Inventarisatie
Zowel in Profit Ordermanagement als in Profit Projecten is het mogelijk om voorraad bij te houden van artikelen.
Als je voorraad bijhoudt is het nodig dat je regelmatig, bijvoorbeeld één keer per jaar, inventariseert. Daarbij ga je na of wat er in Profit staat geregistreerd als voorraad, overeenkomt met de werkelijkheid. Als je daarvoor de functie Inventarisatie gebruikt, verwerkt Profit de eventuele voorraadverschillen direct als je je voorraad journaliseert.
Beschrijving
Bij het inventariseren wordt de voorraad in Profit vergeleken met de geïnventariseerde werkelijke voorraad. Profit verwerkt het eventuele voorraadverschil daarna automatisch en journaliseert het naar Profit Financieel.
Tijdens het inventariseren, het tellen van de voorraad, kun je gewoon doorwerken in Profit.
Het proces van de inventarisatie ziet er schematisch als volgt uit:
Eerst voeg je een inventarisatie toe, waarin je filtert welke items je wilt inventariseren. Vervolgens druk je de inventarisatielijst af en vult deze in met de daadwerkelijke aanwezige aantallen van de items.
Het invoeren van de gevonden aantallen verloopt in twee delen: het verifiëren en het accorderen. Bij het 'verifiëren' vul je de gevonden aantallen in en controleert Profit of er voorraadverschillen zijn. Bij het 'accorderen' geef je aan dat de gevonden aantallen en verschillen daadwerkelijk juist zijn, zodat Profit mutaties voor de eventuele voorraadverschillen genereert, zodat je met één druk op de knop de journaalposten van de voorraadverschillen doorboekt naar Profit Financieel.
Niet alle artikelen kun je inventariseren, alleen de artikelen waarvan voorraad wordt bijgehouden en waarbij in de gekoppelde artikelgroep aangegeven is dat er geïnventariseerd mag worden.
Let op:
Een artikel met voorraad nul (0) verschijnt niet in de inventarisatie. Je kunt deze later nog wel toevoegen aan de inventarisatie.
Een artikel dat nog voorkomt in een inventarisatierun die nog niet volledig geaccordeerd is, zal niet voorkomen in een nieuwe inventarisatie.
Artikelen met voorraad nul (0) worden wel meegenomen als 'Nul-regels tonen' is aangevinkt.
In de eigenschappen van de artikelgroep moet het veld Inventariseren aanstaan.
Je kunt vrije velden toevoegen aan de inventarisatie en de inventarisatieregels. Deze vrije velden voeg je toe via de Management Tool.
Je kunt de datum waarop de inventarisatie-journaalposten geboekt worden, zelf bepalen. Hiermee kun je bijvoorbeeld de inventarisatie begin januari starten maar eind december van het voorgaande boekjaar boeken. In de kop van de Inventarisatie heb je daarom het veld Afwijkende datum boeking. Dit veld is vrij in te vullen met de beperking dat de datum maximaal drie maanden in het verleden of in de toekomst mag liggen.
Tijdens het inventariseren kun je gewoon doorwerken in Profit. Dit omdat bij iedere actie in een inventarisatie de datum en het tijdstip van de actie vastgelegd wordt. Door te inventariseren op basis van een datum en een tijdstip, kan Profit rekening houden met de tussenliggende voorraadmutaties van de artikelen die geïnventariseerd worden.
Voorbeeld: Inventariseren waarbij doorgewerkt wordt in Profit
Je maakt een inventarisatie aan op 26-05-2015 om 10:52 uur voor o.a. het artikel Server behuizing (1006). Dit artikel heeft 19 stuks op voorraad. Vervolgens wordt er om 11:00 uur een pakbon toegevoegd waarin het artikel Server behuizing aanwezig is met 3 stuks. Als je om 11:10 uur het artikel inventariseert is het verwachte aantal volgens de inventarisatie 19 stuks. Omdat er 3 stuks geleverd zijn, nadat de inventarisatie is toegevoegd, zul je er 16 stuks tellen (ervan uitgaande dat er verder geen voorraadverschillen aanwezig zijn). Deze 16 stuks vul je in op de inventarisatielijst.
Op het moment dat je de regel verifieert in Profit, geef je eerst de datum en het tijdstip (11:10) van de inventarisatie in, vervolgens vul je het gevonden aantal van 16 stuks in en verifieert de regel. Profit controleert of tussen het tijdstip waarop de inventarisatie is aangemaakt (om 10:52) en het tijdstip waarop de regel geverifieerd wordt (om 11:10) nog voorraadmutaties hebben plaatsgevonden voor het betreffende artikel. Profit vindt nu de 3 stuks die tussen dat tijdstip zijn geleverd. Het werkelijke aantal wordt direct aangepast in de inventarisatie (werkelijke aantal wordt 16 stuks i.p.v. 19 stuks). De voorraad in Profit komt dus overeen met de werkelijke voorraad, hierdoor vindt er geen journaalpost voor voorraadverschillen plaats.
Een inventarisatie kan de volgende statussen hebben:
- Nieuw
Bij het toevoegen van een nieuwe inventarisatie krijgt de inventarisatie automatisch de status Nieuw. De datum en het tijdstip waarop de inventarisatie is aangemaakt, wordt ook opgeslagen. Geen enkele inventarisatieregel is nog geverifieerd of geaccordeerd. Het is nu nog mogelijk om de sortering van de inventarisatie aan te passen.
- Gedeeltelijk geverifieerd niet geaccordeerd
Er zijn inventarisatieregels geverifieerd, maar er is geen enkele regel geaccordeerd. Het is vanaf nu niet meer mogelijk om de sortering van de inventarisatie aan te passen.
- Gedeeltelijk geaccordeerd
Er zijn inventarisatieregels geverifieerd, waarbij er ook al één of meerdere regels aanwezig geaccordeerd zijn.
- Geaccordeerd
Alle inventarisatieregels zijn geverifieerd en geaccordeerd. De inventarisatie is hiermee afgesloten.
Voorbereiding
- Inventarisatie inrichten
Als je de voorraad wilt inventariseren in Profit, moet je dit in de artikelgroep instellen. Ook heb je enkele optionele instellingen tot je beschikking die je kunt inrichten.