Artikeldimensies inrichten

Naast de niveaus waarop je de voorraad van artikelen kunt raadplegen, kun je voorraad bijhouden op basis van artikeldimensies die je zelf toevoegt.

Een artikeldimensie is een kenmerk waarop je per artikel voorraad kunt bijhouden.

Je wilt bijvoorbeeld de voorraad schoenen kunnen raadplegen per Maat en/of Kleur. Per artikeldimensie voeg je waarden toe. Daarmee kun je zien of je van maat 38 nog genoeg op voorraad hebt.

Je voegt eerst de nieuwe artikeldimensie toe en vervolgens voeg je in de eigenschappen daarvan de verschillende codes toe. Vervolgens stel je per artikel in op welke dimensie (maximaal twee) je voorraad wilt bijhouden. Daarna voeg je eventueel prijzen en kortingen per artikeldimensiecode toe. In alle boekingslay-outs die je gebruikt in het inkoop- en verkooptraject voeg je daarna de velden Artikeldimensiecode 1 en Artikeldimensiecode 2 toe zodat altijd bij het boeken de dimensiecode van het artikel ook ingevuld wordt. Je kunt ook de meegeleverde geavanceerde boekingslay-outs gebruiken.

Artikeldimensies activeren

Deze functionaliteit is niet standaard beschikbaar, je moet hiervoor een activering inschakelen. Schakel de activering bij voorkeur in aan het einde van de werkdag of in het weekend. Tijdens het activeringsproces kan namelijk een conversie plaatsvinden en tijdens deze conversie kunnen de medewerkers niet in Profit werken. Het is aan te raden een nieuwe activering eerst te testen in een testomgeving, voordat je deze doorvoert in de productie-omgeving.

Naam van de in te schakelen activering:

• Artikeldimensies

Stappen om een activering in te schakelen

Artikeldimensie autoriseren

Nadat je de functionaliteit hebt geactiveerd, moet je de menukeuze Artikeldimensie autoriseren.

Menukeuze 'Artikeldimensie' autoriseren:

1. Ga naar: Algemeen / Beheer / Autorisatie tool.
2. Selecteer links de gebruiker/-sgroep.
3. Ga naar het tabblad: Onderhoud gebruikers.
4. Ga rechts naar het tabblad Menu.
5. Ga naar: Ordermanagement / Item / Inrichting / Artikeldimensie.
6. Vink de menukeuze Artikeldimensie aan..
7. Ga naar: Ordermanagement / Beheer / Import item.
8. Autoriseer de menukeuzes voor het importeren van artikeldimensies: Artikeldimensie en Artikeldimensie per item.
9. Sluit de Autorisatie tool. 
10. Klik op: Ja bij de vraag of de omgeving opnieuw geopend moet worden.

Artikeldimensie toevoegen

Je voegt eerst de nieuwe artikeldimensie toe en vervolgens voeg je in de eigenschappen daarvan de verschillende waarden (codes) toe.

Als je de matrix gaat gebruiken voor het selecteren van de artikelen op grond van artikeldimensie, kun je maximaal een 50 dimensiecodes gebruiken. Wel is het dan nog mogelijk de codes direct in de orderregel in te vullen. Maar als je dus snel een artikel met meerdere dimensiecodes via de matrix wilt boeken, adviseren we je er minder dan 50 te hanteren.

Artikeldimensie toevoegen:

1. Ga naar: Ordermanagement / Item / Inrichting / Artikeldimensie.
2. Klik op: Nieuw. 
3. Vul Artikeldimensie met een korte omschrijving, bijvoorbeeld Kleur.
4. Vul bij Omschrijving een uitgebreide omschrijving in, bijvoorbeeld Kleur van de computer.
5. Klik op: Voltooien. 

