Critères de recherche du traitement automatique d'un extrait de compte

Vous pouvez traiter les extraits de compte de façon automatique. Pendant le traitement d’un extrait de compte, Profit recherche automatiquement les postes impayés correspondants. Pour le traitement automatique, Profit compare les extraits de compte. Le présent sujet décrit comment cette identification (matching) fonctionne et les critères de recherche qu'utilise Profit. Vous pouvez utiliser cette information pour optimiser la reconnaissance des postes impayés.

Le processus s’effectue dans l’ordre suivant. Lorsqu’un poste impayé est reconnu, les autres possibilités de recherche ne sont plus utilisées.

Critères de recherche du matching des extraits de compte en vue de leur traitement automatique :

Profit vérifie d'abord si tous les mouvements de fournisseurs doivent être saisis sur le compte d'attente 'Paiements en route'. Si tel est le cas, il s’agit du premier filtrage.
Recherche du numéro de facture dans la référence de paiement
Si l’extrait de compte contient une référence de paiement, celle-ci a toujours la priorité. Le numéro de facture est en effet, dans les références, une clé directe vers la saisie.

En l'absence de référence de paiement ou si la référence de paiement ne correspond à aucun résultat, Profit poursuit sa recherche :
Recherche des numéros de compte bancaire et contrôle de la présence du numéro de facture dans le libellé des postes impayés de ce numéro de compte bancaire.
Si la ligne contient un numéro de compte bancaire que Profit reconnaît, Profit s'appuie sur les postes impayés présents pour vérifier si le numéro de facture apparaît dans le libellé de saisie.

Lors de la recherche d'un numéro de compte bancaire, Profit examine aussi bien les clients et les fournisseurs que le compte de grand livre.

Si le même compte bancaire apparaît chez plusieurs clients ou fournisseurs et qu'il n'y a qu'un poste impayé, celui-ci est proposé lors du traitement de l'extrait de compte.
Recherche de préfixe ou d’abréviation de facture dans le libellé.
Recherche dans le libellé de ce qui peut ressembler à un numéro de facture.
Profit recherche dans le libellé un éventuel numéro de facture (attention aux limites de numéro de facture dans les paramètres d'administration) qui permette de trouver le poste impayé.

Attention:

Les clients/fournisseurs peuvent uniquement être reconnus si le numéro de facture et le numéro de compte bancaire de l'extrait de compte se trouvent aussi tous deux dans Profit. Si le numéro de facture de l'extrait correspond à celui du poste impayé du client/fournisseur dans Profit, mais si le numéro de compte bancaire de l'extrait n'est pas connu dans Profit, Profit ne peut pas reconnaître les clients/fournisseurs pour le traitement automatique.
Recherche dans l'environnement d'un numéro de compte bancaire.
Lors de la recherche d'un numéro de compte bancaire, Profit examine aussi bien les clients et les fournisseurs que le compte de grand livre.
Imputation du montant total pour plusieurs numéros de facture.
Si la ligne d’extrait correspond à plusieurs postes impayés, il est possible que tous les numéros de facture soient mentionnés dans le libellé du paiement. Si Profit reconnaît ces numéros de facture, les postes impayés concernés sont lettrés.
Comparaison entre le montant total et les montants des factures
Profit trie les postes impayés d’un client par ancienneté (le plus ancien en haut) et additionne les montants les uns après les autres. Profit contrôle, après chaque addition, si le montant correspond au montant de paiement sur l’extrait de compte. Le lettrage des postes impayés concernés n’a lieu que si ce montant correspond exactement.

Exemple :

Vous avez reçu un paiement de 1 250,00 €.

Profit trie les postes impayés du client concerné par ordre d'ancienneté :

€ 400,00 (10-10-2014)

€ 600,00 (20-10-2014)

€ 250,00 (22-10-2014)

€ 300,00 (31-10-2014)

Ensuite, Profit additionne les deux premiers postes (600,00 + 400,00 = 1 000,00). Le montant du paiement ne correspond encore pas. Après addition du poste suivant, c’est bien le cas : 1 000,00 + 250,00 = 1 250,00. Profit lettre les trois premiers postes impayés.

Le dernier poste (de € 300,00) n'est pas lettré. On peut supposer qu’elle sera transmise dans le fichier de paiement suivant.
Chercher un code d'encodage.
Si un code d'encodage est trouvé, le retrait peut avoir lieu sur le compte de grand livre qui est lié à ce code d'encodage.

Vous utilisez les codes d'encodage pour saisir automatiquement et ventiler éventuellement certaines transactions lors de la lecture des extraits bancaires sur un compte de grand livre donné. Vous pouvez ainsi, par exemple, saisir automatiquement des paiements PIN et des paiements par carte de crédit. Vous pouvez affiner le matching en ajoutant Valeur recherche dans le code d'encodage.

Lors de la réception des paiements des clients via un extrait de compte qui a le même code d'encodage au niveau de la banque, Profit voit qu'ils doivent être saisis sur le client correspondant, au moment où le numéro de compte bancaire à l'aide duquel le paiement est effectué apparaît dans Profit. Ainsi, si Profit ne reconnaît pas un numéro de compte bancaire, du fait qu'il n'existe pas dans Profit, ce numéro de compte bancaire est directement créé au niveau du client, au moment où la saisie s'effectue dans l'extrait de compte sur ce client. Attention ! Vous pouvez donc être amené à modifier manuellement le compte de paiement d'un client la première fois.
Saisie d'une recette inconnue comme un don.
Pendant le traitement des extraits de compte, vous pouvez enregistrer les dons directement comme tels. Un don est une recette à laquelle ne correspond aucun poste impayé. Profit saisit un don comme un acompte, mais le comptabilise de nouveau immédiatement. Vous pouvez ainsi saisir facilement des dons, sans avoir à les lettrer séparément.

Profit n’applique cette méthode qu’aux recettes connues du client et si l’administration a été configurée pour le traitement des dons. Si ce n’est pas le cas, cette possibilité de recherche n’est pas disponible.
Apparier client sur BSN.
Profit applique uniquement cette méthode si l'administration pour la lecture des extraits de compte a été configurée pour l'appariement sur BSN. Si ce n’est pas le cas, cette possibilité de recherche n’est pas disponible.

Lors du traitement des extraits de compte, le numéro de compte doit être identique au Numéro de compte du Fisc et la Valeur recherche doit apparaître dans le libellé de l'extrait de compte. Le libellé comporte également le mot 'n°', puis le BSN. Profit cherche au maximum 9 chiffres derrière le mot 'n°' jusqu'à ce qu'il trouve un autre signe. Ce numéro est créé et le système contrôle s'il s'agit d'un BSN néerlandais valide. Profit vérifie ensuite s'il existe exactement 1 client non bloqué avec ce BSN. (Vous remplissez le numéro BSN pour les personnes à l'ongletAutres sous le champ Numéro 'BSN'.) Un BSN ne peut apparaître que pour 1 personne.

Si la case à cocher Appariez une facture ouverte est sélectionnée, les postes impayés de ce client sont recherchés à condition :
- qu'il n'y ait qu'1 facture ouverte pour le client trouvé
- que le montant de l'inscription soit identique au montant ouvert
- que le montant de l'inscription soit inférieur au montant ouvert
Si le système ne trouve pas de client via la méthode ci-dessus, le reste de la procédure de matching est effectué, donc la recherche via la référence de paiement, la recherche via le numéro de compte bancaire, et la recherche de numéros de facture dans le libellé. La recherche via BSN a donc la priorité la plus élevée dans cette procédure.

Attention:

Si vous effectuez le traitement des salaires dans Profit Payroll et que vous avez un employé qui est aussi fournisseur, vous devez désélectionner le champ Crediteurbetaling afboeken op rekening 'Betaling onderweg' (dans les Paramètres d'administration de l'onglet Introduire extraits de compte). Sinon, en effet, si vous payez ce fournisseur automatiquement, Profit saisit toutes les saisies traitées vers ce fournisseur comme des paiements en attente, y compris les saisies de salaire. Même si vous disposez d'un code d'encodage pour les salaires, ce champ est prioritaire sur le code d'encodage.

N'oubliez pas que vous devez sélectionner vous-même le compte Betalingen onderweg quand arrive l'ordre de paiement des fournisseurs.