Boekingslay-out instellingen ordertraject
Je voegt eigen boekingslay-outs toe voor het ordertraject. In de boekingslay-outs van het ordertraject leg je een aantal instellingen en controles vast voor het verloop van het ordertraject. Zo stel je bijvoorbeeld in of de kredietlimiet van de betrokken relatie gecontroleerd moet worden, of dat er een minimum/maximum orderbedrag gehanteerd wordt of dat een order altijd in het dossier opgeslagen moet worden etc.
Je stelt dit per boekingslay-out in. Niet in alle boekingslay-outs zijn dezelfde instellingen voorhanden, maar ze komen wel grotendeels overeen.
Altijd blokkeren van offertes en orders instellen
In de boekingslay-out kun je instellen of je orders automatisch wilt blokkeren nadat deze toegevoegd zijn. Je kunt dit instellen voor de order en offerte.
Je blokkeert bijvoorbeeld orders en/of offertes om de kredietwaardigheid van een verkooprelatie te controleren voordat je het order- en/of offertetraject verder afhandelt.
Je kunt ook een aparte boekingslay-out maken waarbij de orders automatisch geblokkeerd worden om bijvoorbeeld de orders of offertes te controleren die toegevoegd zijn door een nieuwe medewerker. De persoon die je geautoriseerd hebt om orders vrij te geven kan dan de toegevoegde orders controleren, eventueel wijzigen en vervolgens vrijgeven.
Let op:
Het blokkeren van orders kun je instellen voor de order en de offerte. In deze beschrijving kun je voor order ook offerte lezen.
De blokkering kan opgeheven worden door iedere gebruiker die geautoriseerd is voor de knop Vrijgeven in de boekingslay-out.
Altijd automatisch blokkeren nieuwe offertes/orders' instellen:
- Ga naar: Algemeen / Beheer / Boekingslay-out.
- Open de eigenschappen van de boekingslay-out voor de order of offerte. Je kunt ook een standaard meegeleverde boekingslay-out selecteren en klikken op de actie Kopiëren.
- Ga naar het tabblad: Algemene instellingen.
- Vink Orders blokkeren aan om orders automatisch te blokkeren bij het voltooien van een order.
- Klik op: Opslaan en sluiten.
Kredietlimiet controleren instellen
In de boekingslay-out kun je instellen of je de kredietlimiet wilt controleren bij het toevoegen van een order. Je kunt dit instellen voor de order en offerte. Het kredietlimiet zelf leg je vast bij de verkooprelatie.
Profit controleert de kredietlimiet via de volgende formule: Kredietlimiet -/- (Openstaand saldo + Bedrag openstaande pakbonnen + Bedrag niet gejournaliseerde facturen + Offerte/Orderbedrag).
In het orderbedrag worden orders met de statussen Concept, Ter beoordeling en Afgekeurd voor de functionaliteit Bestelportal in OutSite niet meegenomen.
Let op:
Het controleren van de kredietlimiet kun je instellen voor de order en de offerte. In deze beschrijving kun je voor order ook offerte lezen.
Voorbeeld:
Kredietlimiet controleren
Een verkooprelatie heeft de volgende gegevens:
- Kredietlimiet: € 5.000
- Openstaand saldo: € 4.000
- Bedrag niet gejournaliseerde facturen: € 400
Het te besteden bedrag van de verkooprelatie is: € 5.000 -/- (4.000 + 400) = € 600. Je kunt nog een offerte of order toevoegen met een waarde van € 600 of minder. Als je een order of offerte toevoegt die hoger is dan € 600, dan meldt Profit dat de kredietlimiet is overschreden en blokkeert Profit eventueel de order of offerte.
Controle kredietlimiet instellen:
- Ga naar: Algemeen / Beheer / Boekingslay-out.
- Open de eigenschappen van de boekingslay-out voor de order of offerte. Je kunt ook een standaard meegeleverde boekingslay-out selecteren en op de actie Kopiëren klikken.
- Ga naar het tabblad: Algemene instellingen.
- Selecteer een waarde bij Overschrijding kredietlimiet hoe je de kredietlimiet wilt controleren:
- Kredietlimiet niet controleren - De kredietlimiet wordt niet gecontroleerd.
- Overschrijding melden -Profit controleert de kredietlimiet. Wordt de kredietlimiet overschreden, dan meldt Profit dit.
- Overschrijding melden en order blokkeren - Profit controleert de kredietlimiet. Wordt de kredietlimiet overschreden, dan meldt Profit dit en blokkeert Profit de order.
- Order blokkeren - Profit controleert de kredietlimiet. Wordt de kredietlimiet overschreden, dan blokkeert Profit de order.
- Klik op: Opslaan en sluiten.