Artikeldimensie vullen met dimensiecodes:

1. Open de eigenschappen van de zojuist toegevoegde artikeldimensie.
2. Ga naar het tabblad: Dimensiecodes.
3. Klik op: Nieuw. 
4. Vul bij Artikeldimensiecode een afkorting of korte omschrijving van de waarde toe, bijvoorbeeld Wit.
5. Bij Omschrijving voeg je bijvoorbeeld Kleur wit toe.
6. Bij Presentatievolgorde vul je een cijfer in waarmee je bepaalt op welke positie dit veld getoond wordt in de artikeldimensiematrix. De artikeldimensiematrix is de invoertabel die je kunt gebruiken om snel artikelen met dezelfde itemcode maar verschillende artikeldimensiecodes te boeken.
7. Vink Blokkeren voor alle artikelen aan als je niet wilt dat gebruikers de code direct overal gebruiken. Je moet dan per artikel waar je de code wilt gebruiken, de code deblokkeren voordat te gebruiken is in het inkoop- en verkooptraject. Als je dit veld uitvinkt, kan de code direct overal geselecteerd worden.
8. Klik op: Voltooien. 
9. Voeg op dezelfde manier verschillende dimensiecodes toe. 

Vervolgens ga je de artikeldimensiecodes instellen bij de artikelen.

Artikeldimensie instellen bij artikel

Naast de niveaus waarop je de voorraad van artikelen kunt raadplegen, kun je voorraad bijhouden op basis van artikeldimensies die je zelf toevoegt. Je wilt bijvoorbeeld de voorraad computers kunnen raadplegen per kleur en/of geheugengrootte.

Je kunt bij een artikel (een computer) maximaal op twee dimensies de voorraad bijhouden. Je kunt bij een artikel aangeven of één of twee dimensies wilt koppelen en welke dimensies dat dan zijn. Het moet natuurlijk om een voorraadhoudend artikel gaan.

Nieuw artikel toevoegen met artikeldimensies:

1. Ga naar: Ordermanagement / Item / Artikel.
2. Klik op: Nieuw. 
3. Vul de velden in.
4. Selecteer bij Artikelgroep een groep waarbij voorraad bijgehouden kan worden.
5. Vink Voorraad bijhouden aan. Je wilt immers de voorraad op de dimensie raadplegen.
6. Vul de overige velden in.
7. Klik op: Volgende. 
8. Selecteer bij Artikeltype of je op één of twee typen dimensies wilt bijhouden. Twee is het maximum. Dus bij 1 artikeldimensie vul je onderin één dimensie in, bij 2 artikeldimensies tweemaal. Die velden worden vervolgens instelbaar.
9. Selecteer Normaal Artikel bij Type subartikel.
10. Selecteer bij de velden met Artikeldimensie de dimensie(s) waarop je bij dit artikel voorraad wilt bijhouden. Bijvoorbeeld Model en Kleur.

    Let op: 

    De prijs/korting bij Artikeldimensie 1 heeft voorrang boven de prijs/korting bij Artikeldimensie 2. Selecteer bij gebruik van twee artikeldimensies daarom de belangrijkste bij Artikeldimensie 1.

11. Voltooi de 'Nieuw artikel'-wizard.

Bestaand artikel wijzigen om dimensies in te stellen:

Let op: 

Om bij een bestaand artikel dimensies bij te gaan houden, moet je het artikeltype wijzigen. Het wijzigen van het artikeltype kan echter alleen als er nog geen mutaties bij het artikel zijn geweest. Zodra er een mutatie is geweest bij het artikel, kan dit veld niet meer gewijzigd worden en zul je een nieuw artikel toe moeten voegen.

1. Ga naar: Ordermanagement / Item / Artikel.
2. Open de eigenschappen van het artikel.
3. Ga naar het tabblad: Algemeen.
4. Selecteer bij Artikelgroep een groep waarbij voorraad houden mogelijk is.
5. Vink Voorraad bijhouden aan.
6. Ga naar het tabblad: Artikeltype.
7. Selecteer bij Artikeltype of je op één of twee typen dimensies wilt bijhouden. Twee is het maximum. Dus bij 1 artikeldimensie vul je onderin één dimensie in, bij 2 artikeldimensies tweemaal. Die velden worden vervolgens instelbaar. (Wijzigen van het artikeltype is alleen toegestaan als er nog geen mutaties zijn geweest bij dit artikel.)
8. Selecteer op welke dimensies de voorraad moet worden bijgehouden bij Artikeldimensie 1 en Artikeldimensie 2.

