Factureren van abonnementsfacturen inrichten

Je stelt het verkooprelatieprofiel voor abonnementen in wat de rapporten, berichtsjablonen en het al of niet verzamelen van facturen betreft.

In het verkooprelatieprofiel stel je in welke factuurlay-out (rapport) je gebruikt. Ook stel je in, als je rapporten e-mailt, welk berichtsjabloon Profit moet gebruiken bij (pro forma) abonnementsfacturen. Verder moet je bij gebruik van e-facturering altijd het bankrekeningnummer voor e-factureren invullen.

Verder kun je in het verkooprelatieprofiel bepalen of je abonnementen bij het facturen wilt verzamelen per debiteur.

Verzamelen abonnementsfacturen instellen

Standaard maakt Profit je abonnementsfacturen allemaal apart, dus per abonnement. Je kunt de abonnementsfacturen ook per verkooprelatie of per project verzamelen.

Ook over de modules heen kun je verzamelen via de gecombineerde Verzamelfactuur.

Dit stel je in via het verkooprelatieprofiel.

Zorg ervoor dat je in de eigenschappen van de verkooprelatie/debiteur dit verkooprelatieprofiel koppelt. Als een debiteur niet is gekoppeld aan een verkooprelatieprofiel dan gelden de instellingen van het standaard meegeleverde verkooprelatieprofiel '*****'.

Vervolgens moet je controleren of de abonnementen, waarvan Profit de facturen moet verzamelen, op de belangrijkste punten overeenkomen. Als dat niet het geval is, zal Profit de facturen niet verzamelen.

Abonnementsfacturen verzamelen in verkooprelatieprofiel instellen:

1. Ga naar: Algemeen / Inrichting / Integratie-instellingen / Verkooprelatieprofiel.
2. Voeg een nieuw verkooprelatieprofiel toe of open de eigenschappen van een bestaand verkooprelatieprofiel.
3. Ga naar het tabblad: Verzamelfactuur als je verzamelfacturen over modules heen wilt genereren.

Je kunt ook instellen dat je een Verzamelfactuur wilt waarop de factuurregels met die uit de andere modules gecombineerd worden. Dus Abonnementen én Projecten, Cursus, etc. Deze gecombineerde verzamelfactuurregels kun je via de wizard in de module klaarzetten maar niet factureren. Je kunt ze na klaarzetten alleen zien en factureren via Profit Financieel.

Hoe je dit inricht, lees je hier. Lees hier over het genereren van de gecombineerde Verzamelfactuur.

1. Ga naar het tabblad: Verzamelen per onderdeel als je alleen abonnementsfacturen wilt verzamelen.
2. Selecteer bij Verzamelmethode abonn. een van de opties:
   • Per verkooprelatie.

     Als verzamelen per verkooprelatie is ingesteld in een verkooprelatieprofiel, dan verzamelt Profit abonnementen van dezelfde verkooprelatie (met dezelfde voorwaarden).

     Bij deze optie neemt Profit in de verzamelde abonnementsfactuur de Afwijkende contactpersoon over uit de abonnementen die verzameld worden op voorwaarde dat de afwijkende contactpersoon bij alle abonnementen dezelfde is.

   • Per project

     Deze optie gebruik je als je in de abonnementskop projecten selecteert en de facturen van verschillende abonnementen op hetzelfde project wilt verzamelen.

   • Niet verzamelen

     Bij deze optie verzamel je niet en krijg je facturen per abonnement.

3. Klik op: Opslaan en sluiten. 
4. Voltooi, als je nu een nieuw verkooprelatieprofiel toevoegt, de wizard.

Eventueel verkooprelatie instellen:

Als je geen afwijkend verkooprelatieprofiel hebt en geen afwijkend adres of relatie waaraan Profit moet factureren, hoef je bij de verkooprelaties niets in te stellen. Als je een afwijkend verkooprelatieprofiel hebt voor het verzamelen op factuur, koppel je deze aan de verkooprelaties waar dit moet gelden. Stel eventueel bij de verkooprelaties in dat je aan een andere verkooprelatie wilt factureren.

1. Ga naar: Abonnementen / Abonnement / Verkooprelatie.
2. Open de eigenschappen van de verkooprelatie.
3. Ga naar het tabblad: Algemeen.
4. Selecteer bij Profiel het afwijkende/nieuwe verkooprelatieprofiel.

   Als hier niets is geselecteerd, is automatisch het standaard verkooprelatieprofiel (*****) van toepassing.

5. Ga naar het tabblad: Facturering.
6. Selecteer bij Factureren aan eventueel een ander verkooprelatie aan wie je wilt factureren.

   Hiermee kun je bij een bedrijf met meerdere vestigingen, facturen naar de hoofdvestiging versturen, terwijl je de goederen levert aan de subvestiging. Bij deze debiteur komt dan een openstaande post.

   Als je abonnementsfacturen van een aantal abonnementen wilt verzamelen moet in alle abonnementen/verkooprelaties dezelfde verkooprelatie ingesteld zijn.

7. Sla de wijzigingen op.
8. Controleer de abonnementen of ze overeenkomen zodat de facturen ervan verzameld kunnen worden.

Abonnementen controleren voor verzamelen facturen

Als je abonnementsfacturen wilt verzamelen, moeten de abonnementen overeenkomen.

Verdere voorwaarden zijn dat ze identiek zijn qua abonnementinstellingen, namelijk voor wat betreft:

• Verkooprelatie van de verzamelde abonnementen moet gelijk zijn.

  Profit verzamelt ook abonnementsfacturen op de verkooprelatie die geselecteerd is bij het veld Factureren aan. Je kunt dus facturen verzamelen van verschillende verkooprelaties die bij Factureren aan dezelfde verkooprelatie hebben gekoppeld.

• De instelling bij Prijzen inclusief btw moet van de te verzamelen abonnementen gelijk zijn.
• Abonnementen waarbij voorschotfactuur aan staat worden niet verzameld op de verzamelfactuur. Bij voorschotregels wordt het projectnummer in de kop van de factuur gezet. Dat betekent dat er verschillende facturen voor verschillende projecten aangemaakt worden.
• Instelling bij Betaalvoorwaarde moet gelijk zijn.
• Instelling bij Incasseren moet gelijk zijn.
• Eventuele afwijkende factuurlay-out moet gelijk zijn.

  Let op: 

  Facturen van abonnementen met afwijkende cycli verzamelt Profit wél. Het rapport voor de verzamelfactuur moet hier wel op berekend zijn. Doorgaans wordt de cyclus alleen in de kop vermeld. Als je de werkelijke cycli ook correct in de verzamelde factuur wilt zien, moet je het veld in de regel opnemen.

Abonnementen controleren om de facturen daarvan te kunnen verzamelen:

Controleer elk van de abonnementen waarvan je de facturen wilt verzamelen.

1. Ga naar: Abonnementen / Abonnement / Abonnement.
2. Open de eigenschappen van het abonnement.
3. Ga naar het tabblad: Algemeen.
4. Controleer of dezelfde verkooprelatie staat bij Factuur naar afwijkende verkooprelatie en Verkooprelatie.
   • Klik op de actie: Eigenschappen verkooprelatie.
   • Ga naar het tabblad: Facturering.
   • Controleer welke verkooprelatie staat bij Factureren aan.
   • Klik op: Opslaan en sluiten.
5. Ga naar het tabblad: Extra.
6. Controleer of Incasseren aan of uit staat.
7. Controleer of alle prijzen inclusief btw zijn.

   Dit komt alleen voor als de functie Prijzen inclusief btw is geactiveerd in de omgeving.

8. Sluit de eigenschappen.
9. Je kunt nu de facturen automatisch genereren.

Rapport en berichtsjabloon voor abonnementen

In het verkooprelatieprofiel kun je bepalen welke rapporten en berichtsjablonen Profit moet gebruiken voor de abonnementsfacturen. Voor e-facturering moet je ook de Bankrek. verkoopfactuur invullen.

Rapporten en berichtsjablonen instellen voor abonnementsfacturen:

1. Ga naar: Algemeen / Inrichting / Integratie-instellingen / Verkooprelatieprofiel.
2. Open het standaard verkooprelatieprofiel of het afwijkende profiel.
3. Ga naar het tabblad: Factureren.

   Je ziet dat bij Bankrek. verkoopfactuur het bankrekeningnummer voor de e-facturering is gekoppeld. Dit nummer is verplicht als je e-facturen verstrekt.

4. Ga naar het tabblad: Rapport factuur.

   Je ziet dat bij Abonnementsfactuur en bij Pro forma abonnementsfactuur de standaard Profit-rapporten (lay-outs) zijn gekoppeld. Deze rapporten bepalen hoe de facturen eruit zien. Je kunt ook zelf rapporten toevoegen en hier koppelen.

5. Ga naar het tabblad: Berichtsjabloon factuur.

   Berichtsjablonen zijn bedoeld voor het e-mailbericht waaraan Profit de bijlage (als pdf en/of e-factuur) koppelt. Je ziet dat bij de abonnementsvelden de standaard Profit voorbeeld berichtsjablonen zijn gekoppeld. Hierin staat bijvoorbeeld de tekst 'Geachte heer Jansen, Als bijlage bij dit e-mailbericht verstrekken wij je abonnementsfactuur nummer 23123. Met vriendelijke groeten, etc.'. Ook deze berichtsjablonen kun je zelf wijzigen.

6. Klik op: Opslaan en sluiten. 

Zie ook

• Automatisch abonnementen factureren