Minimum en maximum bedrag offerte/order controleren
In de boekingslay-out kun je instellen of je orders wilt blokkeren als het orderbedrag onder of boven een bepaald bedrag uitkomt. Je kunt dit instellen voor de order en offerte.
Je hanteert een minimum orderbedrag om te voorkomen dat je hele kleine orders uitlevert. Profit blokkeert orders waarvan het totale orderbedrag lager is dan het ingestelde minimum.
Je hanteert een maximum orderbedrag bijvoorbeeld om grote orders eerst te laten accorderen door een bevoegd persoon. Profit blokkeert orders waarvan het totale orderbedrag hoger is dan het ingestelde maximum. Vervolgens kan een bevoegd persoon de order vrijgeven om daarna de order uit te leveren.
Let op:
Het blokkeren van orders kun je instellen voor de order en de offerte. In deze beschrijving kun je voor order ook offerte lezen.
Minimum en maximum bedrag controle instellen:
- Ga naar: Algemeen / Beheer / Boekingslay-out.
- Open de eigenschappen van de boekingslay-out voor de order.
- Ga naar het tabblad: Algemene instellingen.
- Vul het minimum of maximum bedrag in waarop Profit moet controleren.
- Vul een bedrag in bij Blokkeren als bedrag < om orders te blokkeren waarvan het totale orderbedrag lager is dan het ingevulde bedrag.
- Vul een bedrag in bij Blokkeren als bedrag > om orders te blokkeren waarvan het totale orderbedrag hoger is dan het ingevulde bedrag.
- Klik op: Opslaan en sluiten.
- Selecteer Vraag stellen bij Offerte afdrukken, Offerte in dossier opslaan en Direct definitief maken als je niet wil dat Profit dit altijd automatisch doet.
- Stel het veld Overnemen na vervaldatum in op Nooit als je de offerte nooit wilt overnemen naar een order als de vervaldatum daarvan is overschreden.
- Bepaal of je direct een nieuwe order wilt starten na het opslaan van de huidige.
- Klik op: Opslaan en sluiten.
Order e-mailen instellen
In de boekingslay-out stel je in of je de order automatisch wilt e-mailen bij het voltooien van een order.
Je kunt per boekingslay-out één van de volgende mogelijkheden instellen:
- Altijd - Profit mailt de order altijd direct, zodra je de order voltooit.
- Nooit - Profit mailt de order nooit als je de order voltooit.
- Vraag stellen - Bij het voltooien van de order, stelt Profit de vraag of je de order wilt mailen.
Je kunt dit via de verschillende boekingslay-outs instellen voor alle ordertypes (offerte, order, pakbon, etc.).
Let op:
Of een rapport uiteindelijk wordt gemaild, hangt af van de verstrekkingswijze die is ingesteld bij de verkooprelatie. Alleen de verstrekking de overeenkomt met de instelling daar (e-mailen en/of afdrukken), wordt uitgevoerd.
Order e-mailen instellen:
- Ga naar: Algemeen / Beheer / Boekingslay-out.
- Open de eigenschappen van de boekingslay-out
- Ga naar het tabblad: Algemene instellingen.
- Selecteer een waarde bij Order e-mailen.
- Klik op: Opslaan en sluiten.
Afdrukken order instellen
In de boekingslay-out stel je in of je de order wilt afdrukken bij het voltooien van een order.
Je hebt de volgende mogelijkheden:
- Altijd - Profit drukt de order altijd direct af, zodra je de order voltooit.
- Nooit -Profit drukt de order nooit af als je de order voltooit. Je moet dit achteraf handmatig doen met de actie Afdrukken.
- Vraag stellen - Bij het voltooien van de order, stelt Profit de vraag of je de order wilt afdrukken.
Je kunt dit instellen voor alle ordertypes. Dus dit geldt ook voor de boekingslay-outs van de basisorder, offerte, pakbon en factuur.
Let op:
Of een rapport uiteindelijk wordt afgedrukt, hangt af van de verstrekkingswijze die is ingesteld bij de verkooprelatie. Alleen de verstrekking die overeenkomt met de instelling daar (e-mailen, portal en/of afdrukken), wordt uitgevoerd. Dus als je wilt afdrukken, moet daar ook een optie met afdrukken staan.
Order afdrukken instellen:
- Ga naar: Algemeen / Beheer / Boekingslay-out.
- Open de eigenschappen van de boekingslay-out.
- Ga naar het tabblad: Algemene instellingen.
- Selecteer een waarde bij Order afdrukken.
- Klik op: Opslaan en sluiten.