   Let op: 

   De prijs/korting bij Artikeldimensie 1 heeft voorrang boven de prijs/korting bij Artikeldimensie 2. Selecteer bij gebruik van twee artikeldimensies daarom de belangrijkste bij Artikeldimensie 1.

9. Klik op: Opslaan en sluiten. 

Vervolgens ga je de artikeldimensievelden toevoegen aan de boekingslay-outs die met de voorraad te maken hebben.

Code artikeldimensie (de)blokkeren bij artikel

e kunt toestaan/voorkomen dat een bepaalde code van een dimensie gebruikt wordt bij het artikel in het inkoop- en/of verkooptraject. Je hebt bijvoorbeeld op artikeldimensie Kleur de code geel, maar deze kleur is alleen beschikbaar bij het artikel muismat, maar nergens anders. Dan wil je niet deze code per ongeluk wordt geselecteerd bij een ander artikel.

Je kunt dit instellen bij het toevoegen van de nieuwe code. Vervolgens deblokkeer je de code alleen bij het specifieke artikel.

Je kunt per artikel de code blokkeren. Dit doe je als de code bij alle artikelen geactiveerd is.

Code artikeldimensie (de)blokkeren voor inkoop en/of verkoop:

1. Ga naar: Ordermanagement / Item / Artikel.
2. Open de eigenschappen van het artikel.
3. Ga naar het tabblad: Artikeldimensies.
4. Selecteer de regel(s) met de code(s) die je niet wilt dat gekozen worden in het inkoop- en verkooptraject.
5. Klik op de actie: Blokkeren als je de code(s) bij dit artikel niet selecteerbaar wilt maken in het in- en verkooptraject. (Je kunt dit ook in de code specifiek voor inkoop of verkoop aan of uit zetten).
6. Klik op de actie: Deblokkeren als je de geselecteerde code(s) bij dit artikel beschikbaar wilt maken in het in- en verkooptraject.
7. Klik op Ja bij de vraag.
8. Klik op: OK.

Code artikeldimensie alleen voor inkoop of verkoop (de)blokkeren:

1. Ga naar: Ordermanagement / Item / Artikel.
2. Open de eigenschappen van het artikel.
3. Ga naar het tabblad: Artikeldimensies.
4. Open de eigenschappen van de code.
5. Ga naar het tabblad: Algemeen.
6. Vink Geblokkeerd voor verkoop aan als je wilt dat de code niet in het verkooptraject gebruikt kan worden. Of vink het veld uit om gebruik toe te staan.
7. Vink Geblokkeerd voor inkoop aan als je wilt dat de code niet in het inkooptraject gebruikt kan worden. Of vink het veld uit om gebruik toe te staan.
8. Klik op: OK.

Prijs aan waarde van artikeldimensie koppelen

Je kunt aan een artikel per code van een artikeldimensie prijzen en kortingen koppelen. Prijzen en kortingen die je toevoegt op artikelniveau gelden in principe voor alle dimensies. Je kunt per artikeldimensiecode een afwijkende prijs of korting toevoegen. Deze heeft prioriteit boven de artikelprijs.

Voorbeeld: 

Je verkoopt computers en aanverwante artikelen en je hebt bijvoorbeeld de artikeldimensie Kleur met de codes wit, zilver, grijs en zwart. Je hebt een artikel iPad 3 die je een verkoopprijs van Euro 600,- hebt gegeven. Kleur zwart wordt echter minder goed verkocht dan de overige kleuren. Je kunt dan aan deze ene artikeldimensiecode een andere prijs koppelen, bijvoorbeeld Euro 589,- .

Als je twee artikeldimensies bijhoudt bij een artikel en op beide artikeldimensiecodes een prijs en/of korting hebt, dan heeft de prijs bij de code van Artikeldimensie 1 voorrang boven de prijs bij een code van Artikeldimensie 2.

