Licence et comptage des nombres de licences

Pour l’utilisation de Profit, vous avez besoin d’une licence. La licence détermine :

  • Les fonctionnalités Profit que vous pouvez utiliser.
  • Le nombre maximal d’environnements.

    Dans Profit Small Business, vous pouvez utiliser 10 environnements au maximum. Dans les autres versions de Profit, le nombre maximum dépend de la licence.

  • Le nombre maximal d’utilisateurs.
  • Nombre maximal d’employés.

Description

Votre licence est valide une année au maximum. Profit vérifie lui-même si une nouvelle licence est disponible sur le AFAS Portail client et l’importe automatiquement. Cela s’effectue seulement si vous avez satisfait à votre obligation de paiement et que l’ordinateur a une connexion Internet. Si la mise à jour automatique de la licence échoue, vous pouvez télécharger le fichier de licence manuellement à partir du AFAS Portail client et l’importer.

Attention: 

Si les données de licence sont modifiées suite à l’ajout ou à la suppression d’éléments de Profit, il se peut que vous deviez réinstaller le logiciel, puis convertir les environnements. Dans ce cas, exécutez les étapes suivantes :

  • Connexion en tant qu’administrateur
  • Saisie d’une nouvelle licence
  • Réinstallation de Profit  
  • Nouvelle connexion en tant qu’administrateur
  • Conversion des environnements

Nombre maximum d’utilisateurs

Suivant votre licence, vous avez droit à un certain nombre d’utilisateurs, d’employés, de déclarations, etc. C’est ce nombre maximum que vous pouvez utiliser dans tous les environnements. Si le même employé, la même déclaration ou le même utilisateur apparaît dans plusieurs environnements (par exemple dans un environnement de production et dans une copie d’environnement de test), cela ne compte qu’une fois.

Exemple :

  • L’environnement A comporte les utilisateurs Susan, John et Martin. L’environnement B comporte les utilisateurs Susan, John et Martin. Comme les mêmes utilisateurs apparaissent dans ces environnements, ils ne sont pris en compte qu’une fois pour votre licence. Dans cette situation, il y a donc un total de 3 utilisateurs uniques.
  • L’environnement A comporte les utilisateurs Susan, John et Martin. L’environnement B comporte les utilisateurs Susan, Bart et Pascal. Susan apparaît dans les deux environnements, les autres utilisateurs sont des utilisateurs uniques. Il y a donc 5 utilisateurs uniques.
  • L’environnement A comporte les utilisateurs Susan, John et Martin. Vous faites une copie de test de cet environnement et vous la nommez copie d’environnement X. Dans cette situation, il y a 3 utilisateurs uniques. Si vous voulez ajouter des utilisateurs de test à l’environnement X, il en résulte de nouveaux utilisateurs uniques.

Tous les utilisateurs que vous créez, utilisateurs ordinaires et utilisateurs système, sont comptés pour la licence. Un utilisateur ordinaire est lié à une personne : ce sont les membres de votre personnel qui se connectent à Profit. Les utilisateurs système ne sont pas liés à une personne, mais sont utilisés, par exemple, pour les connecteurs et la fonction Commandline. Vous définissez vous-même l’utilisation d’utilisateurs et d’utilisateurs système.

Votre licence vous donne droit à un utilisateur n’ayant pas accès à Profit Windows et InSite, mais pouvant accéder à des options avancées (pour les connecteurs et les copies de réserve). Un second utilisateur sans Profit Windows et InSite et avec options avancées est, en revanche, bien pris en compte pour la licence.

Message : votre licence expire dans xx jours

Lorsque vous recevez ce message, vous devez télécharger et installer une nouvelle licence.

  • Pour une nouvelle installation, vous devez toujours charger la nouvelle licence manuellement. En cas de prolongation, Profit charge la licence automatiquement.
  • S’il y a encore des factures ouvertes, aucune nouvelle licence n’est mise à disposition. Profit ne peut donc pas charger la licence automatiquement et le message apparaît. Si, cependant, vous avez payé, nous vous invitons à prendre contact avec le Service clientèle d’AFAS.
  • Si la nouvelle licence n’est pas chargée automatiquement, vous pouvez la charger vous-même. Ceci ne s'applique cependant pas à AFAS Online. Si vous utilisez AFAS Online, vous devez envoyer un incident.

Si vous atteignez le nombre maximum d'utilisateurs, vous pouvez commencer par essayer de diminuer le nombre d'utilisateurs actuels. Pensez par exemple à la suppression ou au blocage d'utilisateurs de test et à d'autres utilisateurs complémentaires dans des environnements de test, et à la suppression ou au blocage d'utilisateurs qui ne peuvent pas avoir accès à Profit (comme des anciens stagiaires, des intérimaires etc.). Vous pouvez dédoubler les doubles codes d'utilisateurs via la synchronisation des utilisateurs. Pour réduire le nombre d'utilisateurs, vous devez bloquer ou supprimer un utilisateur dans tous les environnements correspondants.

Nombre maximal d’employés

Votre licence détermine le nombre maximal d’employés que vous pouvez définir dans Profit. Profit compare ce nombre prévu dans votre licence avec le nombre d’employés dans tous les environnements.

Un employé est pris en compte dans les conditions suivantes pour le nombre de licences :

  • Dans l’environnement, la fonctionnalité Environnement budget RH/Payroll n’est pas activée.
  • L’employé n’est pas bloqué.
  • L’employé a un contrat actuel, dans lequel le champ Type d'employé comporte une des valeurs suivantes dans les propriétés dudit contrat :
    • Membres du personnel
    • Entrepreneur avec salaire
    • Stagiaire - avec salaire
    • Expat

Les candidats ne comptent pas pour le nombre de licences d’employé. Les employés qui ne répondent pas aux critères mentionnés plus haut, comme les intérimaires, ne sont pas pris en compte.

Si vous atteignez le nombre maximum d'utilisateurs, vous pouvez commencer par essayer de diminuer ce nombre. Supprimez les environnements de test ou les employés contenus dans les environnements de test.

Nombre maximum d’utilisateurs InSite/OutSite

Des compteurs distincts sont disponibles à cet effet. Vous pouvez mentionner dans l’Outil d'autorisation, par utilisateur, si celui-ci est un utilisateur InSite ou un utilisateur OutSite. Le nombre d'utilisateurs uniques est défini dans l'environnement central de connexion.

Méthode

Voir aussi :