Zie ook:
Order/offerte/pakbon/factuur altijd in dossier plaatsen instellen
In de boekingslay-out kun je instellen of je de order in het dossier wilt plaatsen bij het voltooien van een order. De order wordt in het dossier van de betreffende verkooprelatie geplaatst in PDF-formaat. Je kunt dit instellen voor alle boekingslay-outs in het ordertraject.
Let op:
Het plaatsen van een order in het dossier kun je instellen voor de basisorder, offerte, order, pakbon, balie-/directfactuur en de verkoopfactuur. In deze beschrijving kun je voor order ook basisorder, offerte, pakbon of factuur lezen.
Order/offerte/pakbon/factuur in dossier opslaan instellen:
- Ga naar: Algemeen / Beheer / Boekingslay-out.
- Open de eigenschappen van de boekingslay-out voor de (basis)order, offerte, pakbon of (balie-/direct)factuur.
- Ga naar het tabblad: Algemene instellingen.
- Selecteer een waarde bij Order in dossier opslaan:
- Altijd: Profit slaat de order in het dossier van de verkooprelatie op bij het voltooien.
- Nooit: Profit slaat de order niet in het dossier van de verkooprelatie op bij het voltooien.
- Vraag stellen: bij het voltooien van een order, stelt Profit de vraag of je de order in het dossier van de betreffende verkooprelatie wilt plaatsen.
- Klik op: Opslaan en sluiten.
Ordernummer handmatig vullen
In de boekingslay-out kun je instellen of je het ordernummer handmatig wilt invullen. Je kunt dit instellen voor alle boekingslay-outs in het ordertraject.
Let op:
Het handmatig nummeren van orders kun je instellen voor de basisorder, offerte, order, pakbon, balie-/directfactuur en de verkoopfactuur. In deze beschrijving kun je voor order ook basisorder, offerte, pakbon of factuur lezen.
Order handmatig nummeren instellen:
- Ga naar: Algemeen / Beheer / Boekingslay-out.
- Open de eigenschappen van de boekingslay-out voor de (basis)order, offerte, pakbon of (balie-/direct)factuur.
- Ga naar het tabblad: Algemene instellingen.
- Vink Handmatig ordernummer aan om het ordernummer handmatig in te vullen. Vink je dit veld niet aan, dan wordt voor het ordernummer autonummering gebruikt.
- Klik op: Opslaan en sluiten.
Offerte direct definitief maken
In de boekingslay-out van de offerte kun je instellen of je offertes direct definitief wilt maken. Dit doe je als het niet nodig is om nieuwe offertes eerst te controleren voordat ze verstuurd worden naar de verkooprelatie.
Je kunt instellen of de offertes nooit, altijd direct definitief gemaakt moeten worden of dat er een vraag gesteld moet worden.
Offerte direct definitief maken instellen:
- Ga naar: Algemeen / Beheer / Boekingslay-out.
- Open de eigenschappen van de boekingslay-out voor de offerte. Je kunt ook een standaard meegeleverde boekingslay-out selecteren en klikken op de actie Kopiëren.
- Ga naar het tabblad: Algemene instellingen.
- Ga naar het tabblad: Instellingen 2.
- Selecteer een waarde bij Direct definitief maken:
- Altijd: Profitprofit maakt de offerte direct definitief bij het voltooien.
- Nooit: Profit maakt de offerte nooit definitief bij het voltooien. Je doet dit achteraf via de beschikbare actie Definitief maken.
- Vraag stellen: Bij het voltooien van een offerte stelt Profit de vraag of je de offerte definitief wilt maken.
- Klik op: Opslaan en sluiten.
Offerte overnemen na vervaldatum
In de boekingslay-out van de offerte kun je instellen of je offertes waarvan de vervaldatum is overschreden wilt overnemen naar een order. Je kunt instellen dat Profit de offertes, waarvan de vervaldatum is overschreden, nooit mag overnemen, altijd mag overnemen of dat Profit een vraag moet stellen.
Offerte overnemen na vervaldatum instellen:
- Ga naar: Algemeen / Beheer / Boekingslay-out.
- Selecteer de boekingslay-out voor de offerte. Je kunt ook een standaard meegeleverde boekingslay-out selecteren en klikken op de actie Kopiëren.
- Open de eigenschappen van de boekingslay-out.
- Ga naar het tabblad: Algemene instellingen.
- Selecteer bij Overnemen na vervaldatum een van deze mogelijkheden:
- Altijd: je kunt de offerte nog overnemen naar een order als de vervaldatum is overschreden.
- Nooit: je kunt de offerte niet meer overnemen naar een order als de vervaldatum is overschreden.
- Vraag stellen: Bij het overnemen van een offerte naar een order stelt Profit de vraag of je de offerte wilt overnemen als de vervaldatum is overschreden.
- Klik op: Opslaan en sluiten.