Inkooprelatie instellen voor Inkoopofferte

Voor de communicatie via e-mail en/of OutSite moeten de inkooprelaties correct ingesteld zijn.

De inkooprelatie moet een contactpersoon hebben. De contactpersoon moet een werk e-mailadres hebben om de e-mailberichten (uitnodiging voor doen van offerte, etc.) te kunnen ontvangen.

Extra voorwaarden als je ook OutSite gebruikt:

• De contactpersoon moet portaltoegang én de juiste autorisatierol hebben om berichten via OutSite te kunnen raadplegen en insturen.
• De contactpersoon moet als algemene voorkeurs-contactpersoon óf als specifieke contactpersoon voor inkoopoffertes ingesteld zijn.
• Voor de communicatie over inkoopoffertes moet één van de verstrekkingswijzen met 'e-mail' ingesteld staan.

Contactpersoon bij inkooprelatie toevoegen:

1.  Ga naar:
   • Financieel / Crediteur / Crediteur
   • CRM / Organisatie/persoon / Inkooprelatie
   • Ordermanagement / Inkoop / Inkooprelatie.
2. Open de inkooprelatie.
3. Ga naar het tabblad: Contacten.
4. Voeg een nieuwe contactpersoon toe als er nog geen is.

   Of controleer de bestaande contactpersoon zodat deze de juiste gegevens heeft, namelijk:

   • Werk e-mailadres
   • Portaltoegang (eigenschappen contactpersoon, actie Persoon, tabblad Portal toegang).
   • Autorisatierol(len): Medewerker klantportal en/of Beheerder klantportal.

     Ook als je gebruik maakt van de workflows voor de offerteaanvraag, is dit belangrijk. In de workflow Offerteaanvraag, is de taak Ter beoordeling namelijk bestemd voor de 'Medewerker klantportal + Persoon (portal gebruiker)'.

   • Wachtwoord

     Je hebt bij nieuwe contactpersonen die nog geen wachtwoord hebben, twee mogelijkheden:

     - Stel dit als applicatiebeheerder in in de Autorisatie tool bij de nieuwe contactpersoon/portalgebruiker en informeer de contactpersoon.

     - En/of laat de nieuwe contactpersoon op OutSite bij het inloggen een nieuw wachtwoord opvragen.

5. Ga naar het tabblad: Algemeen als je de contactpersoon als voorkeur contactpersoon voor alle communicatie wilt instellen:
   1. Selecteer één van de e-mailopties bij Voorkeur verstrekkingswijze.
   2. Selecteer de zojuist ingestelde contactpersoon bij Contact.

   óf

6. Ga naar het tabblad: Digitaal als je de contactpersoon specifiek als contactpersoon voor de communicatie over inkoopoffertes wilt instellen:
   1. Klik op de actie: Onderhouden.
   2. Selecteer Inkoopofferte bij Type rapport. Deze geldt ook voor de offerteaanvragen.
   3. Selecteer een van de e-mailopties bij Verstrekkingswijze.
   4. Selecteer de contactpersoon bij Contact.

7. Sla de wijzigingen op.
8. Doe dit bij alle inkooprelaties aan wie je een offerteaanvraag wilt sturen.