Accorderen aangifte IB inrichten

Je kunt de aangifte op verschillende manieren laten accorderen. Voordat de cliënt de aangifte kan accorderen, richt je de functionaliteit in.

Je stelt per cliënt per jaar de accorderingswijze in. Voor het accorderen via de externe portal richt je het communicatieprofiel Externe portal in. Als je wilt dat de cliënt de aangifte via OutSite accordeert, stel je in de eigenschappen van de bestaande typen dossieritems -13 Aangifte IB en -14 Aangifte Vpb of -85 Voortgang IB en -86 Voortgang Vpb in dat ze zichtbaar zijn op OutSite. Als de cliënt de aangifte accordeert via een externe portal, voeg je een eigen type dossieritem toe. In de algemene fiscale instellingen geef je aan dat je gebruik wilt maken van het automatisch opslaan in het dossier. Je legt op omgevingsniveau per jaar en per aangiftesoort (IB of Vpb) de rapporten vast waarmee de aangiften worden klaargezet voor verzending.

Als je dit wilt kun je kenmerkcombinaties toevoegen aan een rapport. Je gebruikt kenmerkcombinaties om de interne dossieradministratie te ordenen. Het gebruik van kenmerkcombinaties is niet verplicht.

Accorderingswijze instellen bij cliënt

Je stelt per cliënt per jaar de accorderingswijze in.

1. Ga naar:
   • Fiscaal / Inkomstenbelasting / Cliënt IB.
   • Fiscaal / Vennootschapsbelasting / Cliënt Vpb.
2. Open de eigenschappen van de cliënt.
3. Ga naar het tabblad: Fiscaal jaar (IB) of Boekjaar (Vpb).
4. Open de eigenschappen van het belastingjaar.
5. Ga naar het tabblad: Bijzonderheden.
6. Selecteer een waarde bij Accorderingswijze.
   • Akkoordverklaring (post)

     Je selecteert deze accorderingswijze als je het rapport Akkoordverklaring afdrukt en via de mail of per post verstuurt. Na akkoord van de cliënt lees je de akkoordverklaring in en zet je de aangifte klaar voor verzending.

     Ook gebruik je deze accorderingswijze bij het accorderen via OutSite met type dossieritems -85 en -86.

   • Accorderen via AFAS OutSite

     Je selecteert deze accorderingswijze als de cliënt de aangifte via OutSite accordeert via type dossieritem -13 en -14. Je start een workflow waaraan het RTF-bestand voor AFAS OutSite is gekoppeld. De cliënt logt in op OutSite en accordeert de aangifte. Als je de workflow afhandelt wordt de aangifte klaargezet voor verzending.

   • Accorderen via externe portal (aangifte versturen via portal)

     Je selecteert deze accorderingswijze als het aangiftebestand wordt weggeschreven naar een vaste locatie. Vanuit deze locatie wordt de aangifte geaccordeerd en verstuurd. De aangifte wordt verzonden via de externe portal waar ook akkoord gegeven kan worden door de cliënt.

   • Accorderen via externe portal (aangifte versturen via Profit)

     Je selecteert deze accorderingswijze als het aangiftebestand wordt weggeschreven naar een vaste locatie. Na akkoord van de cliënt verstuur je de aangifte via Profit naar de Belastingdienst. Bij het accorderen van de aangifte wordt de aangifte dus niet direct klaargezet voor verzending.

7. Klik op: Opslaan en sluiten.

   Let op:

   Gebruik bij type dossieritems -85 en -86 de accorderingswijze Akkoordverklaring. Gebruik bij type dossieritems -13 en -14 de accorderingswijze Accorderen via AFAS OutSite.

Type dossieritem instellen (accorderen via OutSite)

Voor het accorderen van de aangiften via OutSite richt je bij de standaard meegeleverde typen dossieritems in dat ze zichtbaar zijn voor externe gebruikers. Voor het gebruik van de standaard meegeleverde workflow Accorderen aangifte -> Aangifte mag verstuurd worden naar de Belastingdienst beschik je over twee standaard meegeleverde typen dossieritems.

In de eigenschappen van de bestaande typen dossieritems -13 Aangifte IB en -14 Aangifte Vpb of -85 Voortgang aangifte IB en -86 Voortgang aangifte Vpb stel je in dat ze zichtbaar zijn op OutSite. Onderstaande beschrijving van het type dossieritem -13 Aangifte IB geldt ook voor het type dossieritem -14 Aangifte Vpb, -85 Voortgang aangifte IB en -86 Voortgang aangifte Vpb.

Type dossieritem instellen:

1. Ga naar: CRM / Dossier / Inrichting / Type dossieritem.
2. Open de eigenschappen van het type dossieritem -13 Aangifte IB (Profit).
3. Ga naar het tabblad: In & OutSite.
4. Vink Zichtbaar aan.

