijving Overnemen teamleden.
10. Ga naar het tabblad: Afbeelding.

    Je ziet een afbeelding van dit team of je kunt een afbeelding toevoegen.

Teamleden overnemen

Je kunt de teamleden van een bestaand team of bestaande voorcalculatie overnemen. Profit voegt dan de bijbehorende personen toe aan het huidige team.

Bij het toevoegen van de teamleden houdt Profit rekening met de volgende regels voor teams :

• Persoon/rol teamlid combinatie mag maximaal één maal voorkomen binnen een team.
• Interne en externe projectleider mogen beiden maximaal één maal voorkomen binnen een team.

Overnemen teamleden:

1. Ga naar: Projecten / Team / Team.
2. Open de eigenschappen van het team.
3. Klik op: Acties / Overnemen teamleden.
4. Selecteer het team bij Team als je personen uit een team wilt overnemen.

   Profit toont de personen die in het geselecteerde team zitten.

5. Selecteer de voorcalculatie bij Voorcalculatie als je personen uit een voorcalculatie wilt overnemen.

   De weergave toont alleen de medewerkers die in de geselecteerde voorcalculatie zitten die ook daadwerkelijk werkzaamheden uitvoeren. Dit zijn de medewerkers met voorcalculatieregels waarbij werksoort is ingevuld. Alleen de medewerkers die in dit resultaat staan (ongeacht snelfiltering) neemt Profit over naar het team.

   Komt een medewerker met meerdere werksoorten voor in de voorcalculatie, dan wordt deze zonder voorkeur toegevoegd aan het team.

   Als je een teamlid vanuit de voorcalculatie toevoegt, dan krijgt deze de rol Teamlid. Is de persoon ook projectleider, dan krijgt deze de rol Interne projectleider.

6. Klik op: Voltooien.

   Profit stelt de vraag of de wijzigingen in de betreffende projecten moeten worden doorgevoerd als je het team gebruikt in meerdere projecten.

   1. Klik op: Teamwijzigingen verwerken als je de teamwijzigingen bij het team wilt opslaan en de wijzigingen ook moet doorvoeren in de betreffende projecten. Profit sluit vervolgens het boekingsprogramma.
   2. Klik op: Annuleren als je de teamwijzigingen niet wilt opslaan bij het team. Je komt dan terug bij het boekingsprogramma.

Profit controleert bij het verwerken op dubbele teamleden als op dubbele projectleiders. Profit stopt op de eerste regel waarbij geconstateerd wordt dat de persoon dubbel voorkomt in het team en geeft een melding met de naam van de persoon. Nadat je de regel wijzigt of verwijderd controleert opnieuw op dubbele teamleden/projectleiders bij het voltooien.

Teamlid vervangen

Je kunt een teamlid binnen een team vervangen. Profit vervangt het teamlid bij alle geselecteerde teams (teams bij geselecteerde projecten) de persoon (met optioneel rol) door het nieuwe teamlid.

Bij het vervangen van een teamlid houdt Profit rekening met de volgende regels voor teams :

• Ontstaat door het gewijzigde teamlid een dubbele teamlid/rol combinatie, dan voert Profit de wijziging niet door, maar verwijdert alleen het te vervangen teamlid/rol combinatie.
• Vervang je het teamlid met de rol interne/externe projectleider, dan wijzigt Profit de projectleider ook in het project.

Teamlid vervangen:

1. Ga naar: Projecten / Team / Team.
2. Klik op: Acties / Vervangen teamlid.
3. Selecteer de gegevens van het huidige teamlid bij Te vervangen teamlid:
   1. Selecteer Medewerker of Contact bij Type. Selecteer Medewerker als je een interne medewerker wilt vervangen of Contact voor een medewerker van een klant.
   2. Selecteer een waarde bij Organisatie/persoon extern als het te vervangen teamlid een extern contact is.
   3. Selecteer het teamlid.
   4. Selecteer Rol teamlid als je wilt dat het Nieuw teamlid dezelfde rol krijgt als het teamlid dat vervangen wordt. Als je de rol niet invult, dan vervangt Profit het teamlid in alle teams waarin hij voorkomt ongeacht zijn rol.
4. Selecteer de gegevens van het nieuwe teamlid bij Nieuw teamlid.
5. Klik op: Volgende.
6. Vink aan bij welke teams je dit teamlid wilt vervangen.
7. Klik op: Voltooien.

Teamlid verplaatsen

Je kunt een teamlid verplaatsen naar een ander team. Bij het verplaatsen wordt het teamlid eerst verwijderd uit het ene team en vervolgens toegevoegd aan het nieuwe team. Met deze functie moet je altijd tenminste één team kiezen waar je het teamlid naartoe wilt verplaatsen.

Je kunt de functie gebruiken in de volgende situaties:

• Teamlid uit één team halen en aan één ander team toevoegen.
• Teamlid uit één team halen en aan meerdere andere teams toevoegen.
• Teamlid uit meerdere teams halen en aan één ander team toevoegen.

Teamlid verplaatsen:

1. Ga naar: Projecten / Team / Team.
2. Klik op: Acties / Verplaatsen teamlid.
3. Selecteer de gegevens van het huidige teamlid bij Te vervangen teamlid:
   1. Selecteer Medewerker of Contact bij Type. Selecteer Medewerker als je een interne medewerker wilt verplaatsen of Contact voor een medewerker van een klant.
   2. Selecteer een waarde bij Organisatie/persoon extern als het te verplaatsen teamlid een extern contact is.
   3. Selecteer het teamlid.
   4. Selecteer Teamrol als je wilt dat het te verplaatsen teamlid met die rol verplaatst wordt. Als je de rol niet invult, dan verplaatst Profit het teamlid in alle teams waarin hij voorkomt ongeacht zijn rol.
4. Selecteer de gegevens van het teamlid in doelteam bij Teamrol nieuw.
5. Selecteer de voorkeur werksoort als je een voorkeur werksoort wilt instellen. Je bent niet verplicht een voorkeur in te stellen in de teamrol; je kunt de waarde ook leeg laten, zelf kiezen of bepalen met een voorkeurwaarde via de veldinstellingen.
6. Klik op: Volgende.
7. Vink aan van welke teams je dit teamlid wilt verplaatsen.
8. Klik op: Volgende.
9. Vink aan naar welke teams je dit teamlid wilt verplaatsen.
10. Klik op: Voltooien.

Teamleden importeren met aanmaak nieuw team

Je kunt teamleden importeren.

Bij het importeren van teamleden geldt dat alleen een nieuw team kan ontstaan als de import nieuwe teamleden bevat. Het importeren bevat hiertoe twee velden die je kunt aan- of uitvinken:

• Nieuwe teams (incl. leden) indien niet gevonden
• Nieuwe teamleden toevoegen aan bestaande teams

Als je Nieuwe teams (incl. leden) indien niet gevonden uitvinkt, dan mag de import geen nieuw teamlid aan een bestaand team toevoegen. Als de import een nieuw team aanmaakt dan mag het nieuwe teamlid wel toegevoegd worden.

Als je Nieuwe teams (incl. leden) indien niet gevonden aanvinkt, dan mag de import in alle gevallen een nieuw teamlid aanmaken.

Als je beide import opties uitvinkt, dan kan de import alleen teamwijzigingen in de regel doen.

Het veld Type teamlid moet gevuld worden met code 1 of 2.

Bij het veld Teamlid moet het Contactnummer van het teamlid worden ingevuld.

Teamleden importeren:

1. Ga naar: Projecten / Beheer / Import Project / Teamlid.
2. Zie verder de algemene importbeschrijving.