Abonnementsartikelen

Voordat je abonnementen kunt toevoegen en factureren, moet je de artikelen toevoegen die je in de abonnementen kunt selecteren.

Beschrijving

ITEMS voor abonnementen

Je kunt drie typen artikelen voor abonnementen toevoegen:

• Abonnementsartikel zonder aanschaf

  Een abonnementsartikel zonder aanschaf is het eenvoudigste abonnementsartikel. Je kunt hier géén normaal artikel aan koppelen.

• Abonnementsartikel met aanschaf

  Bij een abonnementsartikel met aanschaf factureer je periodiek hetzelfde bedrag, alleen op de eerste factuur factureer je ook een eenmalig bedrag, bijvoorbeeld voor 'de aanschaf' of administratiekosten. Dit eenmalige bedrag laat je berekenen via een normaal artikel. Het bedrag van dit artikel komt dus alleen de eerste keer op de factuur, vandaar de naam 'met aanschaf'. Het normale artikel voeg je toe vóór je het abonnementsartikel toevoegt waaraan je het wilt koppelen.

• Samenstelling

  Je gebruikt een samenstelling om in een keer meerdere specifieke abonnementsartikelen op een factuur te zetten met ieder een eigen verkoopprijs. Bovendien kun je op deze manier eventueel de opbrengst per artikel op een andere omzetrekening boeken.

Deze artikelen zijn eigenlijk de abonnementen zelf (bijvoorbeeld tijdschrift, licentierecht, onderhoudscontract). Je kunt meerdere abonnementsartikelen in een abonnement opnemen.

Via de abonnementsartikelen bepaal je de prijs van een abonnement.

Bekijk eventueel ook het alternatief voor de abonnementenmodule, namelijk Seriefacturering.

Abonnementsartikel raadplegen

Je kunt de abonnementsartikelen raadplegen.

Abonnementsartikel raadplegen:

1. Ga naar: Abonnementen / Abonnement / Artikel.
2. Selecteer de weergave Artikelen (Alles).

   Je ziet nu alle artikelen, ook bijvoorbeeld de artikelen die van belang zijn voor verkoop in Profit Ordermanagement.

3. Selecteer de weergave Artikelen (Abonnementen).

   Je ziet nu alleen de abonnementsartikelen. Deze weergave toont alleen de artikelen die als subtype 'abonnementsartikel' hebben.

4. Open de eigenschappen van het artikel.

Abonnementsartikel zonder aanschaf toevoegen

Bij een abonnementsartikel zonder aanschaf factureer je periodiek telkens hetzelfde bedrag.

Je kunt aan dit type abonnementsartikel dus geen normaal artikel koppelen om eenmalige kosten in rekening te brengen.

Abonnementsartikel zonder aanschaf toevoegen:

1. Ga naar: Abonnementen / Abonnement / Artikel.
2. Klik op: Nieuw. 
3. Vul de Itemcode en de Omschrijving in van het abonnement.

   Bij abonnementsartikelen kun je de omschrijving naderhand niet meer aanpassen in bijvoorbeeld een regel in de factuur. Zodra je een type abonnementsartikel selecteert, zet Profit de instelling Omschrijving te wijzigen uit als je die had aangezet.

4. Vink Voorraad bijhouden niet aan.

   Let op: 

   Van een abonnementsartikel mag geen voorraad bijgehouden worden. Als je dit veld toch aanvinkt, kun je bij dit artikel niet aangeven dat het een abonnementsartikel is.

5. Selecteer de Artikelgroep van de abonnementen.
6. Selecteer een Basiseenheid.
7. Selecteer de Btw-tariefgroep.
8. Klik op: Volgende. 
9. Selecteer Abonnementsartikel zonder aanschaf bij Type subartikel.

   Aan een abonnementsartikel zonder aanschaf kun je géén normaal artikel koppelen.

   Let op: 

   Als je in Profit Financieel gebruik maakt van één of meer verbijzonderingsassen, kun je dit alleen op abonnements(regel)niveau instellen.

10. Vul de Ingangsdatum prijzen in.

    Let op: 

    Tot aan de ingevulde datum houdt Profit standaard de prijs van Eur 0,- aan. Het is dus belangrijk dat de ingangsdatum van de prijs vóór de datum ligt dat je het abonnementsartikel gaat factureren.

11. Vul de velden met de prijzen in. Deze prijzen vind je ook terug in de basisprijslijst.
12. Klik op: Volgende. 
13. Selecteer eventueel een Inkooprelatie. 
14. Vul de velden in.
15. Klik enkele malen op: Volgende.
16. Klik op: Voltooien.

Abonnementsartikel voor eenmalige aanschaf toevoegen

Je kunt abonnementsartikelen met aanschaf toevoegen. Bij een Abonnementsartikel met aanschaf factureer je periodiek hetzelfde bedrag, alleen op de eerste factuur wordt ook eenmalig een bedrag gefactureerd, bijvoorbeeld voor 'de aanschaf' of administratiekosten. Dit eenmalige bedrag laat je berekenen via een Normaal Artikel.