Voorbeeld: 

Stel dat je de dimensie 1 Kleur en dimensie 2 Geheugengrootte bij artikel iPad 3 hebt ingesteld, met daarop voor de kleur 'zilver' een prijs van Euro 645,00. Op de iPads met een geheugengrootte van '32GB' heeft met verkoopprijs Euro 625,00. Zilveren iPads met 32GB krijgen dan de verkoopprijs Euro 645,00.

Let op: 

De prijs/korting bij artikeldimensiecode 1 heeft voorrang boven de prijs/korting bij artikeldimensiecode 2.

Prijs op code van artikeldimensie toevoegen:

1. Ga naar: Ordermanagement / Item / Artikel.
2. Open de eigenschappen van het artikel.
3. Klik op: Acties / Prijs/korting.
4. Ga naar het tabblad: Verkoopprijs.
5. Selecteer het type prijs.
6. Klik tweemaal op Volgende.
7. Vul bij Verkoopprijs de artikelprijs in als je deze nog niet hebt ingesteld.
8. Voltooi de wizard.
9. Klik nogmaals op Nieuw.
10. Selecteer het type prijs.
11. Klik op: Volgende. 
12. Selecteer de code bij Artikeldimensiecode 1.
13. Klik op: Volgende.
14. Vul de prijs in. Je ziet hier ook wat de huidige verkoopprijs is.
15. Klik op: Voltooien.
16. Voeg nogmaals een prijs toe, maar nu op een code van artikeldimensie 2.
17. Sluit de artikeleigenschappen af.

Prijzen op code van artikeldimensie raadplegen:

Je kunt de prijzen van een artikel op de artikeldimensies raadplegen. Je moet dan wel in de weergave(n), analyses en rapporten waar je de dimensies wilt raadplegen, de velden toevoegen.

1. Ga naar: Ordermanagement / Item / Artikel.
2. Open de eigenschappen van het artikel.
3. Klik op: Acties / Prijs/korting.

   Vervolgens verschijnt een nieuw eigenschappenscherm met alle mogelijke prijzen.

4. Klik op: het tabblad van de prijs-/kortingssoort die je wilt raadplegen, bijvoorbeeld Verkoopprijs.
5. Voeg de velden Artikeldimensiecode 1 en Artikeldimensiecode 2 toe aan de weergave. Daarmee zie je niet alleen de verschillende prijzen, maar ook de waarden waarvoor ze gelden.

Verkooporder boeken met verschillende prijzen per artikeldimensiecode:

1. Ga naar: Ordermanagement / Verkoopproces / Verkooporder.
2. Klik op: Nieuw. 
3. Selecteer de boekingslay-out Verkooporder geavanceerd (Profit).
4. Vul de velden in.
5. Vul in de regel de itemcode van het artikel in.
6. Klik op de actie: Art.dimensies.
7. Selecteer eventueel de boekingslay-out voor de matrix en klik op OK.
8. Vul de aantallen per artikeldimensiecode in.
9. Zodra je een cel in de matrix aanklikt, kun je Prijs informatie in de staart raadplegen.
10. Klik op: de cel bij de combinatie van codes van Artikeldimensie 1 en Artikeldimensie 2. Je ziet dat daar de prijs van Artikeldimensiecode 1 geldt omdat die prioriteit heeft boven de prijs van Artikeldimensie 2.
11. Klik op: Sluiten. 

    Ook in de boekingslay-out zijn de prijzen zichtbaar.

12. Voltooi de order. 

Artikeldimensiecodes toevoegen aan boekingslay-outs

De voorraad per artikeldimensie houd je bij via de boekingslay-outs in het inkoop- en het verkoopproces. Of je nu ad hoc voorraad opboekt of een ontvangst registreert, bij elke regel moet je de dimensiecodes kunnen selecteren die bij de artikelen horen.

