Exemple d'élaboration d'un workflow

Si vous avez ajouté un workflow basé sur un workflow vide, vous en créez un entièrement nouveau.

Exemple :

Le service du personnel veut faire dérouler le traitement d'une demande d'études par le biais d'un workflow.

Herma Sprong - Schouten veut améliorer ses compétences dans son travail et voudrait donc suivre la formation master Gestion des ressources humaines (GRH).

La procédure :

• L'employé ou la personne qualifiée dans ce but envoie la pièce de dossier.
• La demande est d'abord transmise au responsable de l'employé. Le responsable vérifie le montant de la demande d'études :

  - si le montant de la demande s'élève à plus de 5 000 euros, il la transmet à la direction.

  - si le montant de la demande s'élève à moins de 5 000 euros, il l'évalue lui-même.

  - s'il n'est pas d'accord avec la demande d'études, il peut la rejeter.

• Si le montant de la demande d'études s'élève à plus de 5 000 euros, le directeur doit aussi approuver le workflow.

Si le directeur (> 5 000 euros) ou le responsable (< 5 000 euros) est d'accord, le service du personnel doit établir une convention d'études et l'envoyer à l'employé.

Si la direction rejette la demande, le responsable doit également la rejeter.

L'employé reçoit un message quand la demande d'études est entièrement approuvée.

Dans la procédure ci-dessous, vous ajoutez un workflow pour cet exemple.

Elaborer un nouveau workflow :

1. Ouvrez Profit.
2. Allez vers : CRM / Dossier / Configuration / Type de pièce de dossier.
3. Ouvrez les propriétés du type de pièce de dossier..
4. Accédez à l'onglet : Workflows.
5. Cliquez sur : Nouveau.
6. Saisissez le libellé .
7. Sélectionnez basé un workflow vide sous Sélection.
8. Cliquez sur : Terminer.

   Le nouveau workflow est composé d'une tâche A traiter avec l'action Traiter :

9. Cliquez sur la tâche : A traiter.
10. Vous ouvrez les propriétés de la tâche.
11. Changez le libellé standard A traiter en Bedrag studieaanvraag controleren.
12. Cliquez sur : après Tâche destinée à.
13. Saisissez Leiding sous Filtre. Vous voyez à présent une liste limitée de Rôles/Responsabilités/Groupes.
14. Sélectionnez Gestion - expéditeur et placez-le dans le cadre Adressé à. Sélectionnez le rôle Rol: Ingrijpen Workflow.

    Vous pouvez également sélectionner un rôle puis appuyer sur ENTER.

    L'expéditeur de la pièce de dossier est Herma Sprong - Schouten. Le responsable de Herma Sprong - Schouten est visible dans l'organigramme :

    

    Le responsable direct de Herma Sprong - Schouten est Kees Zandbergen. Vous voyez que le responsable figure à un niveau à part dans l'organigramme.

15. Cliquez sur : OK.
16. Cliquez sur : Traiter.
17. Changez le libellé en Studieaanvraag > € 5.000.
18. Cliquez sur : Bedrag studieaanvraag controleren.
19. Faites glisser l'action Traiter sur cette tâche :

    

20. Changez le libellé en Studieaanvraag < € 5.000.
21. Cliquez sur : Bedrag studieaanvraag controleren. Le responsable peut aussi Rejeter la demande directement.
22. Faites glisser l'action Rejeter sur la tâche Bedrag studieaanvraag controleren.

    Nous allons d'abord définir le processus de la demande d'études concernant un montant supérieur à 5 000 euros.

23. Cliquez sur l'action Studieaanvraag > € 5.000. La direction doit évaluer cette demande.
24. Faites glisser la tâche A traiter sur cette action :

    

25. Cliquez sur A traiter.
26. Changez le libellé en Beoordelen studieaanvraag door directie.
27. Cliquez sur : après Tâche destinée à.
28. Sélectionnez Rol: Directie et Rol: Ingrijpen Workflow.
29. Cliquez sur : OK.
30. Cliquez sur : Traiter.
31. Changez le libellé en Aanvraag goedgekeurd door directie.

    La direction peut aussi rejeter la demande. Dans ce cas, le responsable doit également la rejeter.

32. Cliquez sur : Beoordelen studieaanvraag door directie.
33. Faites glisser l'action Rejeter sur la tâche.
34. Changez le libellé en Afgekeurd door directie. Il nous faut d'abord ajouter la tâche suivante. Nous le ferons plus tard au cours de la procédure.
35. Sélectionnez l'action Aanvraag goedgekeurd door directie. Le service PZ doit à présent établir une convention d'études.
36. Faites glisser la tâche A traiter sur cette action.
37. Changez le libellé en Studieovereenkomst opstellen door PZ.
38. Cliquez sur : après Tâche destinée à.
39. Sélectionnez Rol: Applicatiebeheer personeelsadministratie et Rol: Ingrijpen Workflow.
40. Cliquez sur : OK.
41. Sélectionnez la tâche Traiter derrière Studieovereenkomst opstellen door PZ.
42. Changez le libellé en Studieovereenkomst opgesteld.

    L'expéditeur et le responsable de l'expéditeur doivent savoir que la demande a été approuvée.

43. Faites glisser la tâche Pour info sur cette action.
44. Sélectionnez la tâche Pour info.
45. Changez le libellé en : Ter info: studieaanvraag akkoord.
46. Cliquez sur : après Tâche destinée à.
47. Placez les rôles Instuurder et Leidinggevende - instuurder dans le cadre Adressé à.
48. Cliquez sur : OK.
49. Sélectionnez la case à cocher Envoyer un e-mail aux utilisateurs de cette tâche (via e-mail pro).
50. Sélectionnez l'action Traiter.
51. Changez le libellé en Accord.

    Vous avez configuré le flow relatif au traitement d'une demande d'études concernant un montant supérieur à 5 000 euros.

    

    Nous allons créer à présent le flow pour une demande concernant un montant inférieur à 5 000 euros.

52. Cliquez sur l'action Studieaanvraag < € 5.000.
53. Faites glisser la tâche A traiter sur cette action.
54. Changez le libellé en Beoordelen studieaanvraag door leidinggevende.
55. La tâche est adressée au leidinggevende de l'expéditeur et au Rol: ingrijpen workflow.
56. Cliquez sur : Traiter derrière Beoordelen studieaanvraag door leidinggevende.
57. Changez le libellé en Aanvraag goedgekeurd door LG.

    Le service PZ doit à présent établir une convention d'études.

58. Sélectionnez la tâche suivante Studieovereenkomst opstellen door PZ.
59. Cliquez sur : Beoordelen studieaanvraag door leidinggevende. En plus d'Approuver, le responsable peut notamment aussi Rejeter la demande.
60. Faites glisser l'action Rejeter sur la tâche.
61. Changez le libellé en Afgekeurd door LG. Nous ajoutons à présent la tâche suivante de cette action.
62. Sélectionnez l'action Rejeter de la tâche Bedrag studieaanvraag controleren.

    Le responsable peut rejeter la demande directement. L'expéditeur peut ensuite ajouter des explications à la demande avant de la retransmettre au responsable. Il peut aussi retirer la demande.

63. Faites glisser la tâche A traiter sur l'action :

    

64. Changez le libellé en Studieaanvraag afgewezen door LG.
65. Sélectionnez Instuurder dans Tâche destinée à.
66. Cliquez sur l'action Traiter derrière Studieaanvraag afgewezen door LG.
67. Changez le libellé en Studieaanvraag toegelicht (terug naar LG).
68. La tâche suivante de cette action est Bedrag studieaanvraag controleren.
69. Faites glisser l'action Rejeter sur la tâche Studieaanvraag afgewezen door LG.
70. Changez le libellé en Studieaanvraag ingetrokken.

    Si la direction ou le responsable rejette la demande après l'avoir évaluée, l'expéditeur doit avoir les mêmes possibilités que lorsque le responsable rejette la demande directement.

71. Sélectionnez l'action Afgekeurd door directie derrière Beoordelen studieaanvraag door directie.
72. Sélectionnez la tâche suivante Studieaanvraag afgewezen door LG.
73. Sélectionnez l'action Afgekeurd door LG derrière Beoordelen studieaanvraag door leidinggevende.
74. Sélectionnez la tâche suivante Studieaanvraag afgewezen door LG.

    Le workflow final se présente comme suit :

    

75. Cliquez sur : Sauvegarder.
76. Cliquez sur : Publier.

    A présent , vous créez une page dans InSite afin qu'un utilisateur puisse envoyer une demande d'informations.