Projectcodes

Bij ondernemingen die projectmatig werken komt het voor dat omzet of kosten toegekend worden aan een project. Dit proces van toekennen noemen wij verbijzonderen. Een controller krijgt op deze manier inzicht in de omzet of kosten per project, zodat deze vergeleken kunnen worden met een bepaalde verwachting.

Let op:

Projecten in SB is niet bedoeld om een volledige projectadministratie bij te houden. Ben je op zoek naar meer projectfunctionaliteit dan wat SB te bieden heeft? Overweeg dan de overstap naar AFAS Profit.

Projecten activeren

1. Ga met de zoekhulp (Ctrl+Spatie) naar Project instellingen.

   Let op

   Alleen Medewerkers van een administratiekantoor of klanten met de licentie Ondernemen kunnen deze functie gebruiken.

2. Vink Projecten aan.
3. Vink eventueel Project in verkoopfacturen en verkoopjournaalposten aan.

   Hiermee komt het veld Project beschikbaar op het tabblad Algemeen van verkoopfacturen en verkoopjournaalposten.

4. Bepaal of je van deze ingestelde waarde wilt kunnen afwijken of dat je deze altijd wilt toepassen.

   Na het instellen is het belangrijk om te bepalen of je wilt kunnen afwijken van de ingestelde waarde. Wanneer afwijken niet gewenst is noemen wij dat Altijd toepassen. Wanneer afwijken gewenst is noemen wij dit Afwijken toestaan.

   Voorbeeld

   Het is mogelijk om voor verkoopfacturen te bepalen of deze al dan niet ge-e-maild moeten worden aan klanten. Wanneer dit voor alle klanten geldt, dan is het niet nodig om te kunnen afwijken en wordt de waarde altijd toegepast. Wanneer een bepaalde klant geen verkoopfactuur via e-mail wil ontvangen, dan is het noodzakelijk om afwijken toe te staan.

   Afwijken toestaan bepalen

   1. Selecteer een waarde bij Afwijken toestaan.

      

      • Altijd toepassen.

        De ingestelde waarde wordt overal gebruikt. Het is niet mogelijk om af te wijken.

      • Afwijken bij ... toestaan.

        De ingestelde waarde wordt als standaard gebruikt. Het is wel mogelijk om af te wijken. Wij geven in de tekst aan waar je kunt afwijken.

   2. Klik op Opslaan (Ctrl+S).

      Voorbeeld

   • Stel dat bij een administratie voor Openstaande posten (debiteur) onderstaande werkwijze staat ingesteld:

     

     dan wordt voor alle betalingen van verkoopfacturen de betaalwijze Op rekening toegepast.

   • Stel dat bij een administratie onderstaande werkwijze staat ingesteld:

     

     dan wordt voor de betalingen van verkoopfacturen standaard de betaalwijze Op rekening toegepast. Het is echter mogelijk om bij een specifieke klant een andere betaalwijze te selecteren.

   • Stel dat bij een klant onderstaande werkwijze staat ingesteld:

     

     dan wordt voor alle betalingen van verkoopfacturen van deze klant de betaalwijze Incasso toegepast.

   • Stel dat onderstaande werkwijze staat ingesteld:

     

     dan wordt voor de betalingen van verkoopfacturen standaard de betaalwijze Incasso toegepast. Het is echter mogelijk om bij een specifieke verkoopfactuur een andere betaalwijze te selecteren:

     

   Let op

   Wanneer bij een bepaald veld niet mogelijk is om een afwijkende waarde in te vullen, zoals in dit voorbeeld:

   

   dan is bij het bepalen van de werkwijze aangegeven dat deze waarde altijd moet worden toegepast en dus niet van de ingestelde waarde afgeweken mag worden.

5. Vink eventueel Project in inkoopfactuurregel aan.

   Hiermee komt het veld Project beschikbaar bij inkoopfactuurregels. Zo kan je per kostenrekening een apart project koppelen.

6. Bepaal of je van deze ingestelde waarde wilt kunnen afwijken of dat je deze altijd wilt toepassen.

   Na het instellen is het belangrijk om te bepalen of je wilt kunnen afwijken van de ingestelde waarde. Wanneer afwijken niet gewenst is noemen wij dat Altijd toepassen. Wanneer afwijken gewenst is noemen wij dit Afwijken toestaan.

   Voorbeeld

   Het is mogelijk om voor verkoopfacturen te bepalen of deze al dan niet ge-e-maild moeten worden aan klanten. Wanneer dit voor alle klanten geldt, dan is het niet nodig om te kunnen afwijken en wordt de waarde altijd toegepast. Wanneer een bepaalde klant geen verkoopfactuur via e-mail wil ontvangen, dan is het noodzakelijk om afwijken toe te staan.

