Nummering in verkoopproces

Je stelt de autonummering voor verkooprelaties en tellers voor de ordernummers in.

Je past de nummering in Profit Ordermanagement aan je wensen aan. Tellers en autonummering lijken sterk op elkaar. Het verschil is, dat je bij autonummering de nummering instelt voor één doorlopende reeks, zoals een reeks organisatienummers. Bij tellers kan er sprake zijn van datumafhankelijkheid: je kunt bijvoorbeeld een teller instellen voor verkoopfacturen met een geldigheid van een jaar. De teller koppel je vervolgens in Profit Financieel aan de verkoopdagboeken.

Let op:

Factuurnummers moeten uniek zijn over de omgeving. In Ordermanagement (dus ook projectfacturen, termijnfacturen e.d.) deelt Profit geen factuurnummer uit dat al bestaat. Bij het controleren of een factuurnummer al bestaat, kijkt Profit ook naar de financiële facturen, dus niet alleen naar de ordermanagement facturen, de projectfacturen en de termijnfacturen. Deze controle vindt over alle administraties plaats.

Met autonummering zorg je ervoor dat organisaties, verkooprelaties, inkooprelaties, e.d. ieder een eigen nummerreeks krijgen. Daardoor zie je direct met welk type je van doen hebt. Nadeel is wel dat als een organisatie in Profit CRM een bepaald nummer heeft, dit nummer in Profit Ordermanagement bij verkooprelaties heel anders is terwijl het om dezelfde organisatie gaat. In de vele zoekvelden, waar je soms direct het nummer van de relatie wilt invullen, moet je nu, afhankelijk van het type een ander nummer invullen. Je moet dan dus twee of drie nummers onthouden waar één nummer kan volstaan. Als je altijd op naam of een ander kenmerk van organisaties en typen daarvan zoekt (bankrekeningnummer, bijvoorbeeld) geldt dit nadeel niet.

Je kunt ook autonummering instellen voor offertes, ordernummers en pakbonnen. Je ziet dan aan de nummers met welk onderdeel van het verkoop- of inkoopproces je te maken hebt. Nadeel hiervan is wel dat een offertenummer heel anders kan zijn dan een ordernummer, en dat in dit geval de relatie tussen de twee statussen weg is. Je bent niet verplicht om het ordernummer automatisch te nummeren, je kunt in de boekingslay-out instellen dat je handmatig het ordernummer invult.