Autorisatie op menu, acties en tabbladen beheren

Als je de autorisatie eenmaal hebt ingesteld is het van belang die ook goed te beheren zodat de autorisatie bruikbaar en eenduidig blijft zonder allerhande wildgroei.

Dit is met name van belang als je overgaat nieuwe Versie van Profit. De Update kan nieuwe functionaliteit bevatten waarvoor in eerste instantie niemand is geautoriseerd. Ook kunnen zich veranderingen voordoen in de organisatie waardoor de autorisatie in Profit gewijzigd moeten worden.

De pagina's Nieuw in Profit op de AFAS Klantportal bieden een goede leidraad voor de te autoriseren onderdelen in een nieuwe Profit-versie.

Inhoud

Autorisatierapporten

Je gebruikt rapporten om de ingestelde autorisatie te controleren. Raadpleeg deze rapporten altijd na het installeren van een nieuwe versie.

Ook het dashboard Autorisatie biedt een schat aan informatie.

Rapporten raadplegen:

Ga naar: Algemeen / Uitvoer / Rapport.
Open het rapport:
- Autorisatie per gebruikersgroep (Profit)
- Autorisatie per gebruiker (Profit).
Het rapport Autorisatie per gebruikersgroep (Profit) toont alle uitgedeelde autorisatie per gebruikersgroep.

Het rapport Autorisatie per gebruiker (Profit) toont de autorisatie die per gebruiker is ingesteld. Dit rapport toont ook geblokkeerde gebruikers. We adviseren je gebruikers nooit 'eigen' autorisatie te geven, dit rapport helpt je om hier paal en perk aan te stellen! Uiteraard wordt het gebruik van de standaard gebruikersgroepen van harte aanbevolen.

Processen van gebruikers (rapport)

Je kunt zelf een rapport, analyse of GetConnector maken met de gegevensverzameling Processen van gebruikers (rapport). Je kunt via deze gegevensverzameling ook snel zien of bepaalde autorisatie is uitgedeeld op gebruikersniveau in plaats van gebruikersgroep-niveau.

Autorisatie-analyse raadplegen

De autorisatie analyse biedt een totaaloverzicht van de autorisatie in een bepaalde omgeving.

De analyse biedt inzicht in de menu-, tabblad- en actieautorisatie per gebruiker of gebruikersgroep.

Ook het dashboard Autorisatie biedt een schat aan informatie.

Autorisatiecockpit raadplegen:

Ga naar: Algemeen / Uitvoer / Analyse.
Dubbelklik op: Autorisatie analyse (Profit).
Klik op: Voltooien.
De analyse wordt geopend in Microsoft Excel.
Klik op: 'Instellingen'.
Vink 'Toon groepen' en/of 'Toon gebruikers' aan.
Selecteer de groepen en/of gebruikers.
Vink 'Niet-geautoriseerde items' aan, als je alle te autoriseren items in de analyse wilt weergeven. Hierdoor kun je direct het verschil zien tussen geautoriseerde en niet-geautoriseerde items.
Klik op: OK.
Je krijgt een melding als de analyse begint.
Klik op: OK.
Wacht op de melding 'De overzichten zijn bijgewerkt'.
De menu-items, tabbladen en acties per groep en/of gebruiker worden op verschillende Excel-werkbladen getoond.
Sluit de analyse. door Excel te sluiten.

Autorisatie op acties, menu en tabbladen controleren

Je kunt per menukeuze, actie of tabblad bekijken welke gebruikers daarvoor geautoriseerd zijn.

Vanuit dit overzicht kun je groepen of gebruikers ook direct de autorisatie ontnemen voor de specifieke actie, menukeuze of het specifieke tabblad. Bovendien kun je een gebruiker direct uit een groep verwijderen via de knop Uit groep.

Voorbeeldmenu per gebruiker raadplegen:

Ga naar: Algemeen / Beheer / Autorisatie tool.
Selecteer de gebruiker.
Ga naar: Extra / Voorbeeld menu....
Je ziet een voorbeeld van het menu van de gebruiker in een apart venster.
Klik op: Sluiten.

Autorisatie op actie, menu of tabblad raadplegen en wijzigen:

In dit voorbeeld selecteer je een menukeuze, tabblad of actie en je raadpleegt geautoriseerde gebruikers. Je kunt de autorisatie direct aanpassen.

Selecteer de menukeuze, de actie of het tabblad waar je de autorisatie van wilt bekijken en eventueel wijzigen.
Ga naar: Extra / Geautoriseerde gebruikers tonen.

Je ziet de gebruikers die geautoriseerd zijn voor het gekozen item.

Als een gebruiker zowel als gebruiker als via een gebruikersgroep is geautoriseerd, zie je de gebruiker meerdere keren in de weergave.
Selecteer een regel die een groep bevat.
Klik op: Naar groep.
Hiermee selecteer je de groep en kun je de autorisatie direct wijzigen.