   Afwijken toestaan bepalen

   1. Selecteer een waarde bij Afwijken toestaan.

      

      • Altijd toepassen.

        De ingestelde waarde wordt overal gebruikt. Het is niet mogelijk om af te wijken.

      • Afwijken bij ... toestaan.

        De ingestelde waarde wordt als standaard gebruikt. Het is wel mogelijk om af te wijken. Wij geven in de tekst aan waar je kunt afwijken.

   2. Klik op Opslaan (Ctrl+S).

      Voorbeeld

   • Stel dat bij een administratie voor Openstaande posten (debiteur) onderstaande werkwijze staat ingesteld:

     

     dan wordt voor alle betalingen van verkoopfacturen de betaalwijze Op rekening toegepast.

   • Stel dat bij een administratie onderstaande werkwijze staat ingesteld:

     

     dan wordt voor de betalingen van verkoopfacturen standaard de betaalwijze Op rekening toegepast. Het is echter mogelijk om bij een specifieke klant een andere betaalwijze te selecteren.

   • Stel dat bij een klant onderstaande werkwijze staat ingesteld:

     

     dan wordt voor alle betalingen van verkoopfacturen van deze klant de betaalwijze Incasso toegepast.

   • Stel dat onderstaande werkwijze staat ingesteld:

     

     dan wordt voor de betalingen van verkoopfacturen standaard de betaalwijze Incasso toegepast. Het is echter mogelijk om bij een specifieke verkoopfactuur een andere betaalwijze te selecteren:

     

   Let op

   Wanneer bij een bepaald veld niet mogelijk is om een afwijkende waarde in te vullen, zoals in dit voorbeeld:

   

   dan is bij het bepalen van de werkwijze aangegeven dat deze waarde altijd moet worden toegepast en dus niet van de ingestelde waarde afgeweken mag worden.

7. Klik op Opslaan (Ctrl+S).

   

Projecten activeren per Klant of Crediteur

Heb je klanten of crediteuren waarvoor je de facturen altijd of meestal wilt koppelen aan een project? Stel dit dan in.

Dit kan alleen als je projecten in deze administratie hebt geactiveerd en toegevoegd.

1. Ga met de zoekhulp (Ctrl+Spatie) naar Klanten of Crediteuren.
2. Open de gewenste Klant of Crediteur.
3. Klik op de inhoudsopgave Instellingen.
4. Klik op de inhoudsopgave Project.
5. Vink eventueel Project in verkoopfacturen en verkoopjournaalposten aan.

   Hiermee verschijnt de verbijzondering op project in de kop van offertes, verkoopfacturen en verkoopjournaalposten.

   

6. Vink eventueel Project in inkoopfactuurregel aan.

   Hiermee verschijnt de verbijzondering op project in inkoopfactuurregels.

   

7. Bepaal of je van deze ingestelde waarde wilt kunnen afwijken of dat je deze altijd wilt toepassen.

   Na het instellen is het belangrijk om te bepalen of je wilt kunnen afwijken van de ingestelde waarde. Wanneer afwijken niet gewenst is noemen wij dat Altijd toepassen. Wanneer afwijken gewenst is noemen wij dit Afwijken toestaan.

   Voorbeeld

   Het is mogelijk om voor verkoopfacturen te bepalen of deze al dan niet ge-e-maild moeten worden aan klanten. Wanneer dit voor alle klanten geldt, dan is het niet nodig om te kunnen afwijken en wordt de waarde altijd toegepast. Wanneer een bepaalde klant geen verkoopfactuur via e-mail wil ontvangen, dan is het noodzakelijk om afwijken toe te staan.

   Afwijken toestaan bepalen

   1. Selecteer een waarde bij Afwijken toestaan.

      

      • Altijd toepassen.

        De ingestelde waarde wordt overal gebruikt. Het is niet mogelijk om af te wijken.

      • Afwijken bij ... toestaan.

        De ingestelde waarde wordt als standaard gebruikt. Het is wel mogelijk om af te wijken. Wij geven in de tekst aan waar je kunt afwijken.

   2. Klik op Opslaan (Ctrl+S).

      Voorbeeld

   • Stel dat bij een administratie voor Openstaande posten (debiteur) onderstaande werkwijze staat ingesteld:

     

     dan wordt voor alle betalingen van verkoopfacturen de betaalwijze Op rekening toegepast.

