Inventarisatie inrichten

Als je de voorraad wilt inventariseren in Profit, moet je dit in de artikelgroep instellen. Ook heb je enkele optionele instellingen tot je beschikking die je kunt inrichten.

Wat het inventariseren betreft, moet in de artikelgroep ingesteld staan dat je deze wilt inventariseren.

Verder kun je in de boekingslay-out instellen of je de verwerkte regels wilt tonen en of je al of niet een melding wilt bij het inschakelen van de verificatie.

Ook kun je het mogelijk maken om de inventarisatie op een afwijkend tijdstip te boeken.

Het is ook mogelijk te inventariseren met behulp van een barcodescanner. De algemene inrichting daarvan en de specifieke inrichting voor inventarisatie zijn apart beschreven.

Werkwijze

• Artikelgroep voor inventarisatie instellen
• Boekingslay-out inventarisatie instellen
• Afwijkende boekingsdatum en/of Afwijkend inventarisatietijdstip in stellen

Artikelgroep voor inventarisatie instellen

De artikelgroep moet het inventariseren toestaan. Dit stel je in in de eigenschappen.

Artikelgroep instellen voor inventarisatie:

1. Ga naar: Ordermanagement / Item / Groepering / Artikelgroep.
2. Open de eigenschappen van de artikelgroep die je wilt inventariseren.
3. Ga naar het tabblad: Algemeen.
4. Vink Inventariseren aan.
5. Raadpleeg de grootboeking bij Voorraad. Dit veld is al ingericht.
6. Ga naar het tabblad: Integratie.
7. Raadpleeg de grootboeking bij Rek. voorraadverschil waar de voorraadverschillen op geboekt zullen worden. Dit veld is al ingericht.
8. Klik op: Opslaan en sluiten.
9. Voer deze stappen uit voor alle artikelgroepen die je wilt inventariseren.

Boekingslay-out inventarisatie instellen

Voor het inventariseren kun je twee dingen instellen: of je verwerkte regels al of niet wilt tonen en of je de melding bij het aanzetten van de verificatie wilt uitschakelen.

Inventarisatie instellen in de boekingslay-out:

1. Ga naar: Algemeen / Beheer / Boekingslay-out.
2. Selecteer de boekingslay-out die je gebruikt voor de inventarisatie.
3. Ga naar het tabblad: Algemene instellingen.
4. Vink eventueel Verwerkte regels tonen aan.
5. Vink eventueel Geen bevestig. vragen bij inschakelen verificatie aan.
6. Klik op: Opslaan en sluiten.

Afwijkende boekingsdatum en Afwijkend inventarisatietijdstip

Normaal krijgen de journaalposten van de inventarisatie (voorraadmutatie) als boekingsdatum de systeemdatum mee maar je kunt hier ook van afwijken.

Er zijn twee velden die te maken hebben met het instellen van het moment van boeking van de inventarisatie. Dit zijn:

• Afwijkende datum boeking

  Dit veld gebruik je om de verschillen in de voorraad op een andere datum (bijvoorbeeld inventarisatie in januari, boeking in december van het voorgaande jaar) te journaliseren dan waarop ze zijn vastgesteld. Tijdens het inventariseren worden de voorraadmutaties bijgehouden door Profit. Dit veld is al opgenomen in de standaard Inventarisatie (Profit) boekingslay-out.

• Afwijkend inventarisatie tijdstip (Afw. inv. tijdstip)

  Dit veld gebruik je om in te stellen dat de voorraadverschillen geboekt worden nadat een ander proces (bijv. verwerking van de voorraadmutaties uit een applicatie van derden in Profit) voltooid is. Het gaat hier vaak om een dag rond de inventarisatie zelf, maar op een specifiek tijdstip. Reden kan zijn dat tijdens de inventarisatie Profit niet zelf de voorraadmutaties bijhoudt. Bijvoorbeeld:

  • Gedurende de dag vinden er verkopen plaats, geregistreerd door het kassa-systeem (voorraad neemt af, maar Profit weet hier niets van)
  • 's Avonds wordt er geïnventariseerd (Profit neemt nog aan dat de voorraad gelijk is aan de ochtend)
  • 's Nachts wordt de info van de kassa’s naar Profit teruggekoppeld (voorraadmutaties)

  Door nu het inventarisatietijdstip te verplaatsen ná het moment van terugkoppeling (vaak is dit rond 02:00 volgende ochtend), klopt de voorraad op dat moment en klopt ook de geïnventariseerde voorraad.

Als je hebt ingesteld dat er een Afwijkend inventarisatie tijdstip is, dan wordt het werkelijke verschil uit de mutaties berekend op het moment van openen van de inventarisatie. Pas als het ingevulde afwijkende inventarisatietijdstip is verstreken, kun je de inventarisatie accorderen.

Het veld met het afwijkend inventarisatie tijdstip (Afw. inv. tijdstip) moet je zelf toevoegen aan de boekingslay-out.

Veld toevoegen aan boekingslay-out:

1. Ga naar: Algemeen / Beheer / Boekingslay-out.
2. Filter op 'inventarisatie'.
3. Open je eigen boekingslay-out die je gebruikt voor de inventarisatie of voeg een nieuwe toe gebaseerd op de Profit-boekingslay-out.
4. Voeg het veld toe aan de kop van de boekingslay-out volgens de normale procedure.

Zie ook

• Inventarisatie via barcodescanner inrichten
• Inventariseren