Procuratieschema inrichten
Met het procuratieschema leg je formeel vast wie binnen je organisatie welke financiële verplichtingen mag goedkeuren en tot welk bedrag, zoals inkoopfacturen, -aanvragen, -offertes en -orders. Hiermee zorg je dat elke inkooptransactie automatisch bij de juiste beoordelaar(s) of beoordelaarsgroep terechtkomt. Je voorkomt ook dat transacties onterecht worden goedgekeurd of blijven hangen, omdat je altijd ziet wie wanneer heeft goedgekeurd. In dit artikel leg je de instellingen vast om het procuratieschema te gebruiken op omgevingsniveau en per administratie.
|
Inhoud |
Stap 1: Autorisatie
Voordat je het procuratieschema kunt activeren en inrichten, moet je dit eerst autoriseren.
Autorisatie inrichten:
Hieronder zie je welke onderdelen je autoriseert voor de applicatiebeheerder, zodat de applicatiebeheerder de inrichting kan doen.
- Ga naar: Algemeen / Beheer / Autorisatie tool.
- Ga naar het tabblad: Onderhoud groepen.
- Selecteer de te autoriseren groep.
- Ga naar het tabblad: Menu.
- Vink de te autoriseren menukeuzen aan:
- Financieel / Beheer / Instellingen
- Financieel / Beheer / Instellingen administratie
- Financieel / Beheer / Procuratieschema. Deze menukeuze kun je pas autoriseren nadat je een grondslag voor het procuratieschema hebt ingesteld in de omgevingsinstellingen en je de omgeving hebt geconverteerd.
- Ga naar het tabblad: Autorisatie.
- Autoriseer de tabbladen:
- Financieel / Beheer / Instellingen, tabblad Procuratie.
- Financieel / Beheer / Instellingen administratie, tabblad Procuratie.
- Financieel / Beheer / Procuratieschema, tabbladen en acties.
Import Procuratieregels autoriseren:
Je bespaart tijd door procuratieregels te importeren. Je kunt procuratieregels importeren via Financieel / Beheer / Import grootboek / Procuratieregels. Voordat je procuratieregels kunt importeren moet je dit eerst autoriseren. Dit doe je via de volgende stappen:
- Ga naar: Algemeen / Beheer / Autorisatie tool.
- Ga naar het tabblad: Onderhoud groepen.
- Selecteer de te autoriseren groep.
- Ga naar het tabblad: Menu.
- Vink de te autoriseren menukeuzen aan:
- Financieel / Beheer / Import Grootboek / Procuratieregels.
Zodra je deze autorisatie hebt vastgelegd kun je procuratieregels importeren.
Stap 2: Instellingen bepalen
Voordat je het procuratieschema inricht, bepaal je welke combinaties en bedragen je wilt gebruiken. Hiermee leg je de basis voor de automatische routering van inkooptransacties.
- Bepaal de grondslagen.
- Gebruik maximaal 3 grondslagen.
- Stel per grondslag een combinatie samen van grootboekrekening en verbijzonderingsas 1 t/m 5 (bijvoorbeeld Kostenplaats).
- Deze combinatie geldt voor de hele omgeving.
Een grondslag bepaalt op basis van welke financiële kenmerken Profit de beoordeling aanstuurt.
- Bepaal de grensbedragen.
- Leg de drempelbedragen vast, bijvoorbeeld € 100, € 1.000 en € 10.000.
- Houd rekening met een automatische restcategorie boven het hoogste bedrag.
- Bepaal of je per administratie afwijkende grensbedragen nodig hebt.
Een grensbedrag bepaalt tot welk bedrag een beoordelaar mag goedkeuren.
- Bepaal de beoordelaar of beoordelaarsgroep.
- Koppel per combinatie van grondslag en grensbedrag een beoordelaar of beoordelaarsgroep.
- Gebruik hiervoor een gebruikersgroep uit de autorisatietool.
De beoordelaar of beoordelaarsgroep ontvangt de inkooptransactie ter beoordeling.
Je hebt vastgesteld welke combinaties van grondslag, grensbedrag en beoordelaar het procuratieschema vormen. Deze keuzes gebruik je bij de verdere inrichting.
Stap 3: Grondslagen vastleggen
Bepaal de grondslagen van het procuratieschema; hiermee bepaal je of het procuratieschema gebaseerd is op kostenplaatsen en/of grootboekrekeningen.
Let op:
Door de onderstaande stappen activeer je het gebruik van het procuratieschema in de omgeving. Hierna moet je de omgeving direct converteren. Voer onderstaande stappen daarom uit buiten werktijd, bijvoorbeeld in het weekend.
De grondslagen bepalen de structuur van het procuratieschema. Hoe meer grondslagen je instelt, hoe fijnmaziger je procuratieschema wordt. Een ingewikkelder structuur vermindert echter ook het overzicht en vermeerdert het onderhoud. Bijvoorbeeld:
- Je verbijzondert via verbijzonderingsas 2 op afdeling. Als je afdelingen wilt gebruiken als basis van de procuratie, selecteer je bij Procuratiegrondslag 1 de verbijzonderingsas 2.
- Als je een fijnmazige structuur wilt gebruiken, kun je bijvoorbeeld uitgaan van verbijzonderingsas 2 (als eerste grondslag) + grootboekrekening (als tweede grondslag). Procuratiegrondslag 3 gebruik je niet.
Let op:
Na het vastleggen van procuratieregels kun je de grondslagen niet meer wijzigen.
Grondslagen procuratie in Omgevingsinstellingen vastleggen:
- Ga naar: Financieel / Beheer / Instellingen.
- Ga naar het tabblad: Procuratie.
- Selecteer de grondslagen.
- Klik op: Opslaan en sluiten.
De omgeving wordt opnieuw geopend en geconverteerd.
- Autoriseer vervolgens ook de menukeuze Financieel / Beheer / Procuratieschema. Je ziet dit menu naa de conversie als de grondslagkeuze is geconverteerd.
Stap 4: Grensbedragen vastleggen
Bepaal de grensbedragen voor het beoordelen van inkoopfacturen per administratie. Doorloop onderstaande stappen per administratie waarin je het procuratieschema toepast.
Administratie-instellingen vastleggen:
- Ga naar: Financieel / Beheer / Instellingen administratie.
- Ga naar het tabblad: Procuratie.
- Je ziet de grensbedragen in het procuratieschema. Je ziet de velden 1e beoordelaar t/m 9e beoordelaar, maar deze worden vervangen door de grensbedragen. Vul deze in. Boven de hoogste grens ontstaat automatisch een 'restcategorie'.
In het voorbeeld is het hoogste grensbedrag € 5.000. Hierdoor ontstaat automatisch een 'restcategorie' voor bedragen boven € 5.000.
- Klik op: Opslaan en sluiten.
Signalen
Je kunt een signaal gebruiken om een waarschuwing te krijgen dat een beoordelaar uit dienst zal gaan, zodat je tijdig een andere beoordelaar kunt toewijzen in het procuratieschema. Dit geldt ook voor budgethouders. Gebruik de volgende signalen:
Beoordelaar procuratieschema gaat uit dienst|
Direct naar
|