Configuration des e-mails et de l'impression des rapports

Vous pouvez envoyer des rapports, comme les devis et les factures, aux relations par e-mail ou imprimés sur papier. Vous pouvez en outre envoyer des factures sous forme de facture électronique, un format fichier qui peut être facilement lu dans le logiciel du destinataire. Profit tient compte lors de l'envoi de la préférence de la relation.

Attention: 

Une description séparée est disponible pour l'envoi par e-mail et l'impression des fiches de paie et des relevés annuels.

Vidéo

Description

Profit contient des rapports fournis (lay-outs) pour l'ensemble des offres, commandes, factures, etc. dont vous avez besoin durant le processus de vente. Vous pouvez les adapter vous-même, par exemple pour des ventes régulières, des factures comptoir/directes, des notes de crédit, des factures à l'étranger, etc.

Vous envoyez ensuite ces rapports à vos relations, par e-mail ou sous forme imprimée par la poste.

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Si vous optez pour l'envoi par e-mail, le rapport est envoyé en pièce jointe au format pdf. Si la facture est envoyée par e-mail, Profit peut en outre ajouter une pièce jointe au format UBL, à savoir la facture électronique.

En ce qui concerne la configuration, il vous suffit de définir les relations si vous imprimez uniquement les rapports et que vous les envoyez par la poste à vos relations (méthode la plus coûteuse et la moins efficace). Profit imprime les rapports depuis votre imprimante locale. Vous pouvez éventuellement configurer la fonctionnalité de file d'attente si vous l'utilisez.

Si vous préférez utiliser un envoi plus rapide par e-mail, configurez également les paramètres d'e-mail et modifiez éventuellement le modèle de message de l'e-mail.

Pour l'envoi de factures de vente sous forme de factures électroniques, Profit n'a besoin que de votre compte bancaire pour factures électroniques.

Définissez par relation d'achat/de vente comme vous souhaitez recevoir ces rapports de préférence. Profit en tient compte automatiquement, mais vous pouvez toujours procéder différemment si cela s'avère nécessaire à un moment donné.

Vous définissez également la personne générale de contact à laquelle les rapports sont envoyés. Vous pouvez définir un mode d'envoi différent et une personne de contact différente par type de rapport spécifique.

Exemple :

Vous définissez donc dans le profil de relation de vente que vous envoyez généralement vos offres, commandes, etc., par e-mail et au format .pdf au Département Achats de la société X.

En ce qui concerne les factures d'achat, définissez que vous les envoyez comme factures électroniques à l'administration financière de la société X.

L'action Output tient compte automatiquement du Mode d'envoi préférentiel que vous définissez pour la relation. Le lay-out de saisie tient également compte de ce paramètre. Si vous définissez qu'une demande relative à l'envoi par e-mail doit s'afficher, mais que la relation de vente préfère le mode d'envoi 'afdrukken', la demande ne s'affiche pas. Vous ne pouvez envoyer qu'un seul rapport (offre, facture) depuis le lay-out de saisie.

Traiter

Si vous envoyez un rapport à la relation conformément au mode d'envoi préférentiel, ce rapport est alors Complètement traité.

Si la préférence de la relation est 'E-mail pdf' et si vous envoyez une offre à cette relation via l'action Envoyer par e-mail ou Output, la ligne est alors totalement traitée. Si vous imprimez la ligne via l'action Imprimer, elle n'est donc pas complètement traitée. Une exception en la matière concerne l'envoi via l'assistant Output : le champ Complètement traité est toujours configuré sur Oui. Les champs Imprimé ,Envoyé par courrier électronique et Dossier sont également configurés sur Oui (le cas échéant).

Préparation

Méthode

  • Autorisation

    Configurez l'autorisation de cette partie afin que les utilisateurs appropriés aient accès aux fonctions et données nécessaires.

  • Configuration de la file d'attente pour l'impression des rapports

    Si vous choisissez d'imprimer les rapports relatifs à certaines relations de vente ou d'achat, vous pouvez placer le fichier d'impression qui est généré dans une "file d'attente". L'avantage réside dans le fait que vous pouvez continuer à travailler.

  • Configuration des rapports d'e-mail

    Profit vous permet d'envoyer par e-mail des éléments du processus de commande et des factures au format pdf. Le client reçoit un e-mail avec un texte standard et le rapport (la facture par exemple) en pièce jointe, au format pdf. Vous pouvez modifier le texte standard des e-mails dans Profit. La configuration de l'envoi par e-mail des notes de crédit s'effectue séparément.

  • Configuration de la relation de vente pour l'envoi par e-mail et l'impression

    Définissez la configuration de base relative à l'envoi par e-mail et l'impression des rapports pour les relations de vente dans le profil de relation de vente. Définissez ensuite la préférence pour la relation de vente et le contact. Enfin, vous pouvez encore déroger à cette préférence par rapport et éventuellement ajouter un contact différent ou supplémentaire.

  • Configuration de la relation d'achat pour l'envoi par e-mail et l'impression

    Définissez la configuration de base relative à l'envoi par e-mail et l'impression des rapports pour les relations d'achat dans le profil de relation d'achat. Définissez ensuite la préférence pour la relation d'achat et le contact. Enfin, vous pouvez encore déroger à cette préférence par rapport et éventuellement ajouter un contact différent ou supplémentaire.

  • Modification de l'affichage pour le traitement

    Vous pouvez compléter l'affichage des offres, des bons de livraison, etc., avec les champs Imprimé, E-mail traité et Complètement traité afin de vérifier si les commandes/bons de livraison, etc., sont totalement traités et de les identifier. Vous pouvez ainsi contrôler si les lignes sont totalement traitées ou non après la clôture de l'assistant Output.

  • Configuration des impressions et des e-mails dans le lay-out de saisie

    Pour chaque élément du processus (offre, réception de marchandises, commande de vente, facture, etc.), vous pouvez éventuellement définir dans le lay-out de saisie comment il doit être envoyé à la relation : par e-mail et/ou sous forme imprimée. Vous pouvez préciser si vous souhaitez, par exemple, qu'une commande soit ou ne soit jamais envoyée par e-mail ou qu'une demande doit toujours être affichée.

  • Envoi par e-mail et impression des rapports (utilisation)

    Vous pouvez envoyer des rapports (offres, commandes, factures) à vos relations par e-mail ou sous forme imprimée.

Voir aussi :