Een normaal artikel is eigenlijk een standaard artikel met het sub artikeltype Normaal Artikel. Dit normale artikel moet je in de artikelgroep voor abonnementen opnemen, anders kun je het niet selecteren. Het normale artikel koppel je vervolgens aan het Abonnementsartikel met aanschaf.

Dit abonnemenstartikel met aanschaf neem je op in het abonnement, samen met bijvoorbeeld een of meer abonnementsartikelen zonder aanschaf.

Let op dat de ingangsdatum van de prijs van het artikel vóór of tegelijkertijd met de ingangsdatum van het abonnement ligt.

Normaal artikel toevoegen voor 'Abonnementsartikel voor eenmalig aanschaf':

1. Ga naar: Abonnementen / Abonnement / Artikel.
2. Klik op: Nieuw.

   

3. Vul de Itemcode en de Omschrijving in van het abonnement.
4. Bij abonnementsartikelen kun je de omschrijving naderhand niet meer aanpassen in bijvoorbeeld een regel in de factuur. Zodra je een type abonnementsartikel selecteert, zet Profit de instelling Omschrijving te wijzigen uit als je die had aangezet.
5. Vink Voorraad bijhouden niet aan.

   Let op: 

   Van een abonnementsartikel mag geen voorraad bijgehouden worden. Als je dit veld toch aanvinkt, kun je bij dit artikel niet aangeven dat het een abonnementsartikel is.

6. Selecteer de Artikelgroep voor de abonnementen.
7. Selecteer een Basiseenheid.
8. Vul de overige velden in.
9. Klik op: Volgende.

   

10. Selecteer Normaal Artikel bij Type subartikel.
11. De inkoop- en verkoopprijs zijn gebaseerd op de Ingangsdatum prijzen. Profit slaat deze prijzen niet op in de eigenschappen van het artikel maar als basisprijs in de basisprijslijst. Stel hier dus bij voorkeur 1 januari van het huidige jaar in.
12. Vul de velden met de prijzen in.
13. Klik op: Volgende.
14. Selecteer een Inkooprelatie.
15. Klik op: Volgende.

    Omdat Profit van een abonnementsartikel geen voorraad bijhoudt kun je de velden voor de voorraadcontrole en het bestelvoorstel niet invullen.

16. Klik enkele malen op: Volgende.
17. Klik op: Voltooien.

Abonnementsartikel toevoegen voor eenmalig aanschaf:

1. Ga naar: Abonnementen / Abonnement / Artikel.
2. Klik op: Nieuw.
3. Vul de Itemcode in.  
4. Vul de omschrijving in.
5. Selecteer de Artikelgroep van de abonnementen.
6. Vink Voorraad bijhouden niet aan.
7. Vul de overige velden in.
8. Klik op: Volgende.

   

9. Selecteer Abonnementsartikel met aanschaf bij Type subartikel.
10. Selecteer het normale artikel dat je éénmalig factureert bij Itemcode verkoop.
11. Selecteer bij Ingangsdatum prijzen een datum die ligt voor de datum dat je de eerste keer gaat factureren.
12. Vul bij de Verkoopprijs de prijs in die per factuur berekend moet worden. Als de cyclus per maand is vul je hier de maandprijs in.
13. Klik op: Volgende.
14. Selecteer een Inkooprelatie.
15. Voltooi de wizard. 

Abonnement toevoegen

Voeg het abonnement toe met maandfacturering waarbij je het artikel met aanschaf toevoegt en een bestaand abonnementsartikel:

Begindatum abonnement: 1e huidige maand

Begin factuurcyclus: 1e volgende maand

Cyclus facturering: Maand.

Eerste factuurrun: halverwege huidige maand

Organisatie: Air Trading Ruurlo

Abonnement toevoegen:

1. Ga naar: Abonnementen / Abonnement / Abonnement.
2. Klik op: Nieuw.

   

3. Vul de velden bovenin de kop in.
4. Ga naar het tabblad: Cyclus.

   

5. Selecteer M1 bij Cyclus facturering.
6. Wijzig de Begindatum factuurcyclus naar de eerste dag van de huidige maand.
7. Ga naar het tabblad: Extra.

   Je ziet daar velden met 'verkoop' die slaan op het normale artikel uit het abonnementsartikel met aanschaf:

   Verkoop direct factureren - Als je dit veld aanvinkt, kun je direct een factuur aanmaken met de aan de abonnementsartikelen gekoppelde 'normale' artikelen. Je kunt deze factuur ook afdrukken als het abonnement nog niet voor facturering in aanmerking komt op basis van de Begindatum factuurcyclus. Op de factuur zullen de abonnementsartikelen dan niet worden afgedrukt. Als je dit veld niet aanvinkt, worden de eenmalig te factureren 'normale'artikelen meegenomen op de eerste cyclische abonnementsfactuur

   Verkoop niet factureren - Als je dit veld aanvinkt zullen de eventueel aan de abonnementsartikelen gekoppelde 'normale' artikelen voor dit abonnement niet gefactureerd worden.

