Project in abonnement inrichten
Je kunt abonnementsfacturen opslaan in het dossier van een project. Hiervoor voeg je het veld Project toe in de boekingslay-out voor abonnementen.
Profit zet het projectnummer in de kop van de factuur in elk van de volgende gevallen:
- als er een voorschotnota is, of
- als er niet verzameld wordt (instelling in verkooprelatieprofiel), of
- als er per project verzameld wordt (instelling in verkooprelatieprofiel)
Doorloop onderstaande stappen:
Stap 1: Verkooprelatieprofiel en verkooprelatie controleren voor verzamelen
- Controleer in het Verkooprelatieprofiel op het tabblad Verzamelen per onderdeel of
- de optie Verzamelen op factuur úit staat óf
- de opties Verzamelen op factuur en Verzamelen per project áán staan
Meer informatie: 
Facturen en pakbonnen verzamelen per project
Bij het automatisch genereren heb je de mogelijkheid meerdere pakbonnen/facturen voor één verkooprelatie te verzamelen per project. Deze verzamelmethode per project is alleen relevant als je werkt met integratie van Projecten met Ordermanagement, waarbij je voor- of nacalculatieregels vastlegt in Profit Projecten en factureert via Profit Ordermanagement. Ook bij abonnementsfacturen in het projectdossier is dit van belang.
Facturen en pakbonnen verzamelen per project:
- Ga naar: Algemeen / Inrichting / Integratie-instellingen / Verkooprelatieprofiel.
- Voeg een nieuw verkooprelatieprofiel toe.
Of open de eigenschappen van een bestaand verkooprelatieprofiel
- Ga naar het tabblad: Verzamelen per onderdeel.
- Vink Verzamelen op factuur aan.
Nu wordt ook het veld voor het verzamelen per project actief.
- Vink Verzamelen per project aan.
- Klik op: Opslaan en sluiten.
- Voltooi, als je nu een nieuw verkooprelatieprofiel toevoegt, de wizard.
Zie ook
- Controleer of het zojuist ingestelde verkooprelatieprofiel aan de verkooprelatie is gekoppeld.
Meer informatie: Gekoppeld verkooprelatieprofiel bij verkooprelatie raadplegen
Stap 2. Veld toevoegen in boekingslay-out en factuurrapport
- Voeg het veld Project toe aan de kop van de (nieuwe) boekingslay-out voor abonnementen. In de standaard boekingslay-out is het veld al opgenomen.
Meer informatie: Boekingslay-out wijzigen
De kop- en voet van een boeking bevatten algemene gegevens. Bij het boeken vul je eerst de kop en daarna de boekingsregels. De voet bevat over het algemeen informatievelden, maar kan ook in te vullen velden bevatten.
De kop in een boekingslay-out is niet verplicht, in sommige boekingslay-outs is ook geen kop aanwezig. Je onderhoudt de kop en de staart van een boekingslay-out op dezelfde manier. De kop en staart kunnen elk meerdere tabbladen bevatten. Je kunt op een tabblad zowel velden als afbeeldingen plaatsen.
- Voeg eventueel het veld Project toe aan het rapport voor abonnementsfacturen. Daarvoor moet je het eerst toevoegen aan de beschikbare velden.
- Klik op: Aanpassen.
- Voeg het veld toe.
Meer informatie: Veld in rapport toevoegen
De beschikbare velden staan in het vak Gegevens velden. Als je een veld in de rapportlay-out sleept, kun je automatisch de veldomschrijving meenemen. Je bepaalt met de knoppen onder het vak Gegevens velden waar Profit de veldomschrijving plaatst, als je een veld in de rapportlay-out sleept:
Je kunt de veldomschrijving later aanpassen, verplaatsen, weghalen, etc. Bovenstaande knoppen zijn alleen bedoeld om zo snel mogelijk de velden met omschrijving in de lay-out te plaatsen.
Als je een fout maakt, kun je deze ongedaan maken met Ctrl+Z.
Velden in het rapport plaatsen:
In dit voorbeeld sleep je de velden op de juiste plaats in het rapport. Je plaatst de veldomschrijvingen in de pagina koptekst en de velden in de detailsectie.
- Klik op:
(dit houdt in: Plaats veldomschrijving in vorige sectie). - Sleep het veld Naam in de Detailsectie.
Als je een veld in de Detailsectie sleept, plaatst Profit de veldomschrijving automatisch in de bovenliggende sectie.
Velden staan altijd tussen «haakjes», omschrijvingen (labels) niet.
- Sleep ook de andere velden in de lay-out.
Je beschikt over diverse hulpmiddelen om velden uit te lijnen en te positioneren.
- Selecteer een veld en maak dit breder of smaller.
- Selecteer het veld Naam en maak dit breder.
- Verbreed ook de andere velden. In de praktijk maak je de velden zo breed mogelijk, om te voorkomen dat bijvoorbeeld namen en omschrijvingen afbreken.
Stap 3. Project invullen in abonnement
- Ga naar: Abonnementen / Abonnement / Abonnement.
- Voeg een abonnement toe.
- Selecteer de nieuwe boekingslay-out.
- Ga naar het tabblad: Extra.
- Vul een waarde in bij: Project.
Is er op het tabblad Algemeen in het veld Administratie een administratie gekoppeld dan kan Project nog niet gevuld worden.
- Voltooi het abonnement.
Stap 4. Genereer de abonnementsfactuur
Zorg dat de factuur ook verstrekt en in het dossier opgenomen wordt, bijvoorbeeld via de Output-wizard of handmatig naderhand nog.
Meer informatie: Automatisch abonnementen factureren en verstrekken
Je kunt de abonnementen die voor facturering in aanmerking komen automatisch factureren.
Welke abonnementen in aanmerking komen bepaalt Profit o.a. op basis van een aantal criteria, zoals de peildatum die je invult in het selectiescherm. Ook kijkt Profit naar de velden Verkoop direct factureren en Niet factureren in de abonnementseigenschappen.
Let op:
Wanneer je in een reeds gefactureerd abonnement het veld Niet factureren aanvinkt, wordt het abonnement niet meer meegenomen bij het automatisch factureren.
Als je Niet factureren in een abonnement aanzet, waarvoor één of meerdere regels zijn gefactureerd en voltooid kun je dit veld niet meer uitzetten. Het abonnement kun je daarna dus nooit meer factureren of crediteren.
Wel kun je het abonnement kopiëren en in het nieuwe abonnement het veld uitzetten. De historie van het abonnement is dan wel verloren gegaan (werkelijke begindatum, dossier).
Als het veld Niet factureren wordt aangevinkt bij een abonnement waarvoor nog geen enkele regel is gefactureerd en voltooid dan is het vinkje daarna nog wel te verwijderen.
Als een abonnement regels die wel en andere die niet voor facturering in aanmerking komen bevat, zie je het abonnement toch in de wizard. Profit drukt dan alleen de te factureren regels op de factuur af.
Een abonnementsfactuur kan één keer worden gegenereerd. Crediteer je de factuur? Dan moet je de factuur handmatig opnieuw aanmaken of het huidige abonnement beëindigen en een nieuw abonnement maken
Abonnementsfacturen en pro forma abonnementsfacturen worden gegenereerd via de wachtrij.
Je kunt ook instellen dat je een Verzamelfactuur wilt waarop de factuurregels met die uit de andere modules gecombineerd worden. Dus Abonnementen én Projecten, Cursus, etc. Deze gecombineerde verzamelfactuurregels kun je via de wizard in de module klaarzetten maar niet factureren. Je kunt ze na klaarzetten alleen zien en factureren via Profit Financieel.
Hoe je dit inricht, lees je hier. Lees hier over het genereren van de gecombineerde Verzamelfactuur.
Automatisch abonnementen factureren:
- Ga naar:
- Abonnementen / Facturering / Facturen
- Uren/Declaraties / Declaratie / Abonnementsfacturen (Accountancy)
- Klik op: Meer acties / Automatisch factureren.
of ga naar Financieel / Facturering / Facturatiecockpit, actie Factureren abonnementen.
- Selecteer eventueel een andere Administratie.
- Vul eventueel een andere Peildatum in.
- Vul eventueel een andere Factuurdatum in.
Profit telt het aantal dagen van de betalingsvoorwaarde, bijv. 14 dagen, bij de factuurdatum op en komt zo op de vervaldatum (de datum dat de verkooprelatie betaald moet hebben).
- Vink eventueel Meenemen te crediteren regels aan als je deze ook in de facturen wilt meenemen. Profit toont dan een extra scherm met te crediteren regels waar je eventueel een selectie kunt maken.
- Vink Alle facturen automatisch verstrekken na voltooien aan als je de facturen direct wilt e-mailen of afdrukken volgen de standaard instellingen. Dit doet Profit volgens de standaard instellingen. Wil je deze niet gebruiken? Verstrek dan ná genereren en vink dit veld niet aan.
Let op:
Als je kiest voor 'automatisch factureren' genereer je de facturen direct, ook als je besluit de facturen niet automatisch te verstrekken. Aangezien bij de relaties/deelnemers wel is vastgelegd dat er facturen zijn gemaakt, zijn deze regels hierna niet meer zichtbaar in de functie Automatisch factureren. Je kunt de facturen dan alleen nog verstrekken via de weergave.
- Vink Alle facturen journaliseren na voltooien aan als je wilt dat het journaliseren van de facturen start direct ná het genereren van de facturen.
Let op:
Als je Alle facturen journaliseren na voltooien aanvinkt, dan worden alle openstaande facturen voor alle administraties waar je recht op hebt, gejournaliseerd.
Als je eerder in de wizard een specifieke administratie hebt geselecteerd, dan wordt dit genegeerd.
- Klik op: Volgende.
Je ziet nu alle regels die je nog moet factureren.
Als je voor een verkooprelatie de Verzamelfactuur over onderdelen heen hebt ingericht, zie je de te genereren factuurregels voor deze verkooprelatie hier wel, maar Profit zet ze alleen klaar. De verzamelfactuur genereer je via de functie Verzamelfactuur.
- Selecteer de regels waarvoor je een factuur wilt genereren. Met de sneltoets Ctrl+A kun je alle getoonde regels in een keer selecteren. Dit kun je ongedaan maken met de sneltoets Ctrl+D.
- Klik eventueel op Volgende. Deze actie heb je als je hebt aangevinkt dat je te crediteren regels wilt meenemen.
- Selecteer de regels.
- Klik op: Voltooien.
Als je de facturen nu niet verzendt, kun je dat later nog doen via de Output-actie in de weergave Facturen.
Als je hebt aangevinkt dat je de facturen automatisch wilt verstrekken dan start dit nu.
Stap 5. Raadpleeg dossier bij project
Je vindt de abonnementsfactuur in het tabblad Dossier van het project.
Meer informatie: Project raadplegen
Je beschikt over verschillende weergaven en rapporten om projecten te raadplegen. Welke velden zichtbaar zijn hangt af van het gekoppelde projectprofiel.
Stap 6. Raadpleeg de abonnementsfactuur
Meer informatie: Abonnementsfactuur raadplegen
Je kunt de gegenereerde abonnementsfactuur raadplegen.
Abonnementsfactuur raadplegen:
- Ga naar: Abonnementen / Facturering / Facturen.
- Open de eigenschappen van de factuur.
- Vul eventueel een waarde in bij Opdrachtnummer/referentie als je dit veld hebt toegevoegd.
- Klik op: Meer acties / Afdrukvoorbeeld.
Je ziet nu het rapport Abonnementsfactuur (Profit). Je kunt zelf een eigen rapport toevoegen gebaseerd op dit meegeleverde rapport. Dit koppel je dan in het verkooprelatieprofiel.