   • Stel dat bij een administratie onderstaande werkwijze staat ingesteld:

     

     dan wordt voor de betalingen van verkoopfacturen standaard de betaalwijze Op rekening toegepast. Het is echter mogelijk om bij een specifieke klant een andere betaalwijze te selecteren.

   • Stel dat bij een klant onderstaande werkwijze staat ingesteld:

     

     dan wordt voor alle betalingen van verkoopfacturen van deze klant de betaalwijze Incasso toegepast.

   • Stel dat onderstaande werkwijze staat ingesteld:

     

     dan wordt voor de betalingen van verkoopfacturen standaard de betaalwijze Incasso toegepast. Het is echter mogelijk om bij een specifieke verkoopfactuur een andere betaalwijze te selecteren:

     

   Let op

   Wanneer bij een bepaald veld niet mogelijk is om een afwijkende waarde in te vullen, zoals in dit voorbeeld:

   

   dan is bij het bepalen van de werkwijze aangegeven dat deze waarde altijd moet worden toegepast en dus niet van de ingestelde waarde afgeweken mag worden.

8. Klik op Opslaan (Ctrl+S).

Projectgroep toevoegen

Wil je jouw projecten in groepen onderverdelen? Voeg deze dan toe.

1. Ga met de zoekhulp (Ctrl+Spatie) naar Projectgroepen.
2. Klik op Nieuw (N).
3. Vul een Omschrijving in.
4. Klik op Opslaan en Nieuw (Ctrl+Alt+S) om op te slaan en direct een nieuwe toe te voegen.

   

   Klik op Opslaan (Ctrl+S). als dit de laatste is die je wilt toevoegen.

Project toevoegen

1. Ga met de zoekhulp (Ctrl+Spatie) naar Projecten.
2. Klik op Nieuw (N).
3. Vul een Omschrijving in.
4. Selecteer eventueel een Projectgroep.

   

Project koppelen aan offerte

Als je een project hebt toegevoegd kan je deze koppelen aan een Offerte. Hiermee verhoogt de offertewaarde van dit project.

1. Ga met de zoekhulp (Ctrl+Spatie) naar Offertes.
2. Klik op Nieuw (N).
3. Vink Project koppelen aan.
4. Selecteer het gewenste Project.

   

5. Vul de overige velden naar wens in.
6. Klik op Opslaan (Ctrl+S).
7. Klik op Verzenden.

   Als de prospect akkoord geeft op deze offerte, dan wordt deze toegevoegd aan de offertewaarde van het geselecteerde project.

Project koppelen aan verkoopfactuur

Als je een project hebt toegevoegd kan je deze koppelen aan een Verkoopfactuur of Verkoopjournaalpost. Hiermee verhogen de opbrengsten van dit project.

1. Ga met de zoekhulp (Ctrl+Spatie) naar Verkoopfacturen of Verkoopjournaalposten.
2. Klik op Nieuw (N).
3. Vink Project koppelen aan.
4. Selecteer het gewenste Project.

   

5. Vul de overige velden naar wens in.
6. Klik op Opslaan (Ctrl+S).
7. Klik op Verzenden.

Project koppelen aan inkoopfactuurregel

Als je een project hebt toegevoegd kan je deze koppelen aan een Inkoopfactuurregel. Hiermee verhogen de kosten van dit project.

1. Ga met de zoekhulp (Ctrl+Spatie) naar Inkoopfacturen.
2. Klik op Nieuw (N).
3. Vul de gewenste gegevens in.
4. Open de aanvullende velden van de regel (Ctrl+p).
5. Vink Project koppelen aan.
6. Selecteer het gewenste Project.

   

7. Vul de overige velden naar wens in.
8. Klik op Opslaan en Boeken (Ctrl+S).

Inricht in projectopbrengsten en -kosten

Heb je een project hebt gekoppeld aan een Verkoopfactuur, Verkoopjournaalpost of Inkoopfactuurregel? Dan ontstaat direct inzicht in de opbrengsten en kosten..

Inzicht bij een Project

1. Ga met de zoekhulp (Ctrl+Spatie) naar Projecten.
2. Open het gewenste Project.
3. Bekijk de Opbrengsten, Kosten en het Resultaat.

   

Inzicht over alle Projecten

Op de startpagina is een tabblad Projecten beschikbaar, waarop alle KPI's verzameld zijn.

Project afsluiten

Is een project afgerond? Dan kan je het afsluiten door het te blokkeren.

1. Ga met de zoekhulp (Ctrl+Spatie) naar Projecten.
2. Open het gewenste Project.
3. Klik op de Meer-knop .
4. Klik op Blokkeren.
5. Vul een Reden in.

   

6. Klik op Blokkeren.