thumb_up
thumb_down
link
Copy link
Copied
insert_emoticon
lmatfy
Copied

Kostenplaats en kostendrager koppelen met Projecten

Je kunt projecten koppelen aan een werkgever. Daarnaast is het ook mogelijk om op een project een verbijzonderingsas in te stellen. Hierbij kun je via Projecten / Beheer / Instellingen / Project, tabblad Dimensie en verbijzondering een verbijzonderingsas voor Projecten selecteren. Je selecteert hierbij één van de in Profit Financieel gedefinieerde assen als verbijzondering voor het project.

Nadat je hebt ingericht, kun je een verbijzonderingscode selecteren op het project.

Handig om de nacalculatie te kunnen verbijzonderen. Profit past hierin een tweetraps raket toe:

  • Boekt een medewerker nacalculatie op een project waarbij de geselecteerde verbijzonderingsas is gevuld? Dan wordt in de nacalculatieregel de verbijzondering van het project overgenomen.
  • Boekt een medewerker nacalculatie op een project waarbij de geselecteerde verbijzonderingsas niet is gevuld? Dan kijkt Profit naar de instellingen op medewerkersniveau (Functie / Formatieverdeling).

Payroll

Om de deze projectinstellingen te koppelen aan Payroll zorg je dat alles bij de bron is vastgelegd: de projectadministratie én de individuele instellingen op looncomponentniveau.

Als in de projectadministratie en de looncomponenten alles juist is ingericht, dan zie je dit terug in de journaalpost-output.

Werkgever

In de eigenschappen van de werkgever vink je Kostenplaats koppelen met projecten aan. Hierna komt het veld Kostenplaats koppelen aan beschikbaar.

De keuze die je hier maakt, is van groot belang bij de output in de journaalpost. Vooral als met de integratie vanuit Payroll naar Financieel wordt gewerkt, moet hier goed op gecontroleerd worden. Hieronder volgen een aantal voorbeelden. Hierbij wordt een declaratie vanuit InSite verwerkt in Profit en de journaalpost output gecontroleerd.

De input in InSite is voor de eerste twee voorbeelden hetzelfde, namelijk:

Let op:

Er wordt hier dus geen kostenplaats gevuld, alleen een projectnummer.

Voorbeeld 1

De instellingen zijn als volgt:

  • Projectinstellingen: Verbijzondering op as 1 (kostenplaats)
  • Project: Code verbijzondering = ’14 – Vestiging Zuid’.
  • Projectnummer = 910421
  • Werkgeversinstellingen: Kostenplaats koppelen aan ‘Project’

Output:

In dit voorbeeld zie je dat het projectnummer is overgenomen naar de kostenplaats van mijn declaratie. Als deze nummers niet in Profit Financieel aanwezig zijn, ontstaat er een probleem bij het doorsluizen van de journaalposten van Payroll naar Financieel.

Voorbeeld 2

De instellingen zijn als volgt:

  • Projectinstellingen: Verbijzondering op as 1 (kostenplaats)
  • Project: Code verbijzondering = ’14 – Vestiging Zuid’.
  • Projectnummer = 910421
  • Werkgeversinstellingen: Kostenplaats koppelen aan ‘Verbijzondering project’

Output:

Dit ziet er al een stuk beter uit. De kostenplaats ‘14’ is nu overgenomen naar de nacalculatieregel van het project.

Voorbeeld 3

De instellingen zijn als volgt:

  • Projectinstellingen: Verbijzondering op as 1 (kostenplaats)
  • Project: Code verbijzondering = ’14 – Vestiging Zuid’.
  • Projectnummer = 910421
  • Werkgeversinstellingen: Kostenplaats koppelen aan ‘Verbijzondering project’

Input InSite:

In dit geval heb is een project en een kostenplaats vastgelegd in de declaratie. De kostenplaats is een afwijkende kostenplaats ten opzichte van de kostenplaats die op het project is vastgelegd.

Output:

In dit geval wordt het bedrag van € 50,- uit de eerdere voorbeelden opgeteld bij het bedrag van € 70,- uit dit voorbeeld. Deze worden beiden naar dezelfde kostenplaats gejournaliseerd, namelijk de kostenplaats die op dit project is vastgelegd.

Conclusie hiervan: De instelling op werkgeversniveau overruled hetgeen is ingevuld in de declaratie. Dit heeft ermee te maken dat bij het toevoegen van een nacalculatieregel het veld Kostenplaats altijd wordt overschreven met de waarde die is vastgelegd bij het project.

Als de projectenadministratie juist is ingericht, dan heeft het dus weinig nut om hier nog een kostenplaats beschikbaar te maken.

Voorbeeld 4

De instellingen zijn als volgt:

  • Projectinstellingen: Verbijzondering op as 1 (kostenplaats)
  • Project: Code verbijzondering = ’15 – Vestiging Almere’.
    Let op: Deze kostenplaats is alleen aanwezig in Profit Financieel, niet in de kostenplaatsentabel bij de werkgever.
  • Projectnummer = 910430
  • Werkgeversinstellingen: Kostenplaats koppelen aan ‘Verbijzondering project’

Output:

Je ziet dat de kostenplaats is overgenomen vanuit Profit Financieel. Zowel de code als omschrijving hebben de waarde ‘15’ meegekregen.

Eerder zag je dat bij de instellingen dat project 910421 was geselecteerd bij Kostenplaats koppelen aan Project .

In de kostenplaatsentabel van de werkgever zie je dat deze is uitgebreid met de waarden:

‘910421’

‘15’

De kostenplaats in HRM is aangemaakt ten behoeve van de journalisering.

Journalisering looncomponent

Je bepaalt de wijze waarop de looncomponenten worden gejournaliseerd. In de eigenschappen van de looncomponent op het tabblad Journalisering bepaal je de soort journalisering:

  • Niet journaliseren

    Als je ervoor kiest om een looncomponent niet te journaliseren, dan ontbreekt de looncomponent in de journaalpost. Dit wordt doorgaans toegepaste voor rekencomponenten en audits.

  • Geen verdeling

    Deze optie wordt in Profit CAO’s niet meer toegepast, omdat bij deze optie al gekeken wordt naar de stamgegevens van de medewerker (kostenplaats, kostendrager en organisatorische eenheid).

  • Vaste verdeling

    Op basis van deze optie wordt de waarde op de looncomponent gejournaliseerd op basis van de stamgegevens van de medewerker.

    Dit is veruit de meest toegepaste verdeling bij component die vanuit AFAS worden meegeleverd.

    Hierbij dien je bij je inrichtingskeuze voor declaraties rekening te houden met de keuze of je een declaratie op dienstverband (in het geval van de activering meerdere dienstverbanden) of niet. Werk je niet met meerdere dienstverbanden, maar wel met formatieverdeling? Dan heeft ook de formatieverdeling hier effect op.

    Op basis van de instelling binnen de eigenschappen van de werkgever waarbij de kostenplaats uit het project wordt overgenomen, wordt de journaliseringskeuze uit de looncomponent volledig overschreven.

    Hierbij geldt dat op het moment dat deze instellingen is gedaan, de kostenplaats uit de declaratie niet wordt overgenomen als er geen project is gevuld. In dit geval negeert Profit de ingevoerde waarde van de kostenplaats op de declaratie en journaliseert het gedeclareerde bedrag naar de kostenplaats(en) uit de stamgegevens van de medewerker.

  • Uren verdeling

    Bij deze optie wordt gejournaliseerd op basis van de looncomponenten die intellen op de grondslag ‘Grondslag urenverdeling (100.000.510)’. Over het algemeen zal dit van weinig invloed zijn, aangezien het koppelen van de kostenplaats / -drager van invloed is op de data uit de nacalculatieregels en daarmee via de integratie naar Payroll ook op de salarisverwerking.

    Deze instelling kan wél erg belangrijk zijn op het moment dat medewerkers verloond worden op basis van hun daadwerkelijk geschreven uren.

  • Grondslag verdeling

    Bij deze optie journaliseert Profit de looncomponent naar rato van de intelling van diverse andere componenten in een bepaalde grondslag. Neem hierbij als voorbeeld de WW-premie. Deze wordt gejournaliseerd op basis van grondslag verdeling.

    De grondslag kan opgebouwd zijn uit meerdere looncomponenten, welke bijvoorbeeld voor 80% afkomstig zijn uit een dienstverband op de afdeling Consultancy en voor 20% afkomstig zijn uit een dienstverband op de afdeling Product Development.

    Als de totale WW-premie uitkomt op 100 euro, dan journaliseert Profit als volgt:

    • 80 euro naar kostenplaats ‘Consultancy’
    • 20 euro naar kostenplaats ‘Product Development’

    Let er dus goed op wat de doorwerking hiervan kan zijn bij het instellen van het overnemen van een kostenplaats of -drager uit projecten.

    Vaak wordt deze optie alleen gebruikt t.b.v. het journaliseren van declaraties uit de nacalculatie. Dit zijn netto componenten, welke relatief weinig impact hebben op grondslag verdelingen. Maar je zal net zien dat je de uitzondering te pakken hebt…

  • Niet journaliseren, wel grondslag verdelen

    De laatste optie is niet journaliseren, maar wel grondslag verdelen. Deze optie kan worden toegepast als je wil dat een looncomponent meetelt voor een grondslagverdeling, zoals hierboven toegelicht met een voorbeeld, maar niet gejournaliseerd mag worden.

Direct naar

  1. Journaliseren Payroll
  2. Rekeningschema Payroll toevoegen
  3. Controle-analyse journaalintegratie Payroll
  4. Journaalstructuur
  5. Journalisering werkgever inrichten
  6. Journalisering Payroll inrichten
  7. Journalisering looncomponent
  8. Kostenplaats en kostendrager koppelen met Projecten

Process

Journalisering

Work area

Payroll Projecten