Envoyer une facture électronique (vente) par e-mail
Vous pouvez délivrer une facture comme facture électronique. Cela signifie que la relation de vente/le client reçoit deux fichiers par e-mail : un fichier PDF et un fichier UBL.
La relation de vente/le client peut lire la facture de vente électronique directement comme facture d'achat dans son administration financière et la traiter. La relation de vente gagne du temps étant donné que les données de la facture ne doivent pas être retranscrites manuellement. La relation de vente n'est pas tenue d'accepter une facture électronique. Vous devez d'abord vous concerter et le configurer.
Vous pouvez délivrer de nombreuses factures électroniques en masse via l'assistant Output ou envoyer une facture électronique via l'action Envoyer par e-mail.
Après avoir exécuté l'action Envoyer par e-mail, Profit ne définit le statut de la facture envoyée sur Complètement traité que si tel est le mode d'envoi de la relation de vente. Profit vérifie d'abord le mode d'envoi des factures dans l'onglet Numérique. Si aucun mode d'envoi n'est paramétré, Profit vérifie le mode d'envoi dans l'onglet Généralités. Si vous avez opté pour l'action Output, le statut des factures sera toujours Complètement traité.
Attention:
Profit envoie l’e-mail à l’adresse E-mail professionnel définie sous le contact pour la facture. Si le contact n'a pas d'adresse E-mail professionnel ou si aucun contact n'est sélectionné, c'est l'adresse E-mail professionnel de l'organisation ou de la personne concernée qui est utilisée. Si aucune adresse n'est non plus définie sous E-mail professionnel pour l'organisation ou la personne, Profit indique qu'aucune adresse e-mail valide n'a été trouvée.
Envoi massif automatique de factures électroniques :
- Voir : Envoi en masse de factures via l'assistant Output (aussi de factures électroniques)
Profit envoie automatiquement par e-mail les factures aux relations de vente qui ont précisé ce mode d'envoi comme préférentiel. Ou à toutes les relations de vente si avez configuré des modes d'envois différents.
Envoi manuel d'une facture électronique par e-mail (fichier PDF et UBL) :
- Allez vers :
- Gestion commerciale / Processus vente / Facture
- Abonnements / Facturation / Factures pro-forma
- Projets / Facturation / Factures
- Projets / Facturation / Echéance facture
- CRM / Gestion des cours / Facturation / Factures
- Sélectionnez la ligne que vous souhaitez envoyer par e-mail.
Ce n'est que si la relation de vente a choisi la ligne 'pdf + facture électronique' comme mode d'envoi préférentiel que Profit envoie une facture électronique. À défaut, il ne recevra qu'un fichier pdf.
- Cliquez sur l'action : Envoyer par e-mail.
Un exemple du message que Profit va envoyer. Le contenu de l'e-mail est déterminé via le modèle de message et le profil de la relation de vente.
Vous envoyez la facture à l'adresse e-mail du contact qui est enregistrée dans les propriétés de la relation de vente/du client. La personne de contact peut être paramétrée dans l'onglet Généralités ou par type de distribution. L'adresse e-mail saisie doit être conforme au format exigé.
Vous voyez deux pièces jointes à Pièce jointe, la facture de vente sélectionnée comme fichier pdf et fichier EBL (facture électronique). Dans tous les autres modes d'envoi, vous n'envoyez qu'une seule pièce jointe par e-mail via la même action, le fichier PDF.
- Cliquez sur : OK.
Un message apparaît contenant le nombre de factures envoyées par e-mail, à savoir un.
- Cliquez sur : OK.
Voir aussi