   Een ingelogde klant ziet nu de aangiften IB uit zijn eigen dossier.

   Het veld Vast te leggen kun je niet aanvinken omdat het niet mogelijk is voor een klant om via de portal een aangifte in te sturen. Je maakt de aangiften altijd zelf aan in Profit.

5. Selecteer een waarde bij Rapport.
6. Klik op: Opslaan en sluiten.
7. Open nogmaals de eigenschappen van het type dossieritem -13 Aangifte IB (Profit).
8. Ga naar het tabblad: In OutSite vast te leggen.
9. Klik op: Nieuw.
10. Selecteer het type dossieritem (of meerdere typen) die je wilt kunnen insturen bij de aangifte.

    Als je hier geen type dossieritem kunt selecteren moet je eerst een type dossieritem toevoegen.

11. Klik op: Voltooien.

    Herhaal bovenstaande procedure voor het type dossieritem -14 Aangifte Vpb.

Via de workflow die is gekoppeld is aan het type dossieritem -13 Aangifte IB, -14 Aangifte Vpb, -85 Voortgang aangifte IB en -86 Voortgang aangifte Vpb kun je het proces van accorderen waarborgen.

Ander type dossieritem insturen via OutSite

Je kunt instellen dat een cliënt tijdens het accorderen van de aangifte op OutSite een vraag, klacht of ander type dossieritem kan insturen. Voordat je deze typen dossieritems kunt koppelen moet je het type dossieritem toevoegen. Bij dit type dossieritem moet je in ieder geval het veld Aanleiding aanvinken. Na het toevoegen van de type dossieritems koppel je deze aan de standaard typen Aangifte IB (Profit) en Aangifte Vpb (Profit). Klik hier voor meer informatie over deze functionaliteit.

Type dossieritem toevoegen (accorderen via externe portal)

Voor het accorderen van een type dossieritem in een externe portal voeg je een eigen type dossieritem toe. Dit type dossieritem gebruik je voor de rapportage.

Type dossieritem aanmaken:

1. Ga naar: CRM / Dossier / Inrichting / Type dossieritem.
2. Klik op: Nieuw.
3. Vul de omschrijving in.
4. Vink de gewenste velden aan onder het kopje Dossier.

   Als je een veld aanvinkt, kan de gebruiker dit veld vullen bij het aanmaken of wijzigen van een dossieritem.

   Voorbeeld:

   Je wilt dat bij elk dossieritem van dit type een begin- en einddatum worden ingevuld. Daarom vink je in de eigenschappen van het type dossieritem de velden Begindatum en Einddatum aan.

   Als een gebruiker een dossieritem toevoegt, zijn de velden Begindatum en Einddatum beschikbaar.

5. Je moet het veld Bestand koppelen aanvinken, anders wordt de aangifte niet meegestuurd.
6. Klik enkele malen op Volgende en dan op Voltooien om de wizard af te ronden.
7. Klik op: Voltooien.

Bestemmingen en kenmerken vastleggen:

1. Open de eigenschappen van het type dossieritem.
2. Op het tabblad Instellingen kun je Kenmerken gebruiken aanvinken, dit is niet verplicht.

   Kenmerken worden gebruikt om dossieritems te ordenen. Rapporten die geaccordeerd moeten worden kun je niet koppelen aan kenmerkcombinaties. Je kunt hiervoor wel het type dossieritem gebruiken. Als je dan ook het fiscale jaar opneemt is het rapport ook eenvoudig te herkennen. Een kenmerk of kenmerkcombinatie mag niet geblokkeerd zijn.

3. Ga naar het tabblad: Bestemming.
4. Maak de volgende bestemmingen optioneel of verplicht:
   • Cliënt IB + fiscaal jaar.
   • Cliënt Vpb + fiscaal jaar.
5. Ga naar het tabblad: In & OutSite.
6. Vink Zichtbaar aan onder OutSite en InSite.
7. Vink Vast te leggen aan.
8. Vul de Omschrijving en de Omschrijving meervoud in.
9. Klik op: Voltooien.

   Je moet het type pagina nog activeren voor gebruik in de site. Als je het dossieritem in InSite en in OutSite wilt gebruiken activeer je het type pagina in beide sites.

Fiscaal rapport automatisch opslaan in dossier inrichten

In de algemene fiscale instellingen geef je aan dat je gebruik wilt maken van het automatisch opslaan in dossier. Als je bij het automatisch opslaan van fiscale rapporten geen gebruik wilt maken van de standaard meegeleverde type dossieritems -13 (Aangifte IB) en -14 (Aangifte Vpb), stel dan een eigen type dossieritem in voor zowel IB als Vpb.

