Import de données dans Profit

Vous pouvez importer des données dans Profit depuis un fichier externe. À cet effet, Profit applique les contrôles qui sont également valables lors d'un import manuel.

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Description

Vous avez la possibilité d'importer à l'aide de la fonctionnalité import de grandes quantités de données en une seule fois. Pour chaque table (Organisations/Personnes, Employés, Comptes grand livre, etc.), vous utilisez une fonction import séparée. Certaines fonctions d'import sont uniquement appropriées pour ajouter de nouvelles données (qui n'ont pas encore été définies dans Profit), tandis que d'autres sont mieux adaptées à la modification de données existantes. Il existe aussi des fonctions import qui combinent ces fonctionnalités.

Vous effectuez systématiquement l'import sur la base d'une définition d'import que vous créez vous-même de toutes pièces. Dans la définition d'import, vous indiquez la relation existant entre les champs du fichier d'import et ceux de Profit. La définition d'import contient aussi des informations générales concernant le fichier à importer, par exemple la structure du fichier. Vous ne pouvez importer que des fichiers ASCII (par exemple, *.TXT ou *.CSV).

Au cours de l'import, Profit effectue les contrôles (validations) suivants :

• Contrôle sur la base de la définition d'import

  Profit vérifie si le fichier d'import peut être importé sur la base de la définition d'import. Vous pouvez également effectuer ce contrôle séparément, sans importer les données. Profit affiche notamment des messages d'erreur lorsque des données sont manquantes ou qu'elles ne possèdent pas le format approprié.

• Contrôle lors de l'ajout ou de la modification de données :

   Profit applique les contrôles qui sont également valables pour un import manuel.

Profit importe les données qui ne provoquent pas d'erreurs au cours de la validation.

Méthode

• Création d'un fichier d'import

  Ce sujet se rapporte à la structure des fichiers à importer.

• Création d'un fichier d'import à l'aide de l'outil Excel

  Si vous souhaitez créer un fichier d'import, il est judicieux d'utiliser un programme de feuilles de calcul comme Microsoft Excel. Pour vous aider à compléter une feuille Excel, vous pouvez générer un exemple depuis Profit où les noms de champ sont déjà remplis.

• Import d'un fichier par l'intermédiaire d'une nouvelle définition d'import

  Vous souhaitez importer des données dans Profit, mais vous ne disposez pas encore d'une définition d'import. Vous ajoutez une nouvelle définition d'import, celle-ci décrit la relation entre les données dans le fichier d'import et les données dans Profit. Ensuite, vous exécutez l'import.

• Import par l'intermédiaire d'une définition d'import existante

  Vous pouvez standardiser le processus d'import à l'aide de définitions d'import. Une définition d'import comporte toutes les données d'une action d'import déterminé, comme l'emplacement du fichier d'import, les paramètres généraux et le lien des champs à importer avec les champs dans Profit.

• Résolution des erreurs lors d'un import de données

  Si un import ne se déroule pas correctement, vous devez consulter les messages d'erreur et les corriger.

• Administration des définitions d'import

  Une définition d'import décrit l'import pour un type spécifique de données. Vous pouvez échanger des définitions d'import entre différents environnements et vous pouvez copier, modifier et supprimer les définitions d'import.