Inkoopofferte zonder procuratieschema

Met deze workflow kun je inkoopoffertes laten beoordelen door de juiste gebruikers, bijvoorbeeld door de budgethouder of het Hoofd Inkoop. Na akkoord kan de inkoopofferte omgezet worden naar een inkooporder. Gebruik je de workflow inkooporder, dan wordt in die workflow rekening gehouden met de procuratie van de inkoopofferte. Als de inkooporder gelijk is aan de inkoopofferte dan hoeft er geen procuratie in de inkooporder plaats te vinden.

Schema van de workflow

Op basis van onze ervaring adviseren wij onderstaand workflowschema.

Inrichting

Er worden drie statussen gebruikt binnen deze workflow. Ter beoordeling, Goedgekeurd en Afgekeurd. Er worden geen kenmerken gebruikt. Zodra de workflow is gestart krijgt deze de status Ter beoordeling.

Inkooporder gelijk (of ongelijk) aan inkooporder of inkoopofferte

De workflow houdt rekening met de procuratie van de inkoopaanvraag of inkoopofferte.

Als de inkooporder gelijk is aan de inkoopaanvraag dan hoeft er geen procuratie in de inkooporder plaats te vinden.

Meer informatie

Condities

Binnen de standaard workflow worden alle beoordelingsstappen conditioneel afgehandeld als de betreffende beoordelaar niet is gevonden. Aan het begin van de workflow wordt automatisch gecontroleerd of er beoordelaars aanwezig zijn. In de inkoopofferte is het veld 'Beoordelaar' er niet, zoals wel het geval is bij de inkoopaanvraag. Hierdoor heb je in de workflow conditionele stappen voor de projectleiders en (deel)budgethouders, maar niet voor 'Beoordelaar'.

• Bevat minstens één beoordelaar

  Aan deze conditie wordt voldaan als er een beoordelaar, interne projectleider, beoordelaar uit procuratieschema of budgethouder is.

• Bevat niet minstens één beoordelaar

  Als er geen beoordelaar, interne projectleider, beoordelaar uit procuratieschema of budgethouder is om goed te keuren.

• Geen beoordelaar

  Als er geen beoordelaar is, wordt de taak automatisch afgehandeld

• Geen projectleiders

  Als er geen projectleider is, wordt de taak automatisch afgehandeld

• Geen 1e tot en met 5e beoordelaar

  Als er geen 1e tot en met de 5e beoordelaar is, wordt de taak automatisch afgehandeld

• Geen budgethouders

  Als er geen budgethouder is, wordt de taak automatisch afgehandeld

  Let op:

  Condities worden standaard eenmalig geëvalueerd als de workflow in de taak komt. Je kunt dit aanpassen naar Conditioneel (via geplande taak).Hierdoor kan de workflow meerdere keren geëvaluseerd worden. Als je deze methode gebruikt, moet je ook een geplande taak inrichten. Voor meer informatie, zie Conditie op workflowtaak inrichten.

Speciale acties

• Accorderen
• Afkeuren
• Goedkeuren inkoopofferte via procuratieschema

  Deze actie slaat in het dossier op welke gebruikers de inkoopfactuur hebben goedgekeurd. Vervolgens bepaalt Profit opnieuw de procuratiestatus van de inkoopfactuur.

  Deze actie moet je combineren met de conditie Procuratie afgerond (Profit).

• Opnieuw insturen inkoopofferte

  Deze actie zorgt ervoor dat de logging van wie al heeft goedgekeurd weg wordt gegooid. Daarmee moeten alle beoordelaars opnieuw beoordelen.

Waarom welke stappen?

Als je de workflow gebruikt, wordt bij het definitief maken van een inkoopofferte, de inkoopofferte direct naar de takenlijst van de beoordelende gebruiker gezet. De status wijzigt dan naar Ter beoordeling. De inkoopofferte kan dan dus niet meer gewijzigd worden. Als de inkoopofferte goedgekeurd is via de workflow wijzigt de status van de inkoopofferte naar geaccepteerd en dan kan de inkooporder besteld en verstrekt worden. Bij afkeuren krijgt de inkoopofferte de status Onderhanden.

Wordt de workflow gestart vanuit een signaal?

Nee