Configuration d'un workflow en mutation

Avec un workflow en mutation, vous définissez des données ou modifiez des données existantes dans Profit. Voici quelques exemples de workflows en mutation : la demande de congés, l'entrée en service d'un employé ou la modification de l'adresse d'un employé. Il s'agit des workflows fournis d'office, qui vous permettent d'ajouter ou de modifier des données dans Profit.

Vous pouvez également ajouter vos propres workflows en mutation en plus des workflows en mutation fournis par défaut. Vous pouvez utiliser vos propres workflows en les liant à un profil.

Exemple :

Si un chef de service indique l'entrée en fonction d'un employé dans InSite, le service RH évalue la demande dans le workflow actuel. Pour déclarer l'entrée en fonction d'un stagiaire, le service RH doit évaluer cette demande. Pour cela, vous avez besoin d'un workflow séparé.

Vous ajoutez un nouveau workflow en mutation pour la déclaration d'entrée en fonction des stagiaires. Vous liez ce nouveau workflow au profil de création pour la déclaration d'entrée en fonction des stagiaires.

Dans un workflow en mutation, vous disposez d'actions supplémentaires :

Rejeter
Vous rejetez ainsi une tâche et la saisie n'est PAS exécutée dans Profit.
Enregistrer
Vous rejetez ainsi une tâche, mais la saisie EST exécutée dans Profit.
Renvoyer
Cela vous permet d'envoyer la saisie à nouveau après le rejet du workflow.

Lors de la modification et de l'ajout d'un workflow en mutation, un certain nombre de points sont à prendre en compte pour éviter que le workflow ne se bloque et n'engendre un message lors de l'ouverture d'une tâche de workflow dans InSite.

Configurer un workflow en mutation :

Allez vers : CRM / Dossier / Configuration / Type de pièce de dossier.
Ouvrez les propriétés du type de pièce de dossier..
Accédez à l'onglet : Workflows.
Cliquez sur : Nouveau.
Saisissez le libellé .
Sélectionnez basé le workflow existant.
Sélectionnez le workflow en mutation existant.
Cliquez sur : Terminer.
Ajoutez l'action Rejeter au workflow si vous rejetez une tâche avant l'enregistrement de la saisie dans Profit.
La tâche suivante est alors toujours Renvoyer :

La tâche est donc toujours renvoyée à l'expéditeur pour enregistrement.
Ajoutez l'action Traiter au workflow si vous rejetez une tâche après l'enregistrement de la saisie dans Profit.
Vous modifiez ainsi l'icône de l'action. Cette tâche ne peut jamais renvoyer à une tâche se trouvant avant le traitement de la saisie. Vous liez alors une nouvelle tâche à l'action Traiter.
Ajoutez la tâche A traiter au workflow si vous voulez appliquer une signature numérique à ce dernier.
1. Ajoutez toujours la tâche après l'enregistrement de l'action.
2. Changez le libellé de la tâche en "Bevestigen".
3. Sélectionnez le rôle de base Employé dans Tâche destinée à.
4. Changez le libellé de l'action en "Akkoord".
Poursuivez la configuration du workflow.

Après l'ajout du workflow, liez-le à un profil.

Différence Workflow libre - Workflow en mutation

Workflow libre	Workflow en mutation
Types de pièces de dossier avec numérotation positive	Types de pièces de dossier avec numérotation négative
Ajoutent uniquement quelque chose au dossier	Modifient des données dans Profit (par ex. SCORFI, congé, absence)
Configuration : type de pièce de dossier pour InSite / OutSite	Configuration : configurer l'activation des éléments InSite + Profils = définir les contextes + déterminer le workflow à utiliser pour chaque profil
Configuration libre sur Dossier dans Management tool	Configuration libre : Sur élément employé dans management tool Répartir sur l'onglet + activer dans le contexte dans Profils In & OutSite dans Management tool
Autorisation dans fonctionnalité sur la base des rôles : Autoriser les pages : créer, modifier et afficher le type & aperçu Autoriser les onglets dans les éléments de page Filtres de données dans l'outil d'autorisation : CRM – Définir des pièces de dossier : détermine si vous pouvez définir une pièce de dossier CRM – Pièces de dossier : détermine si vous pouvez consulter une pièce de dossier dans le dossier/en voir une tâche dans ma liste de tâches	Autorisation dans fonctionnalité sur la base des rôles Autoriser les pages : par ex. Créer une modification de salaire & modification de salaire choix de l'employé/choix de salaire Autoriser les onglets dans l'élément de page de l'élément concerné au niveau de l'employé (par ex. Salaire de l'employé) Filtres de données dans l'outil d'autorisation : CRM – Définir des pièces de dossier : détermine si vous pouvez définir une pièce de dossier CRM – Pièces de dossier : détermine si vous pouvez consulter une pièce de dossier dans le dossier/en voir une tâche dans ma liste de tâches
Construire des conditions dans le workflow : Dossier du groupe de données pour champs libres et champs standard du dossier (par ex. Expéditeur, caractéristiques, responsable, ...) Destination du groupe de données pour information de la destination (par ex. Destination = employé -> Groupe de données = données actuelles de l'employé -> Données actuelles sur la fonction)	Construire des conditions dans le workflow : Dossier du groupe de données pour champs standard du dossier (par ex. Expéditeur, responsable, ...) Groupe de données par ex. Données actuelles de l'employé pour données actuelles SCORF Saisie du groupe de données pour données modifiées au sein de cet élément
Tâches : Pour traitement -> Cette tâche fait avancer votre workflow Pour info -> Il s'agit d'un message info à la destination choisie Actions standard : Traiter (= aussi rejeter, envoyer à nouveau, approuver, …) ici, le workflow est donc envoyé en entier Déléguer = demander l'avis de quelqu'un -> Une tâche arrive chez l'employé choisi, celui-ci peut uniquement donner une réaction, il ne peut rien modifier. Une fois que cet employé a donné une réaction, la tâche revient chez vous Transférer = transmettre la tâche à quelqu'un d'autre, donc aussi les actions que vous pouvez sélectionner (la tâche est confiée à une autre personne) Me rendre responsable/Rendre quelqu'un responsable -> Complète le champ spécial "Responsable" avec la valeur choisie, la tâche suivante peut ainsi être acheminée vers le responsable approprié (comme destination = Responsable) Actions spéciales : Traiter les données personnelles du formulaire -> Lorsqu'un formulaire est utilisé, comme par exemple dans OutSite, il est possible de reprendre les données saisies par une personne/organisation pour créer une nouvelle organisation/personne dans CRM	Tâches : Pour traitement -> Cette tâche fait avancer votre workflow Pour info -> Il s'agit d'un message info à la destination choisie Actions standard : Traiter (=/= rejeter, envoyer à nouveau) vous permet de faire approuver une tâche afin que le workflow puisse progresser, mais rien n'est encore enregistré dans Profit, car cela se fait à l'aide de l'action spéciale Enregistrer Déléguer = demander l'avis de quelqu'un -> Une tâche arrive chez l'employé choisi, celui-ci peut uniquement donner une réaction, il ne peut rien modifier. Une fois que cet employé a donné une réaction, la tâche revient chez vous Transférer = transmettre la tâche à quelqu'un d'autre, donc aussi les actions que vous pouvez sélectionner (la tâche est confiée à une autre personne) Me rendre responsable/Rendre quelqu'un responsable -> NE S'UTILISE PAS DANS LES FLUX EN MUTATION Actions spéciales : Rejeter par ex. une demande de congé InSite -> Rejette la demande de congé, qui ne sera donc pas enregistrée dans Profit Envoyer à nouveau par ex. une demande de congé InSite -> Envoie la demande de congé à nouveau après son rejet, afin de pouvoir l'enregistrer malgré tout dans Profit Enregistrer par ex. une demande de congé InSite -> Enregistre la demande de congé dans Profit (des données sont donc ajoutées/modifiées au niveau de l'employé avec ce flux) Voir également : Traitement d'un workflow en mutation

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