Mobiliteit (Group S)

Met mobiliteit beheer je de vervoermiddelen in de organisatie: auto, (brom)fiets, motor, speed-pedelec. Om een vervoermiddel aan te leveren bij Group S, voeg je het vervoermiddel toe bij de werkgever. Vervolgens koppel je het vervoermiddel aan de juiste medewerker. Bij de gekoppelde medewerker kun je kilometerstanden, onderhoudsbeurten en eventuele schade registreren.

Voorbereiding

• Wagenpark / Mobiliteit inrichten
• Mobiliteit in InSite

Vervoermiddel toevoegen

Als een werkgever een nieuw vervoermiddel in gebruik neemt, voeg je het vervoermiddel toe aan mobiliteit. Je kunt vervoermiddelen ook importeren via HRM / Beheer / Import HRM / Mobiliteit.

Je kunt het vervoermiddel registreren via InSite of Profit, maar bij voorkeur doe je dit via InSite. Daar stel je per profiel precies in welke velden iemand moet invullen. Zo kan je bijvoorbeeld een onderscheid maken tussen een profiel voor het toevoegen van een fiets en een auto.

Daarnaast koppel je een workflow aan het profiel, zodat de leidinggevende of HR-verantwoordelijke de aangeleverde gegevens eerst kan beoordelen en goedkeuren voordat ze in Profit terecht komen. Hieronder vind je de werking voor InSite en Profit terug.

Vervoermiddel toevoegen (InSite):

1. Open InSite.
2. Ga naar het leidinggevendeportaal.
3. Open het mobiliteitsportaal.
4. Klik op de knop van het vervoermiddel dat je wil toevoegen.

   Per vervoermiddel kan je een ander profiel vastleggen, zodat InSite alleen de relevante velden toont.

   

5. Vul de werkgever in.
6. Vul het kenteken in.
7. Selecteer het merk van het vervoermiddel bij Merk.
8. Selecteer het model van het vervoermiddel bij Model.

   Als je het gewenste merk en model niet kunt selecteren, dan voeg je dit toe aan de gekoppelde vrije tabel.

9. Vul de datum van de eerste tenaamstelling in bij Datum 1e tenaamstelling.

   Deze datum is bepalend voor de ouderdom van het vervoermiddel.

10. Vink Algemeen gebruik aan, als je het vervoermiddel aan meerdere medewerkers wil koppelen.
11. Vul de cataloguswaarde in.
12. Vul het percentage bijtelling in bij Bijtelling (%).
13. Vul het percentage grensbedrag bijtelling in bij Grensbedrag bijtelling %.
14. Vul het percentage bijtelling boven grens in bij Bijtelling boven grens (%).
15. Selecteer een waarde bij Brandstof.

    Let op:

    Sinds 1 januari 2020 is er een onderscheid tussen een hybride wagen en een 'valse' hybride wagen. Bij je leasemaatschappij of leverancier kan je nagaan tot welke categorie jouw voertuig behoort. Blijkt het om een ‘valse’ hybride te gaan, dan mag je bij de brandstofkeuze enkel benzine of diesel selecteren.

16. Vul de CO2 WLTP in.
17. Vink aan of het om een valse hybride wagen gaat.
18. Als het om een valse hybride wagen gaat vul je de CO2 in bij CO2 valse hybride.
19. Als het om een valse hybride wagen gaat vul je de CO2 WLTP in bij CO2 WLTP valse hybride.
20. Vul de datum van aanschaf in.
21. Vul de begindatum van het contract in.
22. Vul de einddatum van het contract in.
23. Selecteer de leasemaatschappij bij Leasemaatschappij.

    Als je geen leasemaatschappij kunt selecteren bij Leasemaatschappij, moet je eerst de instantie inrichten voor de module Mobiliteit.

24. Vul de beginstand van het aantal kilometer in bij Beginstand (km).
25. Klik op: Aanmaken.

In Profit kun je het vervoermiddel als volgt registreren:

Vervoermiddel toevoegen (Profit):

1. Ga naar: HRM / Mobiliteit / Vervoermiddel.
2. Klik op: Nieuw.
3. Selecteer het type vervoermiddel.
4. Selecteer de werkgever.
5. Klik op: Volgende.
6. Vul de gegevens van het vervoermiddel in.
7. Klik op: Volgende.
8. Vul de gegevens van het contract in.
9. Klik op: Volgende.
10. Vul de gegevens van Group S in.
11. Klik op: Voltooien.

