Envoi par e-mail et/ou impression en masse d'offres via l'action Output

Avec l'assistant d'Output, vous pouvez imprimer ou envoyer par e-mail plusieurs offres sur la base d'une sélection.

L'assistant d'Output peut tenir compte du mode d'envoi privilégié pour chaque relation (envoi par e-mail, impression). Vous pouvez aussi procéder autrement qu'il est défini ici en envoyant toutes les lignes de la même manière. Par exemple, en les envoyant toutes par e-mail ou en les imprimant toutes. Vous pouvez aussi sélectionner pour toutes les lignes un rapport différent et, en cas d'envoi par e-mail, un modèle de message différent.

Dans l'assistant d'Output, vous pouvez indiquer si vous voulez imprimer/envoyer par e-mail toute la sélection ou les lignes non traitées ('niet-verwerkte') uniquement. Après l'exécution de la fonction au moyen de l'assistant d'Output, les lignes ont toujours le statut Complètement traité.

Enfin, vous pouvez faire enregistrer ou non le rapport dans le dossier des relations.

Si vous voulez utiliser cette fonction dans son intégralité, vous devez d'abord configurer et paramétrer la préférence de mode d'envoi par relation, les paramètres d'e-mail et, éventuellement, les lay-outs de saisie et les affichages.

Envoi par e-mail et/ou impression en masse d'une ou plusieurs offres via l'action Output :

1. Allez vers : Gestion commerciale / Processus vente / Offre de vente.
2. Sélectionnez l'offre(s).
3. Cliquez sur l'action : Output.
4. Vous pouvez indiquer que vous voulez traiter uniquement les offres non encore traitées.

   Attention:

   Normalement, un document (tel qu’une offre) est entièrement traité lorsqu’il est envoyé selon la méthode qui est paramétrée pour la relation dans Mode d'envoi préférentiel. Si vous traitez la ligne avec l'assistant d'Output via Fournir une alternative, la case à cocher Complètement traité y est cependant également sélectionnée.

5. Sélectionnez éventuellement une autre imprimante et un autre bac d’imprimante.
6. Sélectionnez la case à cocher Fournir une alternative si vous voulez imprimer ou envoyer par e-mail toutes les lignes de la même manière et donc, ne pas tenir compte du Mode d'envoi préférentiel défini pour les relations d'achat et de vente.
   1. Sélectionnez le mode d’envoi différent qui doit être le même pour toutes les lignes sélectionnées, à savoir : Imprimer, Impression + e-mail PDF ou E-mail PDF. Pour les factures, vous disposez aussi de l'option E-mail e-facture + PDF.
   2. Sélectionnez un rapport différent (autre que celui défini dans le profil de relation d’achat ou de vente).
   3. Sélectionnez un modèle de message si vous avez sélectionné l'une des options d'e-mail comme mode d'envoi différent.
7. Si vous voulez sauvegarder les rapports envoyés dans le dossier de la ou des relation, sélectionnez la case à cocher Sauvegarder dans dossier.
8. Sous Tri, sélectionnez le mode de tri pour l’impression.
9. Sélectionnez la case à cocher Décroissant pour trier les rapports de haut en bas.
10. Cliquez sur : Suivant.

    Vous voyez maintenant un aperçu des lignes envoyées et de leur mode d'envoi.

    1. Sélectionnez une ligne avec Imprimer comme mode d’envoi et cliquez sur l’action Exemple pour vérifier le rapport.
    2. Sélectionnez une ligne avec Envoyer par e-mail comme mode de distribution et cliquez sur l'action Exemple e-mail.
    3. Fermez l'exemple.
11. Cliquez sur : Terminer.
12. Cliquez sur : OK dans le message indiquant que le traitement est prêt.

    Les champs Imprimé, Dossier, Envoyé par courrier électronique et Entièrement intégr. sont sélectionnés si vous avez effectué l'envoi correspondant. Ces champs ne sont visibles que si vous les avez ajoutés à l'affichage.

    Attention:

    Profitplacez cette tâche dans la file d'attente. Vous pouvez continuer à travailler pendant que la tâche est réalisée dans la file d'attente. Pour la plupart des rapports, vous devez achever la tâche d'impression pour imprimer le rapport.

    Si le rapport ne s'imprime pas, regardez d’abord si vous ne devez pas encore achever la tâche.

Attention:

Vous ne pouvez envoyer un rapport par e-mail qu'une seule fois avec l'assistant d'Output. Ensuite, le champ dans la colonne Envoyé par courrier électronique est également sélectionné. La ligne n’est jamais envoyée une seconde fois par e-mail avec l’assistant d’Output. Il peut cependant arriver qu’une ligne envoyée par e-mail soit à nouveau affichée parce qu’un autre mode de traitement a encore été défini pour cette ligne.

Vous pouvez encore envoyer manuellement un rapport par e-mail via l'action Envoyer par e-mail (un à la fois).

Voir également :

• Contrôlez les e-mails envoyés