Conditie op workflowtaak inrichten

Dit artikel beschrijft de stappen om een conditie aan te maken en te koppelen aan een taak of actie.

Een conditie op een actie wordt gecontroleerd op het moment dat de workflow in de taak komt. Op dat moment controleert Profit of aan een conditie op een taak voldaan wordt. Dit geldt niet voor het type Conditioneel (via geplande taak): in dit geval wordt de actie uitgevoerd als de conditie WAAR is. Ook als de gebruiker geen rechten heeft op deze taak. Zie verder de toelichting in dit helpartikel.

Je kunt nu een bestaande conditie van de geopende workflow kopiëren.

Let op:

Pas op bij het combineren van EN-filters over 2 of meerdere gegevensverzamelingen heen. Test dit goed om er zeker van te zijn dat het werkt!

Het is mogelijk twee velden te vergelijken in een filter. Deze methode is niet toegestaan in conditionele workflows.

Lees eerst de aandachtspunten door.

Conditie aanmaken:

1. Open Profit.
2. Ga naar: CRM / Dossier / Inrichting / Type dossieritem.
3. Open de eigenschappen van het type dossieritem.
4. Ga naar het tabblad: Workflows.
5. Open de eigenschappen van de workflow.
6. Selecteer de eerste taak van de workflow.
7. Voeg een gegevensverzameling toe aan de workflow. De gegevensverzameling moet de velden bevatten die je voor de conditie wilt gebruiken.

   Gegevensverzamelingen bij workflow

   Je kunt meerdere gegevensverzamelingen koppelen aan een workflow. De velden in de gegevensverzameling kun je vervolgens op meerdere plekken in de workflow gebruiken, zoals bij condities en verplichte velden. Je kunt alleen gegevensverzamelingen toevoegen die direct verband hebben met het dossieritem, bijvoorbeeld de gegevensverzamelingen van de bestemmingen.

   Als jij bijvoorbeeld de gegevensverzameling Actuele gegevens Medewerker en Mutatie Medewerker/declaratie koppelt aan de workflow dan loopt de workflow ook nog goed als een medewerker wijzigt van functie.

   Let op: 

   Het kan zijn dat je een conditie maakt die gebaseerd is op de gegevensverzameling van ‘Inkooprelatie’. Als je het dossieritem vervolgens instuurt met als bestemming ‘Werkgever’, is de waarde van de betreffende conditie altijd ‘FALSE’ (omdat de gegevensverzameling altijd een leeg resultaat/geen records zal opleveren).

   Gegevensverzameling koppelen aan workflow:

   1. Open Profit.
   2. Ga naar: CRM / Dossier / Inrichting / Type dossieritem.
   3. Open de eigenschappen van het type dossieritem.
   4. Ga naar het tabblad: Workflows.
   5. Open de eigenschappen van de workflow.
   6. Selecteer de eerste actie van de workflow.
   7. Open het kader Workflowbeheer.

      Je ziet nu een weergave met alle vrijgegeven gegevensverzamelingen. Als je al een gegevensverzameling hebt gekoppeld is deze niet meer zichtbaar in de lijst.

      Op de gegevensverzamelingen is geen autorisatie toegepast.

   8. Klik op: Nieuw.
   9. Selecteer de gegevensverzameling die je wilt toevoegen.

      Je kunt niet alle beschikbare koppelingen volgen. Zo kun je bijvoorbeeld niet via een medewerker naar een persoon gaan en daar dan velden ophalen. Je moet de velden van de persoon dan in de eigen gegevensverzameling opvragen.

      Als je een Aanleiding hebt (een ander type dossieritem dat deze workflow start) kun je de vrije velden van de aanleiding van een dossier ophalen en gebruiken in condities.

   10. Voeg de gewenste velden toe aan de gegevensverzameling.

       Je kunt niet filteren in de gegevensverzameling. Het dossieritem bepaalt het filter op basis van de bestemming. Je kunt ook geen voorbeeld opvragen.

   11. Klik op: Voltooien.

       Je kunt de velden uit de gegevensverzameling nu gebruiken in de andere functionaliteiten binnen de workflow. Ook als je de workflow nog niet publiceert.

       Je kunt meteen nog een gegevensverzameling koppelen.

   Wijzigen gegevensverzameling in workflow:

   Een wijziging in de gegevensverzameling is definitief nadat je de wizard voltooit. Ook als je de workflow nog niet publiceert.

   1. Open Profit.
   2. Ga naar: CRM / Dossier / Inrichting / Type dossieritem.
   3. Open de eigenschappen van het type dossieritem.
   4. Ga naar het tabblad: Workflows.
   5. Open de eigenschappen van de workflow.
   6. Selecteer de eerste actie van de workflow.
   7. Open het kader Workflowbeheer.
   8. Open de eigenschappen van de gegevensverzameling.
   9. Voer de gewenste wijzigingen door.

      Als je een veld verwijderd uit de gegevensverzameling wordt gecontroleerd of het veld gebruikt wordt in een gepubliceerde workflow. Als dit zo is krijg je een melding.

      Als je een veld verwijderd uit een nieuwe workflow en dat veld wordt ook gebruikt in een conditie, kun je de wizard van de gegevensverzameling gewoon voltooien. Als je vervolgens de workflow publiceert krijg je een melding dat het publiceren niet mogelijk is omdat een conditie gebruik maakt van een veld dat niet meer voorkomt in de gegevensverzameling.

   10. Klik op: Voltooien.

   Verwijderen gegevensverzameling uit workflow:

   Als je een gegevensverzameling verwijdert wordt gecontroleerd of de velden uit de gegevensverzameling gebruikt worden bij een andere functionaliteit, bijvoorbeeld als verplicht veld.

   1. Open Profit.
   2. Ga naar:  CRM / Dossier / Inrichting / Type dossieritem.
   3. Open de eigenschappen van het type dossieritem.
   4. Ga naar het tabblad: Workflows.
   5. Open de eigenschappen van de workflow.
   6. Selecteer de eerste actie van de workflow.
   7. Open het kader Workflowbeheer.
   8. Selecteer de gegevensverzameling die je wilt verwijderen.
   9. Klik op: Verwijderen.

      Als velden uit de gegevensverzameling worden gebruikt krijg je een melding dat het verwijderen niet mogelijk is. Je ziet meteen in welke onderdelen van de workflow gebruik wordt gemaakt van de velden.

8. Open het vak Conditie en maak een conditie aan.

   

   Vanaf Profit 1 kun je een bestaande conditie van geopende workflow kopiëren. Selecteer dan gebaseerd op een bestaande conditie en selecteer de te kopiëren conditie.

9. Via het tabblad Gegevensverzamelingen voeg je het filter toe. Als aan het filter voldaan wordt, is de conditie waar. Als de conditie aan een taak gekoppeld is, zal de taak worden uitgevoerd.

   

Conditie aan taak koppelen:

1. Selecteer de taak waarop je een conditie wilt vastleggen.
2. Open het kader Conditie.

   Je ziet hier de condities die in de workflow zijn vastgelegd. Bij een actie heb je volgende keuzen:

   • Altijd

     De workflowactie is altijd beschikbaar, de gebruiker kan deze handmatig uitvoeren.

   • Geblokkeerd

     De workflowactie is niet beschikbaar.

   • Conditioneel (zonder rechten op taak):

     De actie wordt uitgevoerd als de conditie WAAR is. Ook als de gebruiker geen rechten heeft op deze taak. De conditie wordt eenmalig gecontroleerd, namelijk als de workflow in de taak komt. Als de taak een conditionele actie heeft, dan wordt de actie (eenmalig) gecontroleerd.

   • Conditioneel (rechten op taak):

     De actie wordt uitgevoerd als de conditie WAAR is. De workflowgebruiker moet rechten hebben op de eerste taak in de workflow én op de vervolgtaak . Dit doe je door de juiste rol te selecteren bij de bestemming. Ook moet Tonen in takenlijst aangevinkt zijn. De conditie wordt eenmalig gecontroleerd, namelijk als de workflow in de taak komt. Als de taak een conditionele actie heeft, dan wordt de actie (eenmalig) gecontroleerd.

   • Conditioneel (via geplande taak): in dit geval wordt de actie uitgevoerd als de conditie WAAR is. Ook als de gebruiker geen rechten heeft op deze taak.

   Let op:

   Gebruik deze optie alleen bij taken die intern zichtbaar zijn. Bij de zichtbaarheid Alleen extern werkt de geplande taak niet.

   De conditie wordt gecontroleerd als de workflow in de taak komt. Daarnaast zal de conditie elke dag opnieuw gecontroleerd worden via de geplande taak Workflowtaak conditioneel afhandelen. Hierdoor kun je de conditie dus elke dag opnieuw controleren.

   Zorg dat de geplande taak Workflowtaak conditioneel afhandelen is ingepland (maximaal 1 keer per dag).