Inventarisatie verifiëren en accorderen

Nadat je de voorraad hebt geteld in het magazijn/op de locatie, vul je de gevonden aantallen of verschillen in Profit in. Het invullen van een inventarisatieregel heet verifiëren. De geverifieerde regels kun je daarna accorderen.

Bij het verifiëren van een inventarisatieregel vul je de datum en het tijdstip van de inventarisatie in en het gevonden aantal of het gevonden verschil. Profit controleert dan of er tussen het tijdstip dat de inventarisatie is aangemaakt en het tijdstip dat er geïnventariseerd is, nog voorraadmutaties hebben plaatsgevonden. Vervolgens bepaalt Profit of er een voorraadverschil is.

Bij het accorderen wordt, als er een voorraadverschil is geconstateerd, een mutatie voor het voorraadverschil geboekt. De journaalpost hiervan komt met het voorraadverschil in het betreffende dagboek in Profit Financieel.

Je kunt het verifiëren en het accorderen van inventarisatieregels door verschillende gebruikers uit laten voeren (functiescheiding). Je kunt deze taken ook uit laten voeren door één gebruiker, maar dan moet deze gebruiker wel geautoriseerd zijn voor de actie Accorderen regels in de boekingslay-out.

Bij standaardartikelen kun je in het hoofdscherm de aantallen in de regels wijzigen, verifiëren en accorderen. Bij partij- en of serienummerartikelen kun je alleen in de detailregels de aantallen wijzigen, niet op de hoofdregel. Je verifieert partij- en of serienummerartikelen op de hoofdregel door het veld Geverifieerd aan te vinken, maar je kunt ook per partij of serienummer verifiëren, door de betreffende hoofdregel te selecteren en vervolgens op de actie Detailregels te klikken. De geverifieerde regels kun je accorderen door helemaal onderin het hoofdscherm op Accorderen regels te klikken.

Als je hebt ingesteld dat er een Afwijkend inventarisatie tijdstip is, dan wordt het werkelijke verschil uit de mutaties berekend op het moment van openen van de inventarisatie. Pas als het ingevulde afwijkende inventarisatietijdstip is verstreken, kun je de inventarisatie accorderen.

Inventarisatie verifiëren:

1. Ga naar: Ordermanagement / Voorraad / Inventarisatie.
2. Open de eigenschappen van de inventarisatie.

   De boekingslay-out voor de inventarisatie verschijnt.

3. Selecteer in de staart van de boekingslay-out bij Geïnventariseerd door de gebruiker die de regel geïnventariseerd heeft.
4. Vul in de staart van de boekingslay-out bij Datum de datum in waarop de regel geïnventariseerd is.
5. Vul bij Tijd in de staart van de boekingslay-out het tijdstip in waarop de regel geïnventariseerd is.

   Let op: 

   Als je de velden Geïnventariseerd door, Datum en Tijd in de staart van de boekingslay-out NIET invult, dan wordt standaard de waarde overgenomen vanuit de velden Standaard geïnv. door, Standaard datum en Standaard tijd uit de kop van de boekingslay-out.

   Deze velden in de kop van de boekingslay-out worden gevuld met de gebruiker die de inventarisatie heeft toegevoegd en de datum en het tijdstip waarop de inventarisatie is toegevoegd.

6. Vul per regel bij Gevonden aantal het gevonden aantal op voorraad in. Dit is het daadwerkelijke aantal op voorraad dat is vastgesteld tijdens de inventarisatie. Als je alleen de verschillen hebt vastgelegd, kun je bij Gevonden verschil de daadwerkelijke verschillen invullen.

   Als het om een serienummer, partijnummer of artikel met artikeldimensies gaat, wijzig je het aantal in het subscherm.

   1. Klik op: het serienummer-, partij- of artikeldimensie-artikel.
   2. Vul de velden in. de staart.
   3. Klik op de actie: Detailregels.
   4. Wijzig het aantal bij Gevonden aantal.
   5. Klik op: Opslaan en sluiten.
7. Je kunt ervoor kiezen om het totaal aantal aangetroffen artikelen in te vullen bij Gevonden aantal, of om alleen de verschillen in de boekingslay-out in te vullen bij Gevonden verschil.

   De velden Werkelijk aantal en Werkelijk verschil in deze weergave gebruikt Profit om tussentijdse af- en opboekingen en andere voorraadmutaties mee te verwerken. Het gaat hier dus om de werkelijke aantallen zoals deze ten tijde van de accordering zijn. Als je bijvoorbeeld artikelen verkocht hebt terwijl de inventarisatie uitgevoerd wordt, is dit aantal lager dan het verwachte aantal. Bij het accorderen kijkt Profit wanneer de run is aangemaakt en geaccordeerd en neemt vervolgens alle tussentijdse mutaties mee.

8. Vink Geverifieerd achter de regel aan om aan te geven dat de inventarisatieregel afgehandeld is. Klik op 'Ja' als je bij samengestelde artikelen de vraag krijgt of je onderliggende regels ook op Geverifieerd wilt zetten.
9. Herhaal dit voor alle regels.
10. Klik op: Opslaan en sluiten.

Je kunt de wijzigingen tussentijds opslaan door op Opslaan te klikken. Je slaat dan wijzigingen op zonder dat je de boekingslay-out afsluit.

Inventarisatie accorderen:

Nadat je de aantallen/verschillen ingevuld en de regels geverifieerd hebt, accordeer je de regels. Hiermee geef je aan dat de geverifieerde regels zijn goedgekeurd en dat Profit de eventuele mutaties voor de voorraadverschillen moet boeken.

Inventarisatie accorderen:

1. Ga naar: Ordermanagement / Voorraad / Inventarisatie.
2. Open de gewenste inventarisatie..
3. Klik op de actie: Accorderen regels, onderaan de boekingslay-out.
4. Klik op: 'Ja' bij de vraag of je de geverifieerde regels wilt verwerken in de voorraad. Hierna kun je de aantallen in de inventarisatieregels niet meer wijzigen.

   Alle regels als totaal krijgen nu de status Geaccordeerd.

5. Klik op: Opslaan en sluiten. 

Je ziet dat de inventarisatieregel als totaal ook de status Geaccordeerd heeft gekregen.