Voortgangsgesprek traject met AI

Met deze workflow kun je het voortgangsgesprek tussen medewerker en leidinggevende gestructureerd vastleggen, met ondersteuning van de AI-functie Jonas om automatisch een samenvatting te genereren. De workflow wordt gestart vanuit de ontwikkelcyclus of de leidinggevende. Deze workflow is ter inspiratie toegevoegd in onze Templates en Demo’s vanaf de uitlevering van Profit 6.

In dit gesprek wordt de voortgang op de ontwikkelafspraken vastgelegd aan de hand van ontwikkelacties. Dit helpt om samen met de leidinggevende de groei en ontwikkeling te evalueren en nieuwe afspraken te maken

Schema van de workflow

Op basis van onze ervaring adviseren wij onderstaand workflowschema.

Inrichting

Er worden verschillende statussen gebruikt binnen deze workflow: Status gesprek. Denk aan open, gesprek gevoerd, afgekeurd en gewijzigd. Zo ziet de behandelaar direct waar in de flow de taak zich bevindt.

Condities

Bestemming: Wanneer de medewerker het voortgangsgesprek start, wordt de eerste stap ‘Gespreksverslag mijn voortgangsgesprek’ overgeslagen. Dit vul je dan al tijdens het aanmaken. De conditie kijkt dus of de instuurder gelijk is aan de bestemming van de taak. Als dat waar is, wordt deze dus overgeslagen. Wordt de taak getart vanuit de cycli of de leidinggevende dan wordt deze taak dus wel uitgevoerd en is de medewerker aan zet.

Speciale acties

Er worden 2 speciale acties in deze workflow gebruikt, namelijk: Gesprek gevoerd en Jonas-opdracht.

• Gesprek gevoerd registreert het gesprek in Profit.
• Jonas-opdracht: Deze speciale actie neemt je voortgangsgesprek op en vat het gesprek voor jou samen. Dit samenvatten regel je in de eigenschappen van deze special actie 'Opdracht'. De opdracht kan naar jouw eigen wens worden herschreven. In onderstaande afbeelding vind je een eerste opzet die jou helpt bij het gebruik van Jonas. Klik hier als je meer wilt lezen over het inrichten van Jonas-opdrachten in de workflow.

  

Waarom welke stappen?

Deze workflow bestaat uit opeenvolgende taken waarbij de medewerker en leidinggevende samenwerken:

Gespreksverslag mijn voortgangsgesprek
De medewerker start met het invullen van het gespreksverslag, waarin de voortgang op de ontwikkelafspraken wordt vastgelegd via ontwikkelacties. Je kunt je verslag laten samenvatten, maar je kunt ook een audio-opname maken en deze laten samenvatten door Jonas. Klik dan op Samenvatting genereren, kopieer de samenvatting die door Jonas is gegenereerd en plak die in het veld Gesprek.
Klik op Gesprek gevoerd om het verslag in te dienen. Indien gewenst kan het verslag tussentijds worden opgeslagen via Tussentijds opslaan.

Gespreksverslag voortgangsgesprek
De leidinggevende beoordeelt het ingediende verslag. Bij akkoord wordt het verslag geregistreerd met de actie Gespreksverslag akkoord. Indien de leidinggevende niet akkoord is, wordt het verslag teruggestuurd via Gespreksverslag niet akkoord, inclusief toelichting.

Aanpassen voortgangsgesprek
De medewerker verwerkt de feedback in het verslag en stuurt deze opnieuw in ter beoordeling.