Je voegt daarom de artikeldimensiecodevelden Artikeldimensiecode 1 en Artikeldimensiecode 2 toe aan al je eigen boekingslay-outs die met de voorraad te maken hebben. Met Profit worden geavanceerde boekingslay-outs meegeleverd waarin de velden al zijn opgenomen. Nieuwe boekingslay-outs kun je ook op deze geavanceerde lay-outs baseren.

Velden toevoegen aan boekingslay-out:

1. Ga naar: Algemeen / Beheer / Boekingslay-out.
2. Selecteer de boekingslay-out. Je kunt ook een nieuwe toevoegen, bijvoorbeeld gebaseerd op Inkooporder (Profit).
3. Voeg de velden Artikeldimensiecode 1 en Artikeldimensiecode 2 toe in de regel van de boekingslay-out.

   Let op: 

   Voeg de velden altijd toe ná het veld (Item)Code want pas nadat het veld met de code van het artikel gevuld is bij het boeken van de regel, wordt het veld Artikeldimensie wijzigbaar (voor zover je artikeldimensies hebt ingesteld bij de eigenschappen van het artikel). Je mag het veld toevoegen direct na Itemcode of verderop in de regel.

4. Volg de standaardprocedure voor het wijzigen van boekingslay-outs.
5. Herhaal de procedure voor alle boekingslay-outs die je gebruikt in het inkoop-, voorraad- en verkooptraject. Dus de ontvangst boekingslay-out, order boekingslay-out, voorraad afboeken en opboeken lay-outs, order-, pakbonboekingslay-out, etc.
6. Klik op: Opslaan en sluiten.

Bestelvoorstel per artikeldimensie instellen

Je kunt per artikeldimensie afwijkende instellingen voor het bestelvoorstel doen.

Let op: 

Als je een afwijking voor bestelvoorstel hebt ingesteld op de artikeldimensie gaat deze vóór de instelling die gemaakt is via magazijntoewijzing (en op de basisinstelling op het artikel).

Bestelvoorstel per artikeldimensie instellen:

1. Ga naar: Ordermanagement / Item / Artikel.
2. Open de eigenschappen van het artikel.
3. Ga naar het tabblad: Artikeldimensies.
4. Open de eigenschappen van de artikeldimensie.
5. Ga naar het tabblad: Bestelvoorstel.
6. Vink Afwijkende instellingen bestelvoorstel aan.
7. Selecteer een optie bij Bestelvoorstel bij verkoop.
8. Selecteer eventueel Voorraadaanvulling en de verwante velden Minimum voorraad en Aanvullen tot in.
9. Klik op: Opslaan en sluiten. 

Artikeldimensie importeren

Er zijn twee imports voor artikeldimensies beschikbaar. Dit zijn:

• Artikeldimensie

  De import kan zowel bestaande artikeldimensies bijwerken als nieuwe artikeldimensies toevoegen. Als de artikeldimensie of de artikeldimensiecode niet bestaat dan wordt een nieuwe gemaakt, als deze wel bestaat dan wordt de bestaande aangepast. Je kunt hiermee ook vrije velden importeren in de import.
  Als de import meerdere artikeldimensiecodes voor dezelfde artikeldimensie bevat, wordt de artikeldimensie (de kop dus) alleen de eerste keer geïmporteerd (omschrijving en eventuele vrije velden). Dit geldt alleen als de importregels met dezelfde artikeldimensies direct na elkaar volgen.

• Artikeldimensie per item

  Met deze import voeg je artikeldimensies toe aan items.

Als je deze imports wilt gebruiken, moet je deze menukeuzes eerst autoriseren.

Artikeldimensies importeren:

1. Ga naar: 
   • Ordermanagement / Beheer / Import item / Artikeldimensie of
   • Ordermanagement / Beheer / Import item / Artikeldimensie per item.
2. Volg verder de standaard importfunctie.

Zie ook

• Artikeldimensies

  Je kunt in Profit voorraadgegevens op verschillende niveaus bijhouden en raadplegen. Daar kun je zelf niveaus, Artikeldimensies aan toevoegen.