Vervoermiddel koppelen

Zodra het vervoermiddel geregistreerd is bij de werkgever, koppel je het vervoermiddel aan de medewerker die het zal gebruiken. Tijdens dit proces leg je ook de gegevens vast die nodig zijn voor de verloning. Je kunt de koppeling van het vervoermiddel aan de medewerker en de onderhoudsgegevens ook importeren via HRM / Beheer / Import medewerker HRM / Vervoermiddel.

Vervoermiddel koppelen (InSite):

1. Open InSite.
2. Ga naar het leidinggevendeportaal.
3. Open het mobiliteitsportaal.
4. Klik op: Medewerker koppelen.

   

5. Selecteer de medewerker waaraan je het vervoermiddel wil koppelen.

   

6. Selecteer het vervoermiddel.

   

7. Vul de begindatum in.
8. Vul de einddatum in.
9. Vink aan of de medewerker een eigen bijdrage heeft.
10. Vul de eigen bijdrage van het privégebruik in bij Eigen bijdrage privégebruik.
11. Vul de andere eigen bijdrage in bij Eigen bijdrage overige redenen.
12. Vul het percentage van de bijtelling in bij Bijtelling (%).
13. Vul het percentage grensbedrag bijtelling in bij Grensbedrag bijtelling %.
14. Vul het percentage bijtelling boven grens in bij Bijtelling boven grens (%).
15. Vink Vervoermiddel meenemen in verloning aan, als je wil dat Group S het vervoermiddel ontvangt voor de loonverwerking.
16. Selecteer bij Gebruik vervoermiddel of de medewerker het vervoermiddel enkel voor privé, woon-werk of beiden gebruikt.
17. Klik op: Aanmaken.
18. Klik op: Voltooien.

Naast InSite kan je het vervoermiddel ook via Profit aan een medewerker koppelen.

Vervoermiddel koppelen (Profit):

1. Ga naar: HRM / Medewerker / Medewerker.
2. Open de eigenschappen van de medewerker.
3. Ga naar het tabblad: Vervoermiddel.
4. Klik op: Nieuw.
5. Vul de gegevens van het contract in.
6. Klik op: Voltooien.

Kilometerstanden en onderhoudsbeurten registreren

Je registreert de kilometerstanden en de onderhoudsbeurten in de eigenschappen van het vervoermiddel. Gebruik vrije velden als je extra informatie over kilometerstanden of onderhoudsbeurten wil registreren. Je kunt de kilometerstanden en onderhoudsbeurten ook importeren via HRM / Beheer / Import HRM / Vervoermiddel/kilometerstand en HRM / Beheer / Import HRM / Vervoermiddel/Onderhoud.

Kilometerstanden toevoegen:

1. Ga naar: HRM / Medewerker / Medewerker.
2. Open de eigenschappen van de medewerker.
3. Ga naar het tabblad: Vervoermiddel.
4. Selecteer het vervoermiddel.
5. Klik op: Acties / Vervoermiddel.
6. Ga naar het tabblad: Algemeen.
7. Vul de beginstand van de kilometers in bij Beginstand (km).
8. Ga naar het tabblad: Kilometers.

   Je ziet de kilometerhistorie per bestuurder.

   1. Klik op: Nieuw.

      Profit vult de begindatum. Bij de eerste stand is dit de begindatum van het contract.

   2. Vul de einddatum en de eindstand in.
   3. Klik op: Voltooien.
9. Klik op: Opslaan en sluiten.

Onderhoudsbeurten toevoegen:

1. Ga naar: HRM / Medewerker / Medewerker.
2. Open de eigenschappen van de medewerker.
3. Ga naar het tabblad: Vervoermiddel.
4. Selecteer het vervoermiddel.
5. Klik op: Acties / Vervoermiddel.
6. Ga naar het tabblad: Onderhoud.
7. Klik op: Nieuw.
   1. Vul de velden in.

      De vrije tabel Type onderhoud kun je zelf onderhouden.

   2. Klik op: Voltooien.
8. Klik op: Opslaan en sluiten.

Vervoermiddel raadplegen

Je kunt vervoermiddelen raadplegen via mobiliteit. Hier heb je een overzicht van alle vervoermiddelen, ongeacht de werkgever of bestuurder waaraan het vervoermiddel gekoppeld is.

Vervoermiddel raadplegen:

1. Ga naar: HRM / Mobiliteit / Vervoermiddel.

   Je ziet per vervoermiddel de huidige medewerker. Het vervoermiddel met een actueel contract zijn nog aanwezig in de organisatie.

   

2. Open de eigenschappen van het vervoermiddel.

   Bovenin het venster zie je de werkgever waaraan het vervoermiddel gekoppeld is.