Je moet het rapport opslaan in het dossier van de cliënt. Bij het insturen van de rapportage in het dossier van de cliënt in Profit wordt een workflow gestart. Aan deze workflow (Accorderen aangifte -> aangifte mag verstuurd worden naar de Belastingdienst) moet een type dossieritem gekoppeld zijn omdat de workflow vaste stappen bevat waaraan een type dossieritem gekoppeld moet zijn.

Scenario 1: Aangifte heeft de workflowstatus 6 - Versturen aangifte aan cliënt

Profit gebruikt het standaard type dossieritem -13 (Aangifte IB) of -14 (Aangifte Vpb) bij het automatisch opslaan van fiscale rapporten dat je hebt vastgelegd op het tabblad Rapportage ter accordering van de algemene fiscale instellingen (Fiscaal / Beheer / Instellingen / Algemeen / tabblad Rapportage ter accordering). In deze standaard type dossieritems is een muterende workflow aanwezig om de aangifte te versturen naar de Belastingdienst.

Scenario 2: Aangifte heeft een lagere workflowstatus dan 6 - Versturen aangifte aan cliënt

Profit gebruikt het (eigen) type dossieritem dat je hebt ingesteld op het tabblad Dossier van de algemene fiscale instellingen (Fiscaal / Beheer / Instellingen / Algemeen / tabblad Dossier) bij het automatisch opslaan van fiscale rapporten. In de (eigen) type dossieritems zijn géén muterende workflows aanwezig om de aangifte te versturen naar de Belastingdienst

Heb je géén (eigen) type dossieritems gekoppeld op het tabblad Dossier van de algemene fiscale instellingen, dan geef je bij het opslaan van de rapportage zelf het type dossieritem op. Het rapport wordt dan standaard als RTF-bestand opgeslagen in plaats van een PDF-bestand.

Als je namelijk het fiscale rapport met de PCC opslaat, dan gebruikt Profit standaard de dossieritems -13 of -14, behalve als je eigen dossieritems hebt vastgelegd op het tabblad Dossier.

Automatisch opslaan in dossier instellen:

1. Ga naar: Fiscaal / Beheer / Instellingen / Algemeen.
2. Ga naar het tabblad: Dossier.
3. Selecteer het type dossieritem voor het automatisch opslaan van de fiscale rapportage voor IB en Vpb.

   In dit geval het type dossieritem dat je in de vorige stap hebt toegevoegd.

4. Selecteer de Brieven aanslag voor IB en Vpb als je deze ook automatisch wilt opslaan in het dossier.
5. Klik op: Opslaan en sluiten.
6. Klik op: Ja.

   De omgeving opent automatisch opnieuw, met de nieuwe instellingen.

Zie ook: Automatisch accorderen SBA

Akkoorddocumenten instellen

Op omgevingsniveau leg je per jaar en per aangiftesoort (Aangifte IB of Vpb) de rapporten vast waarmee de aangiften klaargezet worden voor verzending. Dit is het fiscale rapport dat met het vaste type dossieritem (-13 Aangifte IB of -14 Aangifte Vpb) of het eigen type dossieritem ingestuurd wordt en uiteindelijk in de workflowstap terecht komt.

Akkoorddocument instellen:

1. Ga naar: Fiscaal / Beheer / Instellingen / Algemeen.
2. Ga naar het tabblad: Rapportage ter accordering.
3. Klik op: Nieuw.
4. Filter bijvoorbeeld op Jaar.
5. Selecteer de rapporten die ingestuurd kunnen worden.
6. Klik op: Voltooien.

   De geselecteerde rapporten zijn ook ingesteld voor alle cliëntengroepen. In de eigenschappen van de cliëntengroep kun je ook rapport selecteren op het tabblad Rapportage ter accordering.

7. Klik op: Opslaan en sluiten.

   Je kunt de ingestelde rapportage wijzigen of verwijderen. Dit heeft invloed op nieuw aan te maken akkoorddocumenten, de reeds ingestuurde documenten blijven ongewijzigd.

   Als je het scherm met Opslaan en Sluiten afsluit, krijg je de melding: LET OP! Eventuele wijzigingen in de instellingen zullen ook doorgevoerd worden bij de cliëntengroepen die gebruik maken van deze instellingen. Weet je zeker dat je door wilt gaan?.

8. Klik op: Ja.

   Je krijgt nu een melding dat de omgeving opnieuw geopend wordt.

9. Klik op: Ja.

   Je kunt hier alleen brieven selecteren als je Fiscale systeeminstellingen gebruiken niet hebt aangevinkt.

