Loonmutaties vastleggen in OutSite
De klant legt zelf (loon)mutaties vast in OutSite hierdoor wordt tijd bespaart en worden fouten voorkomen omdat de mutaties bij de bron worden vastgelegd. Meestal worden de loonmutaties vastgelegd via een boekingsmatrix, maar het kan ook gaan om in- en uitdienstmeldingen en salaris-, contract-, rooster- en functiemutaties. Sommige mutaties worden direct doorgevoerd, andere mutaties moeten eerst geconroleerd worden door de accountant. De accountant bepaalt welke zaken via Payroll Cloud lopen en waarvoor de gebruikers geautoriseerd zijn.
De uitgangssituatie in deze stap is dat de loonverwerking geen TWK’s bevat. De taak om te verwerken moet elke avond plaats vinden voor de payroll cloud werkgevers. Op deze manier worden elke avond de TWK’s verwerkt. Elke terugwerkende kracht mutatie op een medewerker wordt direct verwerkt. Zo kan de gebruiker direct zien welke gevolgen de mutaties voor de bruto-netto berekeningen hebben.
Voordat de klant gebruik kan maken van de snelinvoer van de loonmutaties (de boekingsmatrix) moet je dit inrichten. Heb je dat nog niet gedaan? Klik dan hier voor meer informatie over het inrichten van de boekingsmatrix.
Mutaties vastleggen:
- Log in op de portal van je accountant.
- Klik op het menu Salarisverwerking.
Hier kan je verschillende mutaties vastleggen:
- Via Medewerkers kun je een medewerker selecteren en daar bijvoorbeeld wijzigingen doorvoeren in de persoonlijke gegevens. Je kunt hier ook HR mutaties doorvoeren zoals, contract, salaris- of een functiewijziging. Ook kun je hier medewerkers in - en uitdienst melden.
- Via Snelinvoer loonmutaties kun je snel loonmutaties doorvoeren voor al je medewerkers in een periode. Je kunt hier ook makkelijk switchen naar een vorige en volgende periode.
- Als je de de Actuele periode opent kun je daar ook verschillende mutaties doorvoeren:
Snelinvoer loonmutaties
Overige loonmutaties: andere loonmutaties die je niet kwijt kunt bij de snelinvoer.
Voorlopige loonstroken: als er een verwerking is geweest vanuit de accountant kan de klant hier de voorlopige salarisberekening raadplegen.
Periode afsluiten: als alle mutaties binnen een periode zijn doorgevoerd kan je de periode afsluiten.