Inkooporder beoordelen via workflow inrichten

Je kunt inkooporders via de workflow laten beoordelen door de juiste gebruikers, bijvoorbeeld door de budgethouder of het Hoofd Inkoop. Dit gebruik je bijvoorbeeld bij secundaire inkoop voor eigen gebruik.

Voordat je dit kunt gebruiken moet je o.a. het inkooprelatieprofiel, de ordermanagement instellingen en de workflow instellen. Ook stel je in op welke manieren er definitief gemaakt kan worden.

Inkooprelatieprofiel inrichten voor workflow

Per inkooprelatieprofiel stel je in of de workflow wel of niet wordt gebruikt. Hierdoor kun je bij bepaalde groepen inkooprelaties of bepaalde administraties wel en bij andere geen gebruik maken van de workflow.

Voor de inkooprelaties bij wie je inkoopt voor eigen verbruik, secundaire inkoop, bijvoorbeeld, wil je de inkooporders wél via de workflow laten beoordelen. Maar voor je inkooprelaties voor het inkoop-verkoopproces wil je dat niet.

1. Ga naar: Algemeen / Inrichting / Integratie-instellingen / Inkooprelatieprofiel.
2. Open de eigenschappen van het inkooprelatieprofiel of voeg een nieuwe toe, bijvoorbeeld alleen voor secundaire inkoop.
3. Ga naar het tabblad: Algemeen.
4. Vink Beoordelen inkooporder via workflow aan.

5. Klik op: Opslaan en sluiten.
6. Zorg dat het inkooprelatieprofiel aan de juiste inkooprelaties is gekoppeld.

Workflow inrichten

Er zijn meerdere meegeleverde workflows voor het beoordelen van de inkooporder, met en zonder beoordeling via het procuratieschema. De inkooporder workflows gebruiken het type dossieritem Inkooporder (-130).

Hierbij heb je specifieke acties: Goedkeuren inkooporder, Afkeuren inkooporder en Inkooporder verstrekken.

• Als de inkooporder goedgekeurd is via de workflow wijzigt de status van de inkooporder naar actief of deellevering. De status moet na goedkeuren weer terug naar de status van voor goedkeuren. Waren er al artikel geleverd dan zal de status naar ‘Deellevering’ gaan, anders naar ‘Actief’. Ook genereert Profit het rapport ‘inkooporder’ en voegt deze toe als bijlage met bestandsnaam ‘Inkooporder {ordernummer}.pdf’.
• Bij het verstrekken van de inkooporder via de workflow kan Profit de inkooporder verstrekken via e-mail of via xml.

Je kunt gebruikmaken van verschillende specifieke rollen en gebruikersgroepen voor de inkooporder workflow, namelijk: Beoordelaars van inkooporders, Beoordelaars van inkooporders en vervangers, Leidinggevende beoordelaars van inkooporders en Leidinggevende beoordelaars van inkooporders en vervangers. Hiervoor kun je het veld Beoordelaar in de kop van je inkoop boekingslay-out toevoegen en in de workflow gebruiken als rol. Maak eventueel een specifieke boekingslay-out aan voor secundaire inkooporders met beoordeling via workflow.

Workflow inrichten:

1. Ga naar: CRM / Dossier / Inrichting / Type dossieritem.
2. Open de eigenschappen van type dossieritem.
3. Ga naar het tabblad: Workflows.
4. Open de workflow Inkooporder met procuratieschema.

   

   De meegeleverde workflow ziet er zo uit. Je kunt hier zelf wijzigingen in aanbrengen.

5. Klik eventueel op het plus-teken om de volledige workflow te zien.
6. Klik op de eerste taak.
7. Stel rechts bij Gebruikers, onder Taak bestemd voor, de gebruiker/gebruikersgroep in aan wie je deze taak wilt toewijzen.
8. Stel eventueel een gebruikersgroep/rol in als workflowmanager voor deze specifieke workflow, afwijkend van de omgevings-workflowtaakmanager. Of stel per taak een afwijkende workflowmanager toe.
9. Publiceer de workflow.
10. Sluit de workflow editor af. 
11. Koppel vervolgens de juiste workflow.

In Ordermanagement instellingen workflow koppelen

In de ordermanagement instellingen koppel je de workflow:

1. Ga naar: Ordermanagement / Beheer / Instellingen.
2. Ga naar het tabblad: Beoordelen inkoop.

   

3. Selecteer bij Workflow inkooporder je eigen workflow of de kopie van de standaard workflow.
4. Vink Inkooporder direct definitief maken aan om geautomatiseerd toegevoegde inkooporders bijvoorbeeld via het bestelvoorstel, direct de status Definitief te geven.

   Dit werkt dus niet als je handmatig een inkooporder hebt toegevoegd. Daarvoor kun je in de boekingslay-out voor je inkooporders het moment van definitief maken instellen (Altijd, Nooit of Na een vraag).

Moment van Definitief maken instellen

Er zijn drie manieren om een inkooporder die via de workflow loopt, definitief te maken:

• Handmatig via de actie Definitief maken in de inkooporder-weergave. Deze actie moet je autoriseren.
• Automatisch via de instelling voor de automatisch aangemaakte inkooporders (via bestelvoorstel). Dit stel je in via de ordermanagement instellingen.
• Automatisch via de instelling in de boekingslay-out voor de handmatig aangemaakte inkooporders.

Instellen definitief maken bij handmatige inkooporders:

1. Ga naar: Algemeen / Beheer / Boekingslay-out.
2. Open eventueel een boekingslay-out.
3. Maak eventueel een nieuwe aan voor inkooporders die je via de workflow wilt laten lopen, voor secundaire inkoop bijvoorbeeld.
4. Ga naar het tabblad: Algemene instellingen.
5. Ga naar het tabblad: Instellingen 2.
6. Stel bij Direct definitief maken in of dat altijd, nooit of alleen nadat een vraag gesteld is, moet gebeuren bij handmatig, via deze boekingslay-out toegevoegde inkooporders.

Weergave wijzigen voor Status beoordelen

Een inkooporder heeft een status maar het beoordelen via de workflow heeft ook een status: Status beoordeling. Voeg dit veld eventueel toe aan je eigen weergave met inkooporders of voeg een nieuwe weergave toe speciaal voor inkooporders met betrekking tot verbruik.

De velden kunnen de volgende statussen hebben:

Combinatie met workflows voor inkoopofferte of inkoopaanvraag

Als je al gebruikmaakt van het beoordelen van inkoopaanvragen en inkoopoffertes en de inkooporder komt daar vandaan, dan hoeft deze niet nogmaals goedgekeurd te worden via de workflow.

Profit controleert dan of onderstaande velden gelijk zijn:

Als ze gelijk zijn zie je dit in de velden Gelijk aan inkoopaanvraag en Gelijk aan inkoopofferte in de gegevensverzameling inkooporder bij de workflows.

Als ze gelijk zijn, gaat de status van de nieuwe inkooporder naar Akkoord.

Beoordelaar zonder procuratie of verplichting instellen

Het veld Beoordelaar is beschikbaar in de kop van een inkooporder én als bestemming Beoordelaars van inkooporders in de workflow. Deze rol is ook beschikbaar in de workflow voor inkoopfacturen. Gebruik deze als je geen gebruik maakt van verplichtingen of het procuratieschema. In dat geval gebruik je namelijk de beoordelaars daarvan.

1. Vul in dat geval het veld Beoordelaar in een Inkooporder.
2. Maak de inkooporder handmatig definitief als dit niet automatisch gebeurt, zodat deze de workflow in gaat.

   De beoordelaar ziet de taak in InSite bij Alle taken (en niet bij Mijn taken) en keurt de inkooporder goed.