   Verkoop crediteren - Dit veld gebruik je als je een abonnement beëidigt en crediteert en je wilt ook het aanschaf artikel crediteren.

8. Je wijzigt de velden in dit voorbeeld niet.
9. Voeg de regel toe.
10. Selecteer het abonnement bij Code. Je ziet dat ook de prijs voor het abonnement verschijnt, maar niet de administratiekosten.
11. Klik op: Opslaan en sluiten.
12. Genereer de pro forma factuur.

    

Samenstelling toevoegen als abonnementsartikel

Je kunt bij abonnementen ook een samenstelling gebruiken die uit verschillende artikelen is opgebouwd. De artikelen in de samenstelling moeten ook abonnementsartikelen zijn.

Je gebruikt dit als je in één keer meerdere specifieke artikelen op een factuur wilt zetten met ieder een eigen verkoopprijs. Bovendien kun je op deze manier eventueel de opbrengst per artikel op een andere omzetrekening boeken.

Voor een factuur voor de huur van een pand kun je bijvoorbeeld de totale huurprijs per periode splitsen in 'huur' en 'berekende servicekosten'. Deze kun je dan op twee verschillende omzetrekeningen boeken.

Als je gebruik maakt van samenstellingen in de abonnementen geldt dat de inrichting van de samenstellingsregels gelijk is aan de inrichting van de abonnementsregels.

Voordat je samenstellingen kunt gebruiken moet je de functie eerst activeren.

Artikelgroepen inrichten

1. Voeg een extra artikelgroep toe voor abonnementen waarbij je andere omzetrekeningen instelt, bijvoorbeeld Omzet Algemeen.

Abonnementsartikelen inrichten

1. Voeg artikelen toe met subtype Abonnementsartikel met aanschaf of Abonnementsartikel zonder aanschaf.
2. Stel de afwijkende artikelgroep in.

Samenstelling toevoegen als abonnementsartikel:

1. Ga naar: Abonnementen / Abonnement / Samenstelling.
2. Klik op: Nieuw. 

   

3. Vul een waarde in bij: Itemcode. Deze moet uniek zijn (Autonummering moet uitgevinkt zijn om de Itemcode te kunnen vullen).
4. Vul een waarde in bij: Omschrijving.

   De omschrijving die je hier invult, verschijnt op de factuur, de omschrijving van de onderdelen niet. Houdt hier rekening mee!

5. Selecteer de Artikelgroep die bij abonnementen hoort (zonder voorraad).
6. Selecteer een waarde bij Basiseenheid. Dit zal meestal Stuks zijn.
7. Selecteer de Btw-tariefgroep. O.a. aan de hand hiervan bepaalt Profit de btw op de factuur.
8. Selecteer een optie bij Type samenstelling. Meestal zal dit een Explosie zijn.
9. Vink Orderregels genereren aan als je de onderliggende regels van de samenstelling wilt tonen in de factuur. Als je de omzet wilt boeken op verschillende omzetrekeningen is dit verplicht.
10. Selecteer een waarde bij Prijsbepaling.
11. Vul de overige velden in. 
12. Ga naar het tabblad: Extra.
13. Vul een waarde in bij Inkooprelatie.
14. Ga naar het tabblad: Artikeltype.
15. Selecteer één van de opties voor abonnementsartikel bij Type subartikel.

    Je kunt alleen artikelen toevoegen in de regels van de samenstelling die overeenkomen met het type van de samenstelling zelf. De artikelen in de regels moeten dus allemaal abonnementsartikelen zijn. Deze moet je eerst toegevoegd hebben. (Dus als je hier 'normaal' selecteert, kun je in de regels van de samenstelling ook alleen normale artikelen selecteren, wat niet de bedoeling is.)

16. Voeg abonnementsartikelen toe in de regels.
17. Klik op: Opslaan en sluiten.

Samenstelling toevoegen aan abonnement:

1. Voeg de samenstelling toe aan het abonnement zoals je gewend bent.

   Zodra je op Opslaan en sluiten klikt, kom je in een subscherm met de regels van de samenstelling.

   

   

2. Wijzig eventueel de regels. Vul bijvoorbeeld een afwijkende prijs in.
3. Klik op: Opslaan en sluiten.

Samenstellingsregels raadplegen

Je kunt de samenstellingsregels van abonnementen raadplegen.

Let op: 

Dit overzicht is alleen beschikbaar als je de functie Samenstellingen hebt geactiveerd.

Samenstellingsregels raadplegen:

1. Ga naar: Abonnementen / Abonnement / Overzichten / Samenstellingsregels

   Je kunt niet wisselen tussen de weergaven Samenstellingsregels en Abonnementsregels. Als je de samenstelling van een andere abonnementsregel wilt opvragen in hetzelfde abonnement dan moet je het scherm eerst afsluiten waarna je de eigenschappen kunt opvragen van het abonnement.