E-factuur (inkoopfactuur) inlezen

Je leest e-facturen (inkoopfacturen) handmatig in vanuit een map of via e-mail met de communicatieserver.

Je kunt dit proces automatiseren met Geplande taken.

Handmatig e-factuur (inkoopfactuur) inlezen

Je leest een map met e-facturen (.ubl, .xml, .pdf) in. Deze functionaliteit gebruik je bijvoorbeeld als je facturen wilt verwerken die geüpload zijn via FTP.

Je kunt ook 'losse' PDF-bestanden importeren en inlezen uit een mailbox of een map via het proces van e-facturen. Je kunt op deze manier ook PDF-bestanden van inkoopfacturen uit een map of uit de bijlagen van een e-mail inlezen als e-factuur, zonder XML en/of UBL-bestanden.

Accountancy Lite kan echter niet de crediteurgegevens herleiden uit een pdf. De pdf wordt ingelezen en gekoppeld als bijlage, maar je moet zelf bij het boeken van de inkoopfactuur de gegevens van de crediteur en de factuur invullen. Deze gegevens vult Accountancy Lite niet in zoals bij een e-factuur (ubl of xml) wel het geval is. In de eerste boekingsregel is dan wel al automatisch de pdf ingevuld als bijlage.

Let op:

Je moet als gebruiker lees-en schrijfrechten (modify) hebben op de bestandslocatie (de map /share) waar de e-facturen worden uitgelezen, omdat Profit het bestand verwijdert na het inlezen. Je stelt deze rechten in via Windows Verkenner.

Krijg je bij het inlezen van e-facturen de foutmelding 'Bad file name or number'? Lees hier hoe je dit kunt oplossen.

Handmatig e-factuur (inkoopfactuur) inlezen:

1. Ga naar: Financieel / Crediteur / E-factuur.
2. Klik op: Nieuw.

   

3. Selecteer het bestand bij Locatie.

   Accountancy Lite stelt automatisch de laatst gebruikte bestandslocatie bij deze administratie voor. Deze locatie onthoudt Accountancy Lite als voorkeurwaarde per administratie.

   Je kunt via een lokale map inlezen. Kijk voor meer informatie bij: Bestanden opslaan.

4. Klik op: Volgende.
5. Je ziet in het scherm de regels met ingelezen facturen.

   In de kolom XML zie je de bestandsnaam van het bijbehorende ubl-bestand als bij het inlezen een ubl-bestand en een pdf-bestand in de map is gevonden. Je ziet geen gegevens in de kolom XML als alleen een pdf-bestand in de map is gevonden.

6. Klik op: Voltooien.

Na het inlezen verwijdert Accountancy Lite de bestanden automatisch.

E-factuur (inkoopfactuur) inlezen via communicatieservice

De communicatieservice kan ontvangen facturen en de bijbehorende bijlagen inlezen als e-factuur uit een pop e-mailbox.

Profit leest alleen bestanden in met de extensie .xml en .ubl als e-factuur en de .pdf als het mogelijk is als bijlage.

Je ontvangt een e-factuur via een communicatiebericht in de communicatieservice in Profit. Je kunt controleren of de berichten correct zijn ontvangen en verwerkt via de communicatieservice. De communicatieberichten en communicatielog voor de Bankkoppeling en UBL berichten kun je raadplegen in de Centrale Communicatie omgeving en in de subomgeving.

E-factuur (inkoopfactuur) inlezen via communicatieservice:

1. Ga naar: Algemeen / Communicatieservice / Communicatieprofiel.

   Het gaat om een van de volgende profielen:

   • E-facturen verwerken via de e-mail (inrichting)
   • Communicatie met eVerbinding als je via eVerbinding e-facturen ontvangt.
2. Klik op: Verzenden en ontvangen.
   De berichten zijn nu beschikbaar.
3. Ga naar:
   • Algemeen / Communicatieservice / Berichten verwerken

     Met deze stap verwerk je alle communicatieberichten in de omgeving, of;

   • Algemeen / Communicatieservice / Communicatiebericht, selecteer het bericht met de factuur, klik op de actie: Verwerken bericht .

   De communicatieservice bepaalt per bericht of er een factuur aan gekoppeld is en leest deze factuur vervolgens in.

Na het inlezen verwijdert pop de mailberichten automatisch.

Als een e-mailbericht geen bijlage bevat, dan staat in het communicatielog foutinformatie met een melding dat het e-mail niet kan verwerken, geen bijlage (.ubl of .xml) gevonden.

Zie ook:

• Berichten verzenden en ontvangen via de communicatieservice