3. Ga naar het tabblad: Algemeen om de gegevens van het vervoermiddel zelf, zoals cataloguswaarde, etc. te bekijken of te wijzigen.
4. Ga naar het tabblad: Contract om het contract met de leasemaatschappij te raadplegen (indien van toepassing).
5. Op de tabbladen Medewerker, Kilometers en Onderhoud zie je de historie van het vervoermiddel.
6. Ga naar het tabblad: Medewerker.

   Je ziet hier de historie aan medewerkers. Je ziet de medewerkers alleen als je op basis van filterautorisatie de betreffende medewerkers mag zien.

   1. Selecteer een bestuurder.
   2. Klik op de actie: Medewerker als je de medewerkersgegevens van de bestuurder wil raadplegen.
   3. Klik op: Opslaan en sluiten.

Rapport opvragen:

1. Ga naar: HRM / Uitvoer / Rapport HRM.
2. Open het rapport: Medewerkers met leaseauto's (Profit).

   Je ziet per afdeling welke medewerker welke auto heeft.

   

3. Sluit het rapport. 

Gebruik vervoermiddel van medewerker beëindigen

Als het leasecontract van het vervoermiddel afloopt, leg je bij het vervoermiddel in mobiliteit een einddatum vast. Hierdoor kun je het vervoermiddel aan een andere medewerker koppelen.

Gebruik vervoermiddel bij medewerker beëindigen:

1. Ga naar: HRM / Medewerker / Medewerker.
2. Open de eigenschappen van de medewerker.
3. Ga naar het tabblad: Vervoermiddel.
4. Open de eigenschappen van het vervoermiddel.
5. Vul de einddatum van het vervoermiddel in.

   Dit is de datum waarop de medewerker het vervoermiddel feitelijk inlevert.

6. Klik op: Opslaan en sluiten.

Gebruik vervoermiddel beëindigen:

1. Ga naar: HRM / Mobiliteit / Vervoermiddel.
2. Open de eigenschappen van het vervoermiddel.
3. Ga naar het tabblad: Contract.
4. Vul de einddatum in.
5. Klik op: Opslaan en sluiten.

Dossier vervoermiddel

Je kunt communicatie rond een vervoermiddel opslaan in het dossier bij het vervoermiddel.

Je kunt een type dossieritem met bestemming Vervoermiddel nog niet insturen via InSite en workflows.

Type dossieritem inrichten voor dossier op auto:

In de eigenschappen van het type dossieritem maak je in het tabblad Bestemming Extra de bestemming Vervoermiddel optioneel of verplicht.

1. Voeg eventueel eerst een type dossieritem toe.
2. Stel de bestemming in.

Dossieritem bij auto toevoegen:

1. Ga naar: HRM / Mobiliteit / Vervoermiddel.
2. Open de eigenschappen van het vervoermiddel.
3. Ga naar het tabblad: Dossier.
4. Klik op: Nieuw.
5. Voeg het dossieritem toe.
6. Klik op: Opslaan en sluiten.

Werkgever inrichten

Je koppelt de looncomponent XU8 aan de medewerker in Profit om vervoermiddelen correct op te nemen in de salarisverwerking. Is het looncomponent niet ingericht bij de medewerkers? Dan kan je automatisch een XU8-regel laten meesturen. Vink hiervoor XU8-regels genereren aan in de instantie van de werkgever in Profit.

Werkgever inrichten voor mobiliteit Group S:

1. Ga naar: HRM / Organisatie / Werkgever.
2. Open de eigenschappen van de werkgever.
3. Ga naar het tabblad: Instantie.
4. Open de eigenschappen van de instantie Group S.
5. Ga naar het tabblad: Inhoudingsplichtige.
6. Open de eigenschappen van de inhoudingsplichtige.
7. Ga naar het tabblad: Sociaal secretariaat.
8. Vink XU8-regels genereren aan.
9. Klik op: Opslaan en sluiten.

Let op:

Vink dit veld aan om automatisch bij elke medewerker waarvoor het van toepassing is een XU8-record mee te sturen. Heeft een medewerker al een XU8-looncomponent? Dan stuurt Profit dit looncomponent dubbel mee. Overleg daarom met een consultant van AFAS of het activeren van dit veld relevant is in jouw inrichting.

Vervoermiddel aanleveren

Profit levert vervoermiddelen bij Group S aan via het PTG-bestand (dagelijks gegevensbestand). Dit gebeurt via twee records (registraties):

• Registratie 040 - Bedrijfswagen
• Registratie 044 - Voordeel wagen medewerker