Inkooporder beoordelen via workflow (InSite)

Je kunt inkooporders via de workflow laten beoordelen. Bijvoorbeeld je inkooporders voor eigen verbruiksgoederen, die dan via het procuratieschema worden beoordeeld.

Profit bepaalt of een inkooporder via de workflow moet lopen aan de hand van het inkooprelatieprofiel van de inkooprelatie. Als daarin Beoordelen inkooporder via workflow staat ingesteld, krijgt de inkooporder achtereenvolgens de volgende statussen:

• Concept - automatisch bij aanmaken.
• Definitief - automatisch (via instelling boekingslay-out of instelling Ordermanagement) of handmatig via de actie
• Ter beoordeling.
• Daarna krijgt de inkooporder de normale inkoopstatussen (actief, deellevering, etc.)

Een inkooporder komt in de workflow terecht zodra de order Definitief is gemaakt (via de vraag in de boekingslay-out of handmatig).

Dit moet je eerst inrichten.

Inkooporder toevoegen

1. Voeg een inkooporder toe zoals je gewend bent.
2. Raadpleeg de weergave met inkooporders.

   Je ziet wellicht een aantal inkooporders met de status Concept. Dit gebeurt als je niet hebt ingesteld dat inkooporders direct definitief gemaakt moeten worden.

Inkooporder met Concept-status handmatig Definitief maken

Een inkooporder met status Concept (die dus niet automatisch op definitief is gezet) moet je handmatig definitief maken zodat deze de workflow in gaat.

Je kunt de inkooporder voor definitief maken nog aanpassen, erna niet meer.

1. Selecteer de inkooporder met de status Concept.
2. Klik op de actie: Definitief maken.
3. Klik op: Ja. bij de melding.

   Vervolgens moet de inkooporder beoordeeld worden via de workflow in InSite.

Inkooporder beoordelen via InSite

De juiste gebruiker kan de inkooporder beoordelen in InSite.

1. Ga naar: InSite.
2. Log in.
3. Ga naar: Startpagina / Alle taken.

   InSite kan bij jou anders zijn ingericht, waardoor de omschrijving van de actie anders is.

   Je ziet hier de inkooporder die beoordeeld moet worden.

4. Open de inkooporder.
5. Klik op de actie: Goedkeuren. De inkooporder krijgt nu de status Geaccepteerd.

   Als je op Afkeuren klikt, kan de instuurder de inkooporder in Profit aanpassen en weer definitief maken, om opnieuw te beoordelen.

6. Klik na goedkeuren op de actie: Verstrekken. Profit verstrekt dan via e-mail of via xml.