Configurer la distribution des fiches de paie et des relevés annuels

Profit peut imprimer, envoyer par e-mail et/ou ajouter au dossier de l'employé ou de l'employeur des fiches de paie et des relevés annuels.

Contenu
Description

La configuration du mode de distribution des fiches de paie et des relevés annuels se présente comme suit :

Vous déterminez la façon dont Profit traite les fiches de paie et les relevés annuels :

  • Impression

    Si vous souhaitez toujours imprimer les fiches de paie de tous les employés, vous devez configurer ce choix dans les paramètres de l'employeur. Vous ne définissez qu"une seule une fois les paramètres de l'employeur puis vous n'avez plus à vous en soucier.

  • E-mail

    Si vous souhaitez envoyer les fiches de paie par e-mail aux employés, définissez-le d'abord sous l'employeur. définissez ensuite par employé s'il reçoit sa fiche de paie par e-mail. Si l'employé préfère recevoir une version imprimée de sa fiche de paie, vous pouvez configurer ce paramètre au niveau de l'employé.

  • Dossier

    Vous pouvez ajouter la fiche de paie au dossier de l'employé et/ou l'employeur dans Profit. Vous pouvez imprimer ou envoyer par e-mail la fiche de paie puis l'ajouter directement au dossier, mais il est également possible d'archiver uniquement les fiches de paie et les relevés annuels en tant que pièces de dossier. Vous définissez ce paramètre par employeur.

Cessation des fonctions

Si l'employé est sorti de service, mais que vous voulez continuer à lui envoyer des fiches de paie et des relevés annuels par e-mail, vous devez l'indiquer lors de la notification de la cessation des fonctions de l'employé.

ESS

Vous pouvez gagner beaucoup de temps en laissant les employés choisir leurs propres paramètres via InSite. L'employé peut, par exemple, définir une adresse e-mail et choisir un mot de passe pour sécuriser le fichier PDF envoyé par Profit comme pièce jointe.

Envoi par e-mail

Lors de l'envoi par e-mail, l'employé reçoit un e-mail avec la fiche de paie ou le relevé annuel annexé. Profit peut protéger cette annexe - un fichier PDF - par un mot de passe. La fiche de paie envoyée comme pièce jointe dans un e-mail est nommée "Fiche de paie" + description de la période en question dans le plan de traitement des salaires.

Attention:

Contactez votre fournisseur d'accès Internet avant d'envoyer par e-mail de grandes quantités de fiches de paie et de relevés annuels. L'envoi de nombreux e-mails peut en effet être pris pour du spam et bloqué.

Envoi par e-mail viaBureau de service AFAS

Si vous utilisez Bureau de service AFAS, AFAS envoie les fiches de paie par e-mail. Vous n'avez donc pas à le faire vous-même, au risque que les employés reçoivent deux fois les fiches de paie. Dans ce cas de figure, vous ne définissez pas de serveur e-mail dans Profit.

Attention:

Cette fonctionnalité n'est pas disponible pour l'envoi par e-mail des fiches de paie et des relevés annuels via l'Bureau de service AFAS. Si vous souhaitez l'utiliser, gérez alors personnellement l'envoi par e-mail des fiches de paie et des relevés annuels.

Méthode
  • Définition des paramètres du serveur e-mail

    Profit peut générer et envoyer des messages e-mail. Ici, le programme de messagerie (installé sur votre propre ordinateur) n'est pas utilisé. Vous définissez différents paramètres dans Profit, dont le serveur de messagerie à utiliser.

  • Paramètres par employeur

  • Paramètres par employé

    Vous pouvez imprimer les fiches de paie et les relevés annuels et/ou les envoyer par e-mail à l'employé. Vous déterminez par employeur si Profit imprime uniquement les fiches de paie et les relevés annuels ou en assure le traitement sur la base des paramètres de l'employé.

  • Modification de la configuration Payroll pour le relevé salarial numérique

    Si vous voulez utiliser le rapport Relevé salarial numérique (Profit) comme fiche de paie, modifiez la configuration des composants salariaux pour la cotisation de retraite et le résumé de salaire avec des indemnités nettes.

  • Modification de la configuration Payroll pour la fiche de paie numérique

    Si vous voulez utiliser le rapport Fiche de paie numérique (Profit) comme fiche de paie, vous devez modifier la configuration du résumé de salaire avec des indemnités nettes.

  • Modification de la configuration de Payroll pour le relevé annuel numérique

  • Autorisation de la pièce de dossier

    Profit utilise différents types de pièces de dossier pour conserver les fiches de paie et les relevés annuels numériques. Ces paramètres sont prédéfinis, vous ne pouvez pas les modifier. Si vous utilisez des filtres d'autorisation, vous pouvez être amené à les modifier.

Voir aussi :