In-service
Le traitement In-service vous permet de confier au bureau de service AFAS certaines tâches spécifiques liées à l'administration des salaires. Vous pouvez notamment lui confier l'impression des fiches de paie et la réalisation des paiements (via Equens).
Description
Le traitement In-service vous permet de prendre en charge l'administration des salaires tout en confiant certaines tâches spécifiques au Bureau de service AFAS. Pour chaque employeur, vous déterminez les tâches à confier au Bureau de service AFAS.
Vous réalisez vous-même l'administration des salaires, y compris le contrôle et l'approbation des périodes. Vous envoyez ensuite un ordre au Bureau de service AFAS. Vous disposez de tous les moyens de contrôle offerts par Profit pour approuver le calcul du salaire avant d'envoyer vos données au bureau de service.
Bureau de service AFAS exécute votre ordre dans un environnement de travail autorisé et sécurisé, permettant de contrôler constamment le statut de l'environnement et la progression des ordres. Bureau de service AFAS traite votre ordre dans les deux jours ouvrables, sauf si vous avez choisi une date de traitement différente. Si le Bureau de service AFAS ne peut pas traiter l'ordre à temps, vous en êtes averti le second jour ouvrable (si la date de traitement est différente, la notification a lieu à cette date). En tant que client, vous pouvez consulter le statut de votre ordre dans le cockpit de traitement des salaires.
La communication ouverte entre vous (le client in-service) et le Bureau de service AFAS se déroule via le AFAS Service de communication. Cet échange s'effectue entièrement via le cockpit de traitement des salaires. De cette manière, vous disposez d'une plus grande visibilité de l'ensemble du processus car le Bureau de service AFAS peut vous communiquer les données sur le traitement des tâches en cours.
AFAS et les certifications
En tant que fournisseur de logiciels, AFAS choisit délibérément d'obtenir certaines certifications qui bénéficient à tous ses clients, qui vont au-delà d'un processus unique et qui apportent une valeur ajoutée à son organisation.
Pour AFAS, l'inconvénient de la norme ISAE3402 est qu'elle ne garantit qu'un seul processus, pour un groupe de clients très limité et le dispositif de protection technique est limité à ce processus
Le système de gestion de la qualité d'AFAS est certifié ISO 9001:2008 depuis 2003. La gestion de processus et le traitement de service en sont des éléments.
Depuis septembre 2013, AFAS est également certifié ISO 27001:2005, une norme qui va au-delà des objectifs et mesures de gestion formulés dans l'ancienne norme ISAE3402.
AFAS est un fournisseur de logiciels et non un prestataire de services
Prestataire de services signifie que :
- Le client n'a aucune influence sur la configuration Payroll.
- Le prestataire de services est responsable du calcul du salaire correct.
Fournisseur de logiciels de salaire signifie que :
- La configuration Payroll se trouve sur le système du client ou dans l'environnement cloud de celui-ci, de ce fait :
- le client a la possibilité, entre autres, d'adapter la configuration Payroll à sa convenance
et
- il a également la possibilité, par exemple, d'adapter la fiche de paie à sa convenance.
- le client a la possibilité, entre autres, d'adapter la configuration Payroll à sa convenance
- Le client est responsable du calcul du salaire correct.
Le traitement des salaires in-service d'AFAS signifie que :
- AFAS envoie les fichiers de paiement à 'Equens'.
- AFAS envoie les fiches de paie et les relevés annuels par e-mail. (A la demande du client, AFAS peut les envoyer par la poste.)
- La configuration Payroll se trouve sur le système du client ou dans l'environnement cloud de celui-ci, de ce fait :
- le client a la possibilité, entre autres, d'adapter la configuration Payroll à sa convenance
et
- il a également la possibilité, par exemple, d'adapter la fiche de paie à sa convenance.
- le client a la possibilité, entre autres, d'adapter la configuration Payroll à sa convenance
- Le client est responsable du calcul du salaire correct.
Ces deux premiers points sont entièrement automatisés. Un contrôle automatisé a lieu pour signaler d'éventuels problèmes et les résoudre. Le traitement de service a été configuré en 2008 selon la norme SAS70/ISAE3402 et n'a plus été modifié depuis.
Préparation
Méthode
- Envoi d'ordre
Vous gérez vous-même le traitement et l'approbation des périodes de salaire. Vous ne pouvez transmettre au Bureau de service AFAS que des périodes traitées, contrôlées et approuvées. Bureau de service AFAS prend ensuite en charge les activités que vous avez configurées pour l'employeur, comme l'envoi de fiches de paie.
- Consultation du statut du traitement In-service
Vous pouvez suivre la progression du traitement par le Bureau de service AFAS via le Cockpit traitement salaires.
- Consultation du statut de la pièce postale TNT
Vous pouvez consulter le statut de l'envoi postal sur le site Internet de TNT. De cette manière, vous pouvez vérifier si l'envoi des fiches de paie a été retardé et si leur acheminement est encore en cours.