   Meer informatie: Cliëntengroep inrichten

   Je kunt per cliëntengroep van de algemene instellingen afwijken. Bij het aanmaken van een nieuwe cliëntengroep worden de velden op de tabbladen Aanslag accorderen, Aanslag rapportage IB of Aanslag rapportage Vpb automatisch overgenomen van de algemene instellingen.

   Als je werkt met cliëntengroepen, moet je de cliënt koppelen aan een cliëntengroep voordat je de rapportages en rapportensets via de cockpit kunt verstrekken.

   Instellingen wijzigen:

   1. Ga naar: Fiscaal / Algemeen / Cliëntengroep.
   2. Open de eigenschappen van een cliëntengroep.
   3. Ga naar het tabblad: Algemeen.
   4. Vink Fiscale systeeminstellingen gebruiken uit als je in de cliëntengroep wilt afwijken van de algemene instellingen.
   5. Ga naar het tabblad: Aanslag accorderen.
   6. Geef de marges in die voor deze cliëntengroep gelden.
   7. Vink Aanslagen die conform zijn automatisch accorderen aan als je wilt dat deze aanslagen meteen akkoord worden verklaard.

      Van deze aanslagen wordt in een batch automatisch een akkoordbrief gemaakt. Je kunt deze aanslagen niet meer controleren. Het veld Beoordeeld door wordt gevuld met de tekst: Automatisch geaccordeerd.

   8. Op de tabbladen Aanslag rapportage IB en Aanslag rapportage Vpb kun je voor de geselecteerde cliëntengroep afwijkende rapporten selecteren. Je kunt er ook voor kiezen om een bepaald rapport te wissen.
   9. Klik op: Opslaan en sluiten.

Kenmerkcombinatie toevoegen bij rapport

Je gebruikt kenmerkcombinaties om de interne dossieradministratie te ordenen en begeleiden. De intermediair kan in het dossier zijn eigen filtering gebruiken. Het gebruik van kenmerkcombinaties is niet verplicht. Je legt deze kenmerkcombinaties per rapport vast en vult de kenmerken bij het insturen van het rapport. Je kunt alleen kenmerken vastleggen voor vrije rapportages.

Kenmerken worden gebruikt om dossieritems te ordenen. Rapporten die geaccordeerd moeten worden, kun je niet koppelen aan kenmerkcombinaties. Je kunt hiervoor wel het type dossieritem gebruiken. Als je dan ook het fiscale jaar opneemt is het rapport ook eenvoudig te herkennen. Een kenmerk of kenmerkcombinatie mag niet geblokkeerd zijn. Je kunt alleen een kenmerkcombinatie vastleggen als je bij het type dossieritem hebt aangegeven dat je kenmerken wilt gebruiken.

Kenmerkcombinaties toevoegen en koppelen aan rapport:

1. Ga naar: CRM / Dossier / Inrichting / Type dossieritem.
2. Open de eigenschappen van het type dossieritem.
3. Ga naar het tabblad: Kenmerkcombinaties.
4. Klik op: Nieuw.
5. Vul de omschrijving in.
6. Selecteer de kenmerken.

   Meestal worden de kenmerken Betreft, Inzake en/of Jaar gebruikt.

7. Vink Voor vastlegging in OutSite aan.
8. Klik op: Voltooien.
9. Ga naar: Fiscaal / Beheer / Instellingen / Algemeen.
10. Ga naar het tabblad: Kenmerken rapportage.
11. Open de eigenschappen van het rapport.

    Je kunt hier niet het rapport selecteren dat je hebt vastgelegd voor het accorderen van de aangifte. De naam van het rapport is ook zichtbaar voor de cliënt, houdt hier rekening mee bij de naamgeving.

12. Selecteer een waarde bij Kenmerkcombinatie.
13. Klik op: Opslaan en sluiten.
14. Ga naar het tabblad: Kenmerken rapportenset.
15. Open de eigenschappen van een rapportenset.
16. Selecteer een waarde bij Kenmerkcombinatie.
17. Klik op: Opslaan en sluiten.
18. Klik op: Opslaan en sluiten.
19. Klik op: Ja.

    De omgeving opent automatisch opnieuw, met de nieuwe instellingen.

Profit Communication Center installeren

Als je de aangiften via OutSite of een externe portal laat accorderen moet het Profit Communication Center op de machine zijn geïnstalleerd. Je gebruikt het Profit Communication Center (PCC) voor het insturen van Office-documenten (Excel, Word en PowerPoint) als bijlage bij dossieritems en voor het bewerken van deze bijlagen vanuit Profit (Excel en Word). Je hebt het PCC ook nodig voor het raadplegen en bewerken van analyses en voor het exporteren van weergaven naar Excel.

Zie ook:

• Profit Communication Center installeren
• Alle mogelijkheden van het PCC (overzicht)