Inkoopofferte met procuratie obv groepen

Met deze workflow kun je inkoopoffertes laten beoordelen door de juiste gebruikers, bijvoorbeeld door de budgethouder of het Hoofd Inkoop. Na akkoord kan de inkoopofferte omgezet worden naar een inkooporder. Gebruik je de workflow inkooporder, dan wordt in die workflow rekening gehouden met de procuratie van de inkoopofferte. Als de inkooporder gelijk is aan de inkoopofferte dan hoeft er geen procuratie in de inkooporder plaats te vinden.

Let op:

De workflowmanager kan geen taken goedkeuren in workflows waarin de actie Goedkeuren inkoopaanvraag/-offerte/-order/-factuur via procuratieschema wordt gebruikt. Deze actie functioneert op grond van de Status procuratie. Als de workflowtaakmanager goedkeurt, wordt de procuratiestatus niet bijgewerkt en blijft de taak staan bij de procuratiehouder-gebruiker waar deze al stond. Je kunt eventueel in je eigen workflow de taak via een normale actie laten afhandelen, maar daarmee omzeil je de Status procuratie.

Het bijbehorende type dossieritem is: Beoordelen inkoopofferte.

Schema van de workflow

Op basis van onze ervaring adviseren wij onderstaand workflowschema.

Inrichting

Er worden drie statussen gebruikt binnen deze workflow. Ter beoordeling, Goedgekeurd en Afgekeurd. Er worden geen kenmerken gebruikt. Zodra de workflow is gestart krijgt deze de status Ter beoordeling.

Condities

Binnen de standaard workflow worden alle beoordelingsstappen conditioneel afgehandeld als de betreffende beoordelaar niet is gevonden. Aan het begin van de workflow wordt automatisch gecontroleerd of er beoordelaars aanwezig zijn. In de inkoopofferte is het veld 'Beoordelaar' er niet, zoals wel het geval is bij de inkoopaanvraag. Hierdoor heb je in de workflow conditionele stappen voor de projectleiders, beoordelaars van het procuratieschema en (deel)budgethouders, maar niet voor 'Beoordelaar'.

• Procuratie afgerond (Profit)

  Deze conditie registreert dat de status van de procuratie afgerond is en dat de workflow naar de volgende stap kan. Deze conditie kun je niet zelf instellen en moet gebruikt worden in combinatie met de actie:

  Goedkeuren inkoopofferte via procuratieschema.

• Bevat minstens één beoordelaar

  Aan deze conditie wordt voldaan als er een beoordelaar, interne projectleider, beoordelaar uit procuratieschema of budgethouder is.

• Bevat niet minstens één beoordelaar

  Als er geen beoordelaar, interne projectleider, beoordelaar uit procuratieschema of budgethouder is om goed te keuren.

• Geen beoordelaar

  Als er geen beoordelaar is, wordt de taak automatisch afgehandeld

• Geen projectleiders

  Als er geen projectleider is, wordt de taak automatisch afgehandeld

• Geen 1e tot en met 5e beoordelaar

  Als er geen 1e tot en met de 5e beoordelaar is, wordt de taak automatisch afgehandeld

• Geen budgethouders

  Als er geen budgethouder is, wordt de taak automatisch afgehandeld

  Let op:

  Condities worden standaard eenmalig geëvalueerd als de workflow in de taak komt. Je kunt dit aanpassen naar Conditioneel (via geplande taak).Hierdoor kan de workflow meerdere keren geëvaluseerd worden. Als je deze methode gebruikt, moet je ook een geplande taak inrichten. Voor meer informatie, zie Conditie op workflowtaak inrichten.

Speciale acties

• Accorderen
• Afkeuren
• Goedkeuren inkoopofferte via procuratieschema

  Deze actie slaat in het dossier op welke gebruikers de inkoopfactuur hebben goedgekeurd. Vervolgens bepaalt Profit opnieuw de procuratiestatus van de inkoopfactuur.

  Deze actie moet je combineren met de conditie Procuratie afgerond (Profit).

• Opnieuw insturen inkoopofferte

  Deze actie zorgt ervoor dat de logging van wie al heeft goedgekeurd weg wordt gegooid. Daarmee moeten alle beoordelaars opnieuw beoordelen.

Workflowrollen

Er zijn twee specifieke workflowrollen voor het procuratieschema met groepen, naaste de normale 1e t/m 10e beoordelaars en vervangers:

• Beoordelaar procuratie incl. groepen

  De gebruikers in deze rol worden als volgt bepaald:

  • Alle gebruikers die lid zijn van de groepen van de procuratiestatus, van de procuratieregels van de inkoopaanvraag/-offerte/-order/-factuur.
  • Uitgezonderd de procuratieregels waarvan de grens groter is dan het factuurbedrag
  • Uitgezonderd de gebruikers die al in het procuratieschema aan de beurt zijn geweest voor beoordelen en dus in de logging voorkomen! Dit geldt dus niet voor de gebruikers die eerder in de workflow de factuur al beoordeeld hebben.

  Op moment van ophalen van de gebruikers, wordt eerst de status van de factuur/order opnieuw bepaald.

  Een groep mag overigens niet leeg zijn. Als een procuratiegroep geen gebruikers bevat zal de status niet naar de volgende stap gaan.

• Beoordelaars en vervangers procuratie incl. groepen

  Als bovenstaande maar dan inclusief vervangers.

Waarom welke stappen?

Als je de workflow gebruikt, wordt bij het definitief maken van een inkoopofferte, de inkoopofferte direct naar de takenlijst van de beoordelende gebruiker gezet. De status wijzigt dan naar Ter beoordeling. De inkoopofferte kan dan dus niet meer gewijzigd worden. Als de inkoopofferte goedgekeurd is via de workflow wijzigt de status van de inkoopofferte naar geaccepteerd en dan kan de inkooporder besteld en verstrekt worden. Bij afkeuren krijgt de inkoopofferte de status Onderhanden.

Wordt de workflow gestart vanuit een signaal?

Nee.

Lees meer

Beoordelaars via procuratieschema inrichten