Inkoopofferte beoordelen via workflow inrichten

Je kunt inkoopoffertes via de workflow laten beoordelen door de juiste gebruikers. Dit doe je bijvoorbeeld om de uiteindelijk geselecteerde inkoopofferte te laten goedkeuren door het Hoofd Inkoop.

Dit moet je instellen in het inkooprelatieprofiel en in de workflow.

Let op:

Als je de workflow gebruikt, wordt bij het definitief maken van een inkoopofferte, de inkoopofferte direct naar de takenlijst van de beoordelende gebruiker gezet. De status wijzigt dan naar Ter beoordeling. De inkoopofferte kan dan dus niet meer gewijzigd worden.

Inkooprelatieprofiel inrichten voor worklfow

In het inkooprelatieprofiel stel je in of de workflow Beoordelen inkoopofferte wel of niet wordt gebruikt. Hierdoor kun je bij bepaalde groepen inkooprelaties of bepaalde administraties wel en bij andere geen gebruik maken van de workflow.

1. Ga naar: Algemeen / Inrichting / Integratie-instellingen / Inkooprelatieprofiel.
2. Open de eigenschappen van een inkooprelatieprofiel.
3. Ga naar het tabblad: Algemeen.
4. Vink Beoordelen inkoopofferte via workflow aan.

   Als je de workflow tijdelijk niet/niet meer wilt gebruiken, vink je dit veld uit. Blokkeren van de workflow is in dit geval niet voldoende.

5. Klik op: Opslaan en sluiten.

Workflow inrichten

De inkoopofferte worden geregistreerd als type dossieritem Beoordelen inkoopofferte (-68). Deze richt je in door o.a. de gebruikersgroepen te koppelen in de workflow die je gaat gebruiken. Met Profit beschik je standaard over een workflow met procuratieschema en een workflow zonder procuratieschema.

1. Ga naar: CRM / Dossier / Inrichting / Type dossieritem.
2. Open de eigenschappen van type dossieritem Beoordelen inkoopofferte.
3. Ga naar het tabblad: Workflows.
4. Open de workflow.

   

   De meegeleverde worklow ziet er zo uit. Je kunt hier zelf wijzigingen in aanbrengen.

5. Klik eventueel op het plus-teken om de volledige workflow te zien.
6. Klik op de taak: Beoordelen inkoopofferte.
7. Stel rechts bij Gebruikers, onder Taak bestemd voor, de gebruiker/gebruikersgroep in aan wie je deze taak wilt toewijzen.
8. Stel eventueel een gebruikersgroep/rol in als workflowmanager voor deze specifieke workflow, afwijkend van de omgevings-workflowtaakmanager. Of stel per taak een afwijkende workflowmanager toe.
9. Publiceer de workflow.
10. Sluit de workflow editor af. 
11. Als je alles hebt ingericht, kun je de inkoopofferte toevoegen.

In Ordermanagement instellingen workflow koppelen

In de ordermanagement instellingen koppel je de workflow:

1. Ga naar: Ordermanagement / Beheer / Instellingen.
2. Ga naar het tabblad: Beoordelen inkoop.

   

3. Selecteer bij Workflow inkoopofferte je eigen workflow of de kopie van de standaard workflow.