Recherche dans InSite

Vous disposez d'une puissante fonction de recherche pour les recherches dans InSite. Vous pouvez effectuer des recherches dans des documents, des pièces de dossier et des annexes. La fonction de recherche est disponible uniquement si elle est configurée.

Dans le cadre d'une action de recherche, vous parcourez les sources suivantes :

• Pages InSite

  Recherche de pages publiées qui contiennent du texte (voir l'explication sous ce sujet d'aide). Le résultat de la recherche contient uniquement les pages qui peuvent être directement ouvertes (sans paramètre d'entrée).

• Pièces de dossier et réactions aux pièces de dossier

  Recherche de pièces de dossier par numéro, libellé et explication, le nom de l'expéditeur et le libellé du type de pièce de dossier.

  Vous pouvez uniquement rechercher des pièces de dossier si cela est autorisé au niveau du type de pièce de dossier.

  Pour les réactions, vous effectuez une recherche par texte et expéditeur.

• Documents publiés et réactions sur documents

  Recherche de documents publiés qui contiennent du texte (par exemple, mots-clés, introduction ou texte dans le document).

  Pour les réactions, vous effectuez une recherche par texte et expéditeur.

• Le texte des pièces jointes

  En présence de pièces jointes conséquentes, seules les premières pages sont indexées, jusqu'à un maximum de 3 000 mots ou 20 000 caractères. Une limite supplémentaire s'applique aux documents PDF : seules les 20 premières pages sont indexées.

  Dans Profit Windows, vous pouvez vérifier les types de fichiers indexés. Vous ne pouvez pas modifier ces types.

Si un utilisateur exécute une action de recherche, seuls les résultats de recherche pour lesquels l'utilisateur est autorisé s'affichent.

Attention:

L'autorisation dans le menu et les onglets de Profit Windows n'est pas pertinente ici. Si un utilisateur a accès à une certaine pièce de dossier sur la base de l'autorisation avec filtre et des paramètres dans les propriétés du type de pièce de dossier, l'utilisateur aura accès à ces pièces de dossier via la fonction de recherche.

Cela peut par exemple éviter qu'un utilisateur dans Profit Windows n'ait pas accès àCRM / Dossier / Dossier ou aux onglets où sont affichées les pièces de dossier. L'utilisateur peut toutefois bel et bien avoir accès à des pièces de dossier sur la base de l'autorisation avec filtre et des paramètres dans les propriétés du type de pièce de dossier.

Cela vaut également pour l'accès via la destination d'une pièce de dossier. Cela peut éviter qu'un utilisateur n'ait pas accès à une destination donnée, comme une organisation. Mais si l'utilisateur a bel et bien accès à la pièce de dossier en tant que telle, cette pièce de dossier sera effectivement disponible via la fonction de recherche.

Recherche dans InSite ou OutSite :

1. Ouvrez la page de recherche.
2. Saisissez le mot-clé.
3. Cliquez sur : Rechercher.

   Vous recherchez l'ensemble du terme de recherche et les mots qui commencent par le terme de recherche.

   Exemple :

   Vous recherchez : Micro

   Le résultat de recherche propose, par exemple, les termes : Micro, Microsoft.

   Pour rechercher plusieurs termes qui apparaissent l'un derrière l'autre dans le texte, ajoutez des guillemets au terme de recherche.

   Exemple :

   Vous recherchez : "Microsoft Office".

   Le résultat de recherche propose uniquement les pages, documents, etc. dans lesquels "Microsoft Office" apparaît littéralement.

   AND : recherchez deux termes qui apparaissent tous deux sur une page. Vous pouvez utiliser le caractère & à la place de AND.

   Exemple :

   Vous recherchez : Microsoft AND Office

   Vous pouvez également saisir cette recherche comme suit : Microsoft & Office.

   Le résultat de la recherche contient uniquement les pages sur lesquelles les mots Microsoft et Office apparaissent tous les deux. Les mots ne sont pas nécessaires côte à côté, mais ils figurent sur la même page.

   OR : recherchez deux termes dont au moins l'un des deux apparaît sur une page. Vous pouvez utiliser | à la place de OR.

   Exemple :

   Vous recherchez : Microsoft OR Office

   Vous pouvez également saisir cette recherche comme suit : Microsoft | Office.

   Le résultat de la recherche contient les pages sur lesquelles les mots Microsoft et/ou Office apparaissent.

   AND NOT : recherchez deux termes dont l'un des deux apparaît sur une page et l'autre non. Vous pouvez utiliser &! à la place de AND NOT.

   Exemple : 

   Vous recherchez : Microsoft AND NOT Office

   Vous pouvez également saisir cette recherche comme suit : Microsoft &! Office.

   Le résultat de la recherche contient les pages sur lesquelles Microsoft apparaît, mais pas Office.

Quelles pages sont indexées

Seules les pages indexées apparaissent dans le résultat d'une recherche. Toutefois, Profit n'indexe pas toutes les pages. Certaines pages n'ont qu'une application technique ou servent à sélectionner des données. Elles ne sont alors pas indexées.

Profit indexe les pages pour lesquelles au moins l'une des données suivantes a été complétée :

• Introduction
• Mots clés (pour moteur de recherche)
• Texte avec mise en page
• Pièce jointe
• Introduction (Résumé)

Si par exemple, seul le titre d'une page est complété, la page n'est pas indexée. Si une page est indexée du fait qu'au moins l'un des champs susmentionnés est complété, les données suivantes sont reprises dans l'index :

• Titre
• Sous-titre
• Introduction
• Texte avec mise en page (contenu de la page)
• Mots clés
• Titre des éléments de page visibles, tels que vidéos, texte avec mise en page, images, etc.
• Libellé (uniquement si les champs Titre et Titre différent sont vides).