Pdf factuur inlezen en boeken als inkoopfactuur
Je kunt ook 'losse' PDF-bestanden importeren en inlezen uit een mailbox of een map via het proces van e-facturen. Je kunt op deze manier ook PDF-bestanden van inkoopfacturen uit een map of uit de bijlagen van een e-mail inlezen als e-factuur, zonder XML en/of UBL-bestanden.
Accountancy Lite kan echter niet de crediteurgegevens herleiden uit een pdf. De pdf wordt ingelezen en gekoppeld als bijlage, maar je moet zelf bij het boeken van de inkoopfactuur de gegevens van de crediteur en de factuur invullen. Deze gegevens vult Accountancy Lite niet in zoals bij een e-factuur (ubl of xml) wel het geval is. In de eerste boekingsregel is dan wel al automatisch de pdf ingevuld als bijlage.
Bij de boeking start automatisch de workflow voor de factuur als je de workflow gebruikt.
Pdf-factuur inlezen als e-factuur en boeken als inkoopfactuur:
- Lees de pdf-facturen in op dezelfde wijze als bij het inlezen van ubl of xml facturen.
Na het inlezen zijn de pdf-facturen beschikbaar in de weergave E-factuur.
- Ga naar: Financieel / Crediteur / E-factuur.
- Klik op: Nieuw.
- Selecteer het bestand bij Locatie.
Accountancy Lite stelt automatisch de laatst gebruikte bestandslocatie bij deze administratie voor. Deze locatie onthoudt Profit als voorkeurwaarde per administratie.
- Klik op: Volgende.
Je ziet in het scherm de regels met ingelezen facturen. In de kolom XML zie je de bestandsnaam van het bijbehorende ubl-bestand als bij het inlezen een ubl-bestand én een pdf-bestand in de map is gevonden. Je ziet geen gegevens in de kolom XML als alleen een pdf-bestand in de map is gevonden.
- Klik op: Voltooien.
- Open de weergave: Openstaande e-facturen.
Deze weergave toont alle ingelezen facturen die niet verwerkt of geweigerd zijn.
Je ziet de ingelezen pdf-facturen met de status Onbekende crediteur.
- Selecteer de regel van de ingelezen pdf-factuur die je wilt boeken.
Je kunt ook meerdere pdf-facturen selecteren en boeken via multiselect.
- Klik op de actie: Boeken journaalpost.
Hiermee verwerk je de ingelezen pdf-facturen in de geopende (actieve) financiële administratie. Als je meerdere administraties hebt open je eerst de administratie waarin je de facturen wilt verwerken en voer je per administratie onderstaande stappen uit.
- Controleer boekjaar en periode en selecteer het inkoopboek.
- Klik op: Voltooien.
De boekingslay-out van het inkoopboek wordt nu geopend.
Je ziet in de eerste boekingsregel in het veld Bijlage(n) de bijbehorende pdf.
Klik op de actieknop Bijlage om de bijlage direct te openen of klik in het veld Bijlage(n) op de zoekknop. Wanneer je in het veld Bijlage(n) op de zoekknop klikt, verschijnt bij het openen van de bijlage een pop-up, waar je één of meerdere bijlagen kunt openen, toevoegen of verwijderen.
- Pas eventueel de grootte van de pdf aan zodat je deze kunt raadplegen terwijl je de regel vult.
- Vul zelf de gegevens van de inkoopfactuur in eerste boekingsregel (de crediteurregel) in.
- Vul de kostenregel en eventueel de btw-regel op de normale wijze in.
- Controleer de gegevens.
- Klik op: Voltooien.
Bij het voltooien van de boeking zet Accountancy Lite de bijlage om als dossieritem.
Gebruik je de workflow Inkoopfactuur, dan kun je na het boeken de inkoopfacturen verder afhandelen in InSite.
De e-factuur krijgt de status Verwerkt en gejournaliseerd. Je ziet deze status als je de e-factuur raadpleegt via